카드 승인내역 통합 그리고 월간 보고까지
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
카드파일을 합치는 업무에서 분류 결과를 검토하는 업무로
기존에는 카드별 파일을 내려받아 한 시트에 합친 뒤 계정과목을 지정했습니다.
프로젝트에서는 먼저 파일 구조를 통일하고 확인이 필요한 항목을 분리한 뒤 담당자가 분류를 확정하도록 순서를 바꿨습니다.
월마감 처리 흐름
카드별 승인내역 파일 등록
사용일자·사용자·사용처·금액·적요 통합
취소·중복 가능 내역 확인
기존 기준을 참고한 계정과목 후보 표시
분류 근거가 부족한 항목 별도 표시
담당자 계정과목 확정
사용대장·월별 합계·보고서 생성
담당자가 확정한 결과로 보고서를 만들었습니다
관리 화면에는 사용일자, 사용자, 사용처, 금액, 계정과목 후보와 검토상태를 표시했습니다.
담당자는 원자료와 증빙을 확인해 후보를 확정하거나 다른 계정과목으로 수정할 수 있습니다.
확정된 내역은 기존 사용대장에 반영하고 월별·계정과목별 합계를 계산해 보고서 초안을 만들도록 했습니다.
카드내역 합계와 사용대장 합계가 다르면 보고서 작성 전에 차이를 확인하도록 했습니다.
실제 업무에서의 흐름 변화
[ 기존 방식 ]
카드별 파일 다운로드 → 내역 통합 → 사용대장 입력 → 계정과목 수기 분류 → 월별 합산 → 보고서 작성
[ 개선한 흐름 ]
파일 등록 → 내역 통합·예외 확인 → 계정과목 후보 표시 → 담당자 확정 → 사용대장·월별 보고 생성
자동화는 승인내역을 정리하고 분류 후보를 제시합니다.
비용 인정 여부, 계정과목과 최종 보고내용은 회사 회계기준과 증빙을 확인한 담당자가 결정합니다.
분류 기준을 보완하며 다음 월에도 사용
확정된 분류와 예외 처리 기준은 다음 월 검토에 참고할 수 있도록 정리했습니다.
다만 같은 사용처라도 목적이 다르면 자동 확정하지 않고 적요와 증빙을 다시 확인하도록 했습니다.
이번 업무 자동화의 목적은 승인내역을 일관된 구조로 정리해 담당자가 확인하고
월별 보고까지 이어갈 수 있도록 만드는 데 있습니다.
