헬로월드랩스는 에스디푸드와 함께 중소기업 인재 키움 프리미엄 훈련을 진행했습니다.
교육이 끝난 뒤 구매자재팀 소속 수료생 분을 만나 교육에서 배운 내용을 실제 업무에 어떻게 적용했고 무엇이 달라졌는지 이야기를 나눠보았습니다.
업무 처리에 4시간씩 걸리는데, 전부 단순 반복 업무였어요.
먼저 교육 전, 어떤 업무를 어떻게 하고 있었는지 물어보았습니다.
Q. 평소 어떤 업무를 하고 계세요?
크게 두 가지예요. 하나는 오더에 맞춰 필요한 자재를 발주하는 업무고, 다른 하나는 월말 결재 업무예요.
구매한 품목에 대해 계산서를 받고, 실제 구매한 금액과 계산서가 일치하는지, 사용한 수량이 맞는지 비교하는 일이에요. 문서는 거의 99% 엑셀로 다뤄요.
Q. 그중 가장 시간이 많이 드는 일은 무엇이었나요?
결재 마감이요. 한 달에 한 번이긴 한데, 한 번 할 때 시간이 많이 들어요. 마감 업무를 해야지 하고 마음먹으면 보통 4시간 정도 잡아요.
그것도 자료가 다 준비돼서 잘 맞아떨어졌을 때 얘기고, 아니면 다음 날로 넘어가요.
부자재는 단가가 조금씩 달라지고 사정에 따라 매입 금액이 바뀌기도 해요. 그러면 내부 자료와 실제 매입 금액이 달라져서 수백 개 셀을 대조해 가며 차이 나는 부분을 찾아야 했어요.
제가 스트레스를 받았던 건 그 업무가 전부 단순 반복이라는 점이었어요.
교육 이전에 AI는 저에게는 단순히 질문에 대한 답을 얻는 용도였어요.
Q. 교육 전에도 AI를 업무에 써보셨나요?
당연히 이 업무에 써보려고 했죠. 그런데 무료 버전 GPT나 Gemini로는 여러가지 파일을 참고해서 작업하라고 지시하는 게 어려웠어요.
시행착오를 거치며 계속 고치다 보니, 차라리 그동안 쌓은 요령으로 빨리 찾는 게 낫겠다 싶더라고요.
그 뒤로는 메일 쓸 때 단어 고르기나 영문 번역 용도로만 썼어요. 업무를 보조받을 수는 있어도, 업무에 쓸 수는 없겠다고 생각했어요.
2시간 걸리던 일이 10분이면 끝나더라고요.
Q. 교육에서 배운 걸 업무에 어떻게 적용하셨어요?
스킬 두 개를 만들었는데, 제가 의도한 걸 정확하게 구현해 주더라고요. 실습하면서도 '이건 내가 편하려면 무조건 집중해서 하나 만들어야 한다' 하면서 했어요.
하나는 품목 그룹별 구역 정리예요. 저희가 OEM 업체라 취급하는 품목이 굉장히 많고, 품목 그룹마다 들어갈 구역 크기가 달라요.
그걸 "여기서부터 여기까지 복사해서 붙여넣어 줘. 구역은 품목 그룹 확인해서 적절한 크기로 넣어줘" 하고 맡기는 스킬이에요.
다른 하나는 입고 품목 대조예요. 결산 파일에는 저희가 다루는 모든 제품이 들어 있는데, 결재는 이번 달에 입고된 제품만 올려야 하거든요.
그래서 입고 수량 값이 남아 있는 품목만 골라 값을 넣고, 실제 입고 금액과 자료의 입고 금액이 일치하는지 비교하고, 다르면 수정하고 표시해 달라는 스킬을 만들었어요.
Q. 시간은 얼마나 줄었나요?
간단한 건 제가 직접 하면 20분 정도 걸리던 게 2분 정도 걸렸어요. 오래 걸린다고 했던 건 보통 2~3시간 잡고 하던 작업인데, 8분에서 10분 정도로 줄었던 것 같아요.
Q. 실제 업무에도 활용해보셨나요?
마침 교육 기간 일부가 마감 기간과 겹쳐서 AI에게 맡겨봤어요. 몇 번 테스트해 보니 틀린 부분을 완벽하게 찾아내더라고요.
다른 잘못된 부분이 없는지 최종 검수를 한 단계 더 하긴 했지만, 작업 속도는 확실히 줄었어요.
이런 분께 교육을 추천합니다.
Q. 비슷한 일을 하는 분들께 이 교육을 추천하시겠어요?
완전히 추천하는 편이에요. 회사 일이라는 게 머리 쓰는 일만 있는 게 아니라 단순 반복 업무가 굉장히 많고, 거기서 오는 스트레스도 크거든요.
그걸 확실히 줄일 수 있으니까, 단순 반복 업무를 줄일 수 있다는 기능 하나만으로도 추천해 볼 만해요.
특히 같은 형태의 업무가 반복되는 일이 여러 가지인 조직에 권하고 싶어요. 제 경우는 변칙적인 일이 많고 반복 업무는 한정적인데도 효과를 느꼈거든요.
특수한 직업보다는 저 같은 일반 사무직 직장인에게 추천하고 싶어요.
Q. 앞으로 바라는 점이 있다면요?
솔직한 마음으로는 일시적인 교육으로 끝내는 게 아니라 우리 회사 업무의 한 부분으로 자리 잡았으면 해요.
Q. 이번 교육 경험을 한 문장으로 표현한다면요?
"AI와 업무, 이 두 가지가 지금까지는 서로 평행했지만, 이번 교육을 통해 한 점에서 만나 병행할 수도 있다는 걸 경험했어요."
그동안 무료 버전 GPT나 Gemini를 쓰면서 업무에 보조를 받을 수는 있어도 업무 자체에 쓸 수는 없겠다는 생각을 계속했거든요.
그래서 AI는 AI대로, 업무는 업무대로 평행하게 나아가는 거구나 하고 생각하고 있었어요.
그런데 Claude에게 작업 자체를 직접 시켜 보니까 평행이 아니라 한 점에서 만날 수도 있겠구나 싶었어요. 업무랑 AI가 만날 수 있구나 하고요.
마치며
헬로월드랩스는 교육이 교육장에서 끝나서는 안 된다고 생각합니다.
그래서 교육 내용을 수강생의 실제 업무에 최대한 맞춰 구성하고 교육을 마쳤을 때 업무에 바로 활용할 수 있는 결과물이 남도록 진행합니다.
교육의 성과는 무엇을 배웠느냐보다 교육 이후 수강생의 업무가 어떻게 달라졌느냐로 드러난다고 믿습니다.
월말마다 반복되는 엑셀 작업, 자료 정리, 메일 작성처럼 시간은 오래 걸리지만 방식은 매번 같은 업무가 반복된다면 헬로월드랩스에 문의해 주시기 바랍니다.
그 업무에 맞춘 교육으로 현업에서 바로 쓸 수 있는 결과물을 함께 만들겠습니다.
마지막으로 인터뷰에 흔쾌히 응해 주신 수강생분과 교육을 함께해 주신 에스디푸드에 감사드립니다.