채권 담당자의 월초는 날짜 잡기로 시작합니다. 어느 업체 돈이 언제 들어올지, 결제조건을 보고 하나씩 계산합니다.
이번 교육생이 적어 온 요청은 세 줄이었습니다.
"업체명을 입력하면 청구할 계산서 금액, 결제조건, 수금계획일이 자동으로 입력되는 프로그램을 만들고 싶습니다."
300행 엑셀, 업체 하나 찾으려면 블록 여섯 개
312행 | 6개 | 3종 |
|---|---|---|
채권관리 시트 한 장 | 담당자 블록 | 거래처 유형 (건설사·건재상·중개업체) |
채권관리 엑셀은 담당자 블록이 세로로 이어지고, 그 안에서 다시 거래처 유형별로 나뉩니다. 중간중간 부실채권, 장기채권, 매출채권 보험, 담보설정 블록이 끼어 있고요. 사람이 보기엔 잘 정리된 표인데, 업체 하나의 결제조건과 수금계획일을 보려면 위아래로 한참 오가야 합니다.
제출된 파일에 남은 건 7줄
회사 채권 정보라, 교육 전에 받은 파일은 업체명과 금액이 거의 다 지워져 있었습니다. 312행 중 내용이 남은 건 7행.
그런데 그 7줄이 꽤 많은 걸 알려 줬습니다.
7줄에서 거꾸로 찾아낸 수금일 규칙
결제조건과 수금계획일이 같이 남은 5건을 나란히 놓고 보니 규칙이 보였습니다.
결제조건 | 수금계획일 | 남은 표본 |
|---|---|---|
10일 | 발행 익월 10일 | 1건 일치 |
30일 | 발행 익월 말일 | 3건 일치 |
30일, 말일이 일요일 | 다음 영업일(월요일) | 1건 일치 |
60일 · 90일 | 익익월 · 3개월 뒤 말일로 추정 | 표본 없음 |
결정적인 단서는 세 번째 줄이었습니다. 익월 말일이 일요일이었던 건이 월요일로 잡혀 있었거든요. 주말이면 다음 영업일로 미룬다는 규칙이 실제로 쓰이고 있다는 뜻입니다. 이 규칙을 계산기에 넣고 돌리자 5건 모두 원본 날짜와 맞았습니다.
그래도 확정이라고 쓰지는 않았습니다. 5건은 적고, 60일과 90일은 한 번도 못 봤으니까요. 규칙 문서에는 '모순되는 건이 아직 없다'까지만 적고, 실습 첫 단계에서 교육생이 회사 기준으로 직접 확정하게 했습니다.
같은 시트, 다른 기준월
규칙을 찾고도 한 번 더 걸렸습니다. 블록 머리글에 적힌 발행월이 블록마다 달랐습니다. 어떤 블록은 '7월 발행', 어떤 블록은 '3월발행'. 띄어쓰기까지 제각각이었죠.
시트 전체를 7월 기준으로 계산하면 3월 블록 업체는 날짜가 통째로 틀립니다. 그래서 블록마다 머리글에서 월을 뽑아 발행기준월 열에 따로 담았고, 그렇게 했을 때만 5건이 다 맞았습니다. 비슷한 함정이 몇 개 더 있었습니다.
수금계획일 열이 본표는 G열, 장기채권 블록은 E열
'7/31' 같은 글자와 날짜값이 한 시트에 섞여 있음
업체명 뒤에 붙은 ★ 표시와 보험금액 숫자 때문에 이름이 안 맞음
금액은 성격이 달랐다
세 가지 요청 중 하나는 결이 달랐습니다. 결제조건과 수금계획일은 업체가 바뀌지 않는 한 그대로라 한 번 정리해 두면 됩니다. 청구할 계산서 금액은 매달 새로 생기는 값이고요.
그래서 금액은 출처부터 따졌습니다. 세금계산서 발행 내역을 엑셀로 내려받을 수 있으면 업체명으로 합산하고, 그게 정해지기 전까지는 지금처럼 금액만 손으로 넣습니다. 금액이 손 입력이어도 날짜 잡는 일은 통째로 사라집니다.
원본 엑셀에는 값을 쓰지 않는다
'자동으로 입력되는'이라는 부분은 그대로 따르지 않았습니다. 원본에는 병합 셀과 서로 물려 있는 합계 수식이 많아서, 셀에 값을 자동으로 쓰다 수식이 깨지면 알아채기 어렵습니다. 채권 합계가 조용히 틀리는 건 위험하죠.
결과는 새 표로 만들고, 교육생이 확인한 뒤 붙여 넣습니다. 1분이면 됩니다. '프로그램'도 마찬가지로, 화면 있는 앱 대신 대화창에 업체명을 말하면 같은 형식으로 답하는 스킬로 만들었습니다.
15건 대조, 13건 넘어야 다음 단계
날짜 계산은 손으로 하면 틀리고, 기계가 해도 규칙이 틀리면 전부 틀립니다. 그래서 원본에 수금계획일이 이미 적힌 업체 15건을 뽑아, 원본 날짜와 계산한 날짜를 나란히 놓고 교육생이 직접 봤습니다.
15건 중 일치 | 다음 행동 |
|---|---|
13건 이상 | 다음 단계로 |
8~12건 | 틀린 건의 공통점을 찾아 규칙 수정 |
7건 이하 | 멈춤. 규칙부터 다시 |
틀린 건이 나오면 고치기만 하지 않고 규칙 문서 맨 아래 '누적 판례'에 한 줄을 남깁니다. 같은 이유가 세 번 쌓이면 규칙 자체를 고칩니다.
'절대 잊지 맙시다!!'를 한 열로
원본 엑셀의 부실채권 블록 제목 옆에는 '절대 잊지 맙시다!!'라고 적혀 있었습니다. 그런데 이 표시가 담당자마다 흩어져 있어서, 정작 수금계획을 볼 때는 눈에 잘 안 들어옵니다.
부실채권, 장기채권, 보험가입, 담보설정을 특이관리 열 하나에 모았습니다. 이제 업체를 조회하면 그 상태가 같은 줄에 보입니다. 원본에 적힌 사실만 옮기고, '이 업체 받을 수 있겠나' 같은 판단은 하지 않게 했습니다.
이제 업체명 하나로 조회
항목 | 나오는 값 |
|---|---|
업체명 · 담당자 · 거래처유형 | 원본 블록 그대로 |
결제조건 | 업체 마스터에서 |
청구할 계산서 금액 | 당월 / 60일 / 90일 / 계 |
수금계획일 | 규칙 문서대로 계산한 날짜 |
특이관리 · 비고 | 부실·장기·보험·담보, 현장명 |
마스터에 없는 업체면 계산하지 않고 "마스터에 없는 업체입니다"라고 답합니다. 비슷한 이름이 여럿이면 후보를 보여 주고 묻습니다.
수금계획표 예시입니다. 수금계획일 순으로 정렬되고, 결제조건이 비어 계산하지 못한 업체는 맨 아래에 모입니다.
다음 단계도 하나 권했습니다. 계획일 옆에 실제로 돈이 들어온 날을 한 열 더 쌓는 것입니다. 몇 달만 모이면 '30일 조건인데 늘 열흘쯤 늦는 업체'가 보이기 시작합니다. 계산으로는 안 나오고 기록으로만 나오는 숫자라, 처음부터 열을 만들어 두는 게 좋습니다.
우리 회사 수금일 규칙, 문서 한 장으로 적혀 있나요?
