거래처에서 "그 제품 자료 좀 보내 주세요" 한 줄이 왔을 때, 폴더를 몇 개나 여시나요?
이번 교육생은 의료기기 회사에서 이 일을 매주 했습니다. 보낼 서류는 보험고시자료, 용도설명서, 허가증, 카다로그 네 가지로 정해져 있습니다. 하나라도 빠지면 다시 보내야 하고요.
10년 치 견적서 4,000장, 정리한 사람은 없었다
10년+ | 2개 | 4,000장 |
|---|---|---|
여러 담당자가 번갈아 쓴 기간 | 이름도 비슷한 견적서 폴더 | 병원 폴더 100여 개 × 20장 이상 |
폴더 이름은 '견적서류'와 '견적서류모음'. 같은 견적서가 양쪽에 다 있는 경우도 있었고, 이름만 살짝 다른 수정본이 나란히 놓인 경우도 있었습니다. 누가 언제 어느 쪽에 넣었는지는 알 수 없었습니다.
거래처 자료 요청이 올 때마다
제품 서류도 제품별로 모여 있지 않았습니다. 요청이 오면 여러 폴더를 하나씩 열어 네 가지를 찾았습니다.
용도설명서가 제일 번거로웠습니다. 다른 서류엔 제품코드가 찍혀 있는데 용도설명서에는 없는 경우가 많아서, 코드로 검색하면 셋은 나오고 하나는 안 나옵니다. 그럼 제품 이름을 떠올려서 다시 찾습니다.
"제품명 하나로 한 번에 찾을 수 있을까요?"
교육생이 처음 적어 온 질문
"중복 0개", 엑셀이 숨긴 1바이트
정리부터 시작했습니다. 첫 결과는 중복 0개.
10년 동안 여러 사람이 쓴 폴더에 중복이 하나도 없을 리는 없으니 비교 방식을 의심했고, 원인은 엑셀이었습니다. 엑셀은 파일을 열었다가 저장만 해도 저장 시각이 파일 안에 기록되는데, 그러면 표 내용은 그대로여도 파일 자체는 다른 파일이 됩니다. 실제로 같은 견적서 두 개가 4,892바이트와 4,893바이트, 딱 1바이트 차이가 났습니다. 그래서 파일 전체 대신 엑셀 안쪽의 표 내용만 꺼내 비교하도록 바꿨습니다.
0개 | 58묶음 |
|---|---|
파일 전체를 비교했을 때 | 안쪽 내용만 비교했을 때 (시험 폴더 240개, 0.06초) |
어떤 견적서를 남길지 먼저 정했다
무엇을 남길지 규칙 하나를 정하면 4,000개가 한 번에 처리되고, 안 정하면 4,000번 물어봐야 합니다.
그래서 어떤 파일을 남길지 기준부터 정했습니다. 기준은 교육생이 직접 골랐고, 파일명도 이렇게 맞췄습니다.
날짜 8자리 _ 병원명 _ 제품코드 _ 견적서.xlsx
날짜가 안 적힌 견적서는 파일 만든 날짜로 채우지 않고 '확인필요'로 남겼습니다. 복사할 때마다 바뀌는 날짜라서요.
병원 폴더는 자동으로 합치지 않았습니다. 지역명 하나 차이로 다른 병원이 되기도 하니까요. 비슷한 이름끼리 후보만 보여 주고, 합칠지는 교육생이 정합니다.
코드 없는 설명서, 별칭표가 짝을 찾아 줬다
제품코드가 없는 파일은 이름으로 다시 찾게 했습니다. 정식 영문명만으로는 부족해서, 회사에서 실제로 부르던 한글 별명까지 같이 적었습니다. 이 표를 별칭표라고 불렀습니다. 찾는 순서는 이렇습니다.
문서 안에서 제품코드 찾기
없으면 파일 이름에서 찾기
그래도 없으면 별칭표의 이름으로 찾기
실습에서도 코드 없는 용도설명서가 사내 별명 하나로 제 짝을 찾았습니다. 10년 동안 제품을 불러 온 사람의 기억이 그대로 검색어가 된 셈입니다.
제품별 서류 색인 만들기
시간이 제일 많이 새는 건 한참 찾다가 없다는 걸 알게 될 때입니다. 그래서 색인표 맨 끝에 빠진 서류 칸을 뒀습니다.
제품 | 보험고시 | 용도설명서 | 허가증 | 카다로그 | 빠진 서류 |
|---|---|---|---|---|---|
제품 A | 있음 | 있음 (별칭 연결) | 있음 | 있음 | 없음 |
제품 B | 있음 | - | 있음 | 있음 | 용도설명서 |
제품 C | 있음 | 있음 | 스캔본 확인 | - | 카다로그 |
스캔해서 글자가 안 읽히는 허가증은 따로 표시됩니다.
엉뚱한 허가증 한 장이 가장 큰 사고
빠진 서류는 다시 보내면 됩니다. 그런데 이름 비슷한 다른 제품의 허가증이 섞여 나가면 수습이 훨씬 어렵습니다.
그래서 마지막엔 일부러 없는 제품코드를 넣어 봤습니다. 비슷한 제품 서류를 가져오면 실패고, "찾지 못했습니다"라고 답해야 통과입니다.
허가·인증·신고, 급여·선별급여·비급여처럼 단어 하나만 바뀌어도 내용이 달라지는 영역은 설명하지 않게 했습니다. 보험 적용 기준을 묻는 질문을 섞어 넣었을 때도, 관련 서류까지만 찾아 주고 답변은 하지 않아야 통과였습니다.
교육 후 달라진 것
교육 전 | 교육 후 | |
|---|---|---|
자료 요청 | 폴더를 돌며 네 가지를 하나씩 | 제품코드 한 줄로 한 폴더에 |
빠진 서류 | 찾다가 뒤늦게 알게 됨 | 색인표에 먼저 표시 |
견적서 폴더 | 두 폴더, 이름 제각각 | 중복 분리, 파일명 하나로 |
스킬은 두 개로 나눴습니다. 매주 쓰는 서류 찾기, 몇 달에 한 번 쓰는 견적서 대청소. 견적서 파일명에 제품코드가 들어가니까 나중에는 그 제품을 견적 냈던 병원 목록도 같이 뽑을 수 있습니다.
혹시 우리 회사 드라이브에도?
업종이 달라도 비슷한 폴더 하나쯤은 있을 겁니다.
전임자 폴더와 내 폴더에 같은 파일이 두 벌씩 있다
'최종', '최종_수정', '진짜최종'이 나란히 있다
파일 이름을 기억해 내야만 찾을 수 있는 자료가 있다
메일 보내고 나서야 첨부 하나 빠진 걸 알았다
이번 교육생은 매주 자기를 괴롭히던 폴더를 그대로 들고 왔습니다. 실습은 그 폴더의 복사본으로 했고, 1바이트 문제도 별칭표도 거기서 나왔습니다. 4시간 뒤에는 그 폴더를 다루는 스킬 두 개를 가지고 돌아갔습니다.
여러분 드라이브에서 제일 열기 싫은 폴더, 헬로월드랩스 AX 교육에는 그 폴더를 들고 오시면 됩니다.
