부자재 결산의 자료 통합부터 검산까지 생성형 AI로 자동화하다
월말 부자재 결산은 생산실적, 재고현황, 부자재 손실 내역을 하나의 결산안으로 정리하는 업무입니다.
여러 파일에서 같은 품목의 값을 찾아 내부 양식에 옮기고, 원본과 결과가 맞는지 다시 확인해야 합니다. 기존 업무 조사에서는 월 1회, 회당 약 4시간이 소요되는 것으로 나타났습니다.
이 반복 업무를 자료 통합 → 결산안 작성 → 건수·합계 검산 → 차이 항목 표시로 연결하고, 새로운 자료에도 같은 기준을 적용할 수 있는 Claude Cowork 스킬로 정리했습니다.
해결하고자 한 문제
생산실적·재고·손실 자료에 흩어진 품목별 정보를 반복해서 찾아 입력
파일마다 다른 자재명과 여러 줄로 나뉜 내역을 연결할 기준 필요
결산안 작성 후 별도로 진행하는 건수·합계 대조
재고 차이가 발생한 품목과 누락된 항목을 다시 찾아야 하는 부담
세 개의 원본 파일을 하나의 결산안으로
자동화의 기준은 담당자가 업무에서 확인해야 하는 항목입니다. 어떤 품목을 기준으로 자료를 연결할지, 이름이 다른 자재를 어떻게 처리할지, 합계에서 어떤 행을 제외할지를 정리했습니다.
재고현황의 품목을 기준으로 생산실적의 사용량과 부자재 손실 수량을 연결합니다. 여러 줄로 나뉜 사용량은 품목별로 합산하고, 중간 소계는 제외해 중복 계산을 방지합니다. 자재명이 다른 경우에는 확인된 대응표를 사용합니다.
정리한 값은 기존 결산 양식의 사본에 반영합니다. 원본 양식을 유지하면서 값을 채우고, 결과를 원본 자료와 다시 대조하도록 구성했습니다.
생성형 AI로 개선한 과정
원본 파일 3개의 시트·항목·품목 구조 확인
품목코드와 자재명 대응표를 기준으로 자료 연결
생산실적의 품목별 사용량 합산 및 소계 행 제외
결산 양식 사본에 품목별 값 반영
원본 자료에서 다시 계산한 건수·합계와 결산안 대조
장부재고와 실재고의 차이 수량·금액 표시
연결되지 않거나 추가 확인이 필요한 항목 별도 정리
생산실적·재고현황·손실 내역을 품목별로 연결해 결산안을 작성하고, 검산 결과와 재고 차이를 함께 확인하는 과정입니다.
주요 결과물
품목별 자료가 반영된 부자재 결산안 엑셀
원본과 결산안의 건수·합계 검산 결과
재고 차이 수량·금액 및 확인 필요 목록
자재명 대응표와 예외 처리 규칙
월별로 다시 사용할 수 있는 부자재 결산 스킬
업무 변화
[ 기존 방식 ]
파일 3개를 번갈아 확인 → 품목별 값을 수작업으로 조합·입력 → 합계 재계산 → 차이·누락 항목 직접 탐색
[ 개선된 방식 ]
원본 자료와 양식 준비 → 결산안·검산 결과·차이 목록 생성 → 담당자가 확인 필요 항목과 최종 결과 검토
이 흐름에서는 품목마다 파일을 오가며 값을 찾고, 같은 숫자를 양식에 옮기고, 합계를 다시 계산하는 작업을 줄일 수 있습니다.
검토할 대상도 명확해집니다. 어떤 품목의 재고가 얼마나 다른지, 어떤 자료가 연결되지 않았는지가 먼저 드러나므로, 담당자는 차이가 발생한 이유와 수정 방향에 집중할 수 있습니다.
결산안을 만드는 과정에 검산까지 포함
숫자가 채워진 파일이 만들어졌다고 결산이 끝나는 것은 아닙니다. 자료가 빠짐없이 반영됐는지, 같은 값을 두 번 더하지 않았는지, 기존 수식이 유지되는지도 함께 확인해야 합니다.
적용한 기준은 다음과 같습니다.
원본 보존: 원본을 덮어쓰지 않고 양식 사본에 결과 작성
연결 기준 명시: 이름이 비슷하다는 이유만으로 합치지 않고 확인된 대응표 사용
중복 합산 방지: 생산실적의 소계·합계 행을 품목별 합산에서 제외
원본과 재대조: 완성된 표의 합계만 보는 대신 원본 자료에서 직접 다시 계산해 비교
예외 분리: 연결하지 못한 항목은 임의로 채우지 않고 확인 대상으로 표시
재고 차이는 색과 목록으로 보여주되, 그 차이가 정상적인 변동인지 오류인지는 담당자가 판단하도록 했습니다.
자신의 업무 기준을 담아 다음 달에도 활용하는 스킬
반복 실행할 절차와 자재명 연결 기준, 검산 항목을 스킬로 정리하면 매번 긴 작업 지시를 다시 작성할 필요가 없습니다.
다음 달 자료를 준비한 뒤 “이번 달 결산안 만들어줘”라고 요청하면 같은 흐름을 반복할 수 있습니다. 새로운 자재가 생기면 대응표를 보완하고, 확인한 예외는 규칙에 추가해 이후 작업에 반영할 수 있습니다.
이 사례의 핵심은 업무를 단계로 나누고, 자신의 판단 기준을 규칙으로 정리하며, 자동화 결과를 검산하는 방법까지 갖추는 것입니다. 자료가 바뀌었을 때 무엇을 수정하고 어디를 확인해야 하는지 이해할 수 있어야 자동화를 현업에서 계속 활용할 수 있습니다.
매달 반복하던 자료 조합·입력·검산을 하나의 흐름으로 연결하고, 담당자가 업무 변화에 맞춰 보완하며 다시 사용할 수 있는 결산 스킬로 정리했습니다.
