옮겨 적는 시간을 줄이고 싶었습니다
담당자는 결재가 끝난 지출결의서를 한 건씩 보며 자금집행표로 옮기고, 자금일보도 따로 작성해 왔습니다. 이 반복 작업을 줄이기 위해 실제로 쓰던 8월 자금집행 파일을 들고 교육에 참여했습니다.
교육 전 업무 | 방식 | 번거로운 점 |
|---|---|---|
지출결의서 옮기기 | 결의서 화면 캡쳐를 보고 한 건씩 입력 | 은행·계좌번호·예금주가 한 칸에 뭉쳐 있어 손으로 나눠야 함 |
집행일 시트 작성 | 집행일마다 40~50행 시트를 새로 작성 | 월 5회 전후 반복 |
합계 확인 | 시트에 표시된 합계를 그대로 사용 | 맞는지 확인할 절차가 없음 |
직접 채워야 하는 건 1~16건뿐이었습니다
담당자는 먼저 자기 파일의 구조를 Claude와 함께 살펴봤습니다. 집행일마다 40~50행을 새로 만들고 있었지만, 약 36행은 급여·임차료·4대보험처럼 매달 반복되는 고정건이었습니다. 결의서를 보고 직접 채워야 하는 변동건은 시트당 1~16건뿐이었습니다.
그래서 업무를 세 단계로 다시 나눴습니다.
① 고정건 복제 → ② 변동건 옮기기 → ③ 합계 검산
매일 보던 합계에서 숨은 오류를 발견했습니다
담당자는 Claude로 시트마다 데이터 행을 모두 더한 값과 월 합계를 비교했습니다. 5개 시트 중 2개에서 숫자가 크게 어긋나 있었습니다.
어디서 | 무엇이 잘못됐나 | 차이 |
|---|---|---|
8월 20일 월 합계 | 합계 범위에 소계가 다시 들어가 같은 금액이 두 번 더해짐 | 약 3.4억 원 많게 표시 |
8월 25일 월 합계 | 소계 칸에 수식이 없어 급여·퇴직연금이 합계에서 빠짐 | 약 5,600만 원 적게 표시 |
급여일 자금 여력 칸 | 틀린 소계를 참조해 급여가 차감되지 않음 | 약 5,500만 원 여유 있게 표시 |
▲ 왼쪽은 화면에 보이던 합계(같은 금액이 두 번 더해진 상태), 오른쪽은 실제 합계입니다.
담당자는 오류마다 어느 행의 수식을 어떻게 고쳐야 하는지 확인했고, 거래처와 계좌가 맞지 않는 오입금 위험 1건과 지급액이 빠진 2건도 점검 목록에 올렸습니다.
옮겨 적는 실수는 바로 눈에 띄지만, 합계 수식 오류는 숫자가 그럴듯해 알아차리기 어렵습니다. 담당자는 매일 보던 숫자를 스스로 검증하는 방법을 갖게 됐습니다.
다음 달부터는 파일만 올리면 검산합니다
실습한 검산과 결의서 옮기기 절차는 담당자 업무에 맞춘 스킬로 정리됐습니다. 지난 1~7월 파일도 같은 방식으로 검산할 수 있습니다.
담당자가 하는 일 | 스킬이 하는 일 |
|---|---|
새 달 자금집행 파일 올리기 | 어긋난 시트·행과 고칠 수식 표시 |
결의서 캡쳐 올리기 | 은행·계좌번호·예금주를 나눈 붙여넣기용 표 작성 |
수식을 고칠지 결정하기 | 원본은 읽기만 하고 수정하지 않음 |
새 거래처가 생기거나 판정이 틀리면 참고 파일에 한 줄씩 더해, 담당자가 도구를 계속 다듬어 갈 수 있습니다.
자금일보는 필요한 자료부터 정리했습니다
자금일보를 쓰려면 입금 정보가 필요한데 지금 파일에는 없었습니다. 담당자는 무엇이 필요하고 어디서 받아야 하는지 요건 정의서로 정리해, 사내에 자료를 요청할 근거를 마련했습니다. 자료가 들어오면 이번에 만든 출금 쪽 도구에 이어 붙일 수 있습니다.
수치로 본 변화
항목 | 결과 |
|---|---|
직접 채우는 범위 | 40~50행 → 1~16건 |
찾아낸 월 합계 오류 | 2개 시트, 최대 약 3.4억 원 차이 |
자금 여력 값 오차 | 약 5,500만 원 |
새로 찾은 점검 대상 | 오입금 위험 1건, 지급액 미기재 2건 |
원본 파일 수정 | 0건 (읽기 전용 검산) |
실제 업무 파일로 배웠기 때문에 가능했습니다
이 교육은 예제 파일이 아니라 담당자가 매일 쓰는 자금집행표로 진행했습니다. 그래서 실습 결과가 교육장에서 끝나지 않고 다음 집행일 업무에 바로 이어집니다.
처음 요청은 옮겨 적는 시간을 줄이는 것이었지만, 실제 파일을 함께 들여다보는 과정에서 담당자도 몰랐던 합계 오류와 자금 여력 오차까지 드러났습니다. 요청받은 기능만 만드는 데서 그치지 않고 업무 전체를 다시 보게 하는 것, 그것이 이 교육이 만드는 차이입니다.
실제 업무 파일에서 시작해, 실제 업무에 계속 쓰이는 변화를 만듭니다.
