🧾 영수증과 사용 내역을 다시 맞춰보던 경영지원 업무, 바꿨습니다.

경영지원의 자동화는 증빙을 없애는 일이 아니라, 확인 순서를 바꾸는 일에서 시작했습니다

아래 사례는 실제 참가자들의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.

단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

참여자들은 사용 중인 영수증, 지출결의서, 카드내역과 업무일정을 가져와 현재 처리 순서와 불편한 지점, 최종적으로 필요한 문서를 먼저 정의했습니다.

참여자들 각각의 프로젝트는 모두 증빙을 다루지만 목적은 달랐습니다.

• A 참여자의 프로젝트는 출장 영수증과 증빙을 정리해 지출결의서 작성까지 연결하는 프로젝트이고,

• B 참여자의 프로젝트는 법인카드 내역·영수증·업무일정을 교차 확인해 관리팀이 다시 봐야 할 항목을 가려내는 프로젝트입니다.

이번 프로젝트에서는 실무 자동화를 자료 수집 → 정보 추출·연결 → 예외 표시 → 담당자 검토의 흐름으로 살펴봅니다.

자동화가 비용을 승인하는 것이 아니라,

사람이 회사 규정과 업무 맥락을 판단할 수 있도록 자료를 먼저 정리하는 과정에 초점을 맞췄습니다.

[PROJECT 1] 출장 증빙 정리와 지출결의서 작성

해결하고자 한 문제

출장자별로 전달받은 영수증과 증빙을 날짜 순서로 정리하고 PDF로 변환한 뒤, 사용일자·사용처·금액을 회사 지출결의서와 지출내역 양식에 입력했습니다.

차량 이동이 포함된 경우에는 프로그램 내 정보를 참고해 주유비도 별도로 계산했습니다.

문서 작성이 끝나면 증빙파일의 이름을 정리하고, 담당자가 검토한 뒤 그룹웨어 전자결재에 내용과 파일을 등록해야 했습니다.

자동화 결과

영수증과 증빙파일을 등록하면 날짜·사용처·금액과 출장자를 추출하고, 출장 건별로 묶도록 했습니다.

읽기 어려운 영수증, 금액 불일치와 출장정보가 없는 항목은 자동 확정하지 않고 확인 목록으로 남겼습니다.

확인된 정보는 회사의 기존 지출결의서와 지출내역 양식에 맞춰 배치하고, 증빙 PDF는 정해진 파일명으로 정리하도록 구성했습니다.

주유비가 필요한 경우에는 이동정보와 적용 기준을 담당자가 확인한 뒤 계산 결과를 반영하도록 했습니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

• 기존: 증빙 수령 → 파일 정리 → 정보 수기 입력 → 주유비 별도 계산 → 지출결의서 작성 → 전자결재 등록

• 변경: 증빙 등록 → 정보 추출·출장 건 연결 → 예외 확인 → 지출결의서·지출내역·증빙파일 생성 → 담당자 검토 및 결재 등록

• 자동화는 전자결재를 임의로 상신하지 않으며, 지급금액·증빙 적정성·결재선은 담당자가 최종 확인합니다.

[PROJECT 2] 법인카드·영수증·업무일정 교차검증

해결하고자 한 문제

임직원은 법인카드를 사용한 뒤 영수증을 보관하고 월말에 지출결의서를 제출했습니다.

관리팀은 카드 사용내역, 영수증과 지출결의서를 대조하고, 실제 업무와 관련된 지출인지 확인하기 위해 개인별 캘린더도 별도로 살펴봤습니다.

정상적인 건과 영수증 누락, 금액 불일치, 일정 미확인 건이 섞여 있어 모든 항목을 같은 방식으로 확인해야 했습니다.

자동화 결과

영수증 사진에서 날짜·사용처·금액을 읽어 카드내역과 연결하고, 같은 사용자의 캘린더 일정과 비교하도록 했습니다.

영수증 누락, 금액 차이, 일정 미확인과 사용처 확인 필요 항목은 사유와 함께 별도 목록으로 표시했습니다.

관리 화면에서는 사용자, 사용일자, 사용처, 금액, 영수증 등록 여부, 연결된 일정과 검증 상태를 함께 확인하도록 구성했습니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

• 기존: 카드내역 송부 → 지출결의서·영수증 수령 → 전체 내역 대조 → 캘린더 별도 확인 → 누락·불일치 재확인

• 변경: 카드내역·영수증 등록 → 날짜·금액·일정 연결 → 확인 필요 사유 분류 → 담당자 예외 검토 → 회계처리 확정

• 자료가 일치하더라도 비용 인정까지 자동 승인하지 않습니다. 업무 관련성, 계정과목과 최종 결재는 회사 규정에 따라 담당자가 결정합니다.

경영지원 직무 전체의 업무 변화

두 프로젝트 모두 자료를 전자화하는 것보다 서로 다른 증빙을 연결하고, 사람이 확인할 이유를 분명히 하는 것이 핵심이었습니다.

기존에는 모든 내역을 처음부터 끝까지 같은 방식으로 검토했지만,

개선 후에는 자료가 먼저 연결되고 담당자는 누락·불일치·업무 관련성 판단이 필요한 항목을 중심으로 확인합니다.

• 원본 증빙과 추출값을 함께 표시

• 자동으로 연결되지 않은 항목은 임의 확정하지 않음

• 예외 사유와 담당자 처리 상태 기록

• 지출결의서와 관리표는 기존 회사 양식 유지

• 지급·비용 인정·계정과목·결재는 사람이 최종 판단

경영지원 자동화의 목적은 모든 지출을 자동 승인하는 것이 아니라,

자료를 찾고 옮기고 대조하는 과정을 정리해

담당자가 규정과 실제 업무 맥락을 판단할 수 있도록 만드는 데 있습니다.