흩어진 출장 증빙을 정리부터 지출결의서 초안까지 한번의 흐름으로!
증빙을 모으는 업무에서 검토 가능한 출장 건을 만드는 업무로 전환
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
업무 처리를 위하여 기존에는 증빙을 받은 뒤 문서작성에 필요한 정보를 하나씩 찾았습니다.
이번 프로젝트에서는 먼저 증빙을 구조화하고, 확인된 정보를 기존 회사 양식으로 전달하는 순서로 업무를 바꿨습니다.
기존 처리 순서
출장자별 영수증·증빙 수령
날짜순 정렬과 PDF 변환
파일명 정리
사용일자·사용처·금액 확인
필요 시 이동거리·유가 기준 확인
지출결의서와 지출내역 작성
담당자 검토
전자결재 등록
1️⃣ 증빙에서 필요한 정보 먼저 정리
영수증과 증빙파일을 등록하면 날짜, 사용처와 금액을 정리하고 출장자와 출장 건에 연결하도록 했습니다.
읽기 어려운 영수증, 금액이 다른 항목과 출장정보가 없는 증빙은 자동으로 확정하지 않고 확인 목록에 남겼습니다.
증빙에는 원본 파일과 추출정보를 함께 표시했습니다.
→ 담당자는 추출값이 맞는지 원본과 비교하고, 필요한 경우 값을 수정한 뒤 확정할 수 있도록 했습니다.
2️⃣ 기존 회사 양식을 유지한 결과물
확인된 정보는 회사의 지출결의서와 지출내역 양식에 배치하도록 했습니다.
출장자, 출장기간, 사용일자, 사용처, 금액과 증빙파일을 같은 출장 건으로 묶었습니다.
차량 이동에 따른 주유비는 이동정보와 적용할 유가 기준을 담당자가 확인한 뒤 계산 결과를 반영했습니다.
자동화가 임의의 거리나 단가를 정하지 않도록 했습니다.
주요 결과물
출장 건별 증빙 목록
정보 누락·금액 확인 목록
기존 양식을 유지한 지출결의서 초안
출장비 지출내역
규칙에 맞춰 이름을 정리한 증빙 PDF
실제 업무에서의 흐름 변화
[ 기존 방식 ]
증빙 수령 → 파일 정리 → 정보 수기 입력 → 주유비 별도 계산 → 지출결의서 작성 → 전자결재 등록
[ 개선한 흐름 ]
증빙 등록 → 정보 추출·출장 건 연결 → 누락·불일치 확인 → 지출결의서·지출내역·증빙파일 초안 생성 → 담당자 검토·결재 등록
자동화는 증빙을 찾고 옮기는 과정을 정리합니다.
출장 인정 범위, 주유비 기준, 지급금액, 계정과목과 결재선은 담당자가 최종 판단합니다.
반복되는 업무는 AI로 자동화
증빙 정보 추출, 출장 건 연결, 파일명 정리와 회사 양식 작성 절차를 다음 자료에도 적용할 수 있도록 정리했습니다.
새로운 증빙 유형이나 읽기 어려운 자료는 정상으로 처리하지 않고 확인 대상으로 남겼습니다.
출장비 자동화의 목적은 결재를 대신하는 것이 아니라,
흩어진 증빙을 검토 가능한 출장 건으로 정리해
담당자가 지급 기준과 증빙 적정성을 판단할 수 있도록 만드는 데 있습니다.
