장기 미거래 화주를 포워더·실화주 기준으로 나눠 뽑는 영업 대상 명단

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

끊긴 화주만 뽑아 주면 될 줄 알았다

수출영업팀은 매달 지난 실적을 훑어, 한동안 거래가 끊긴 화주를 찾습니다.

약 6개월 넘게 선적이 없는 곳을 골라 담당 영업사원에게 넘기고, 다시 찾아가 영업합니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"사내 시스템으로는 실화주로 비교, 분석에 한계가 있기 때문에, 고객사별 실적을 기간별로 비교, 분석하여 거래 중단 고객사를 찾아야 하므로 DATA 조회 및 비교 분석에 많은 시간이 소요됨"

저희도 처음엔 실적 엑셀을 넣고 "6개월 동안 거래 없는 화주를 뽑아 줘" 한 줄이면 된다고 봤습니다.

그런데 함께 받은 실적 엑셀을 한 칸씩 짚어 보니, 뽑기 전에 정할 것이 셋이었습니다.

'화주'를 어느 칸으로 셀 것인가

내려받은 실적 엑셀에는 고객을 적는 칸이 세 개 있습니다.

• 포워더 — 화주 대신 운송을 맡아 예약하는 주선 업체

• 수하인 — 도착지에서 짐을 받는 쪽

• 실화주 — 실제로 짐을 보내는 회사

어느 칸으로 세느냐에 따라 '끊긴 화주' 명단이 달라집니다.

예를 들어 한 실화주가 포워더만 바꿔서 계속 짐을 보내고 있다면, 포워더 칸으로 셀 때는 옛 포워더가 '6개월 거래 없음'으로 잡힙니다.

반대로 실화주 칸으로 세면 거래는 그대로 이어지고 있습니다.

설문에 적힌 '실화주로 비교하기 어렵다'는 말이 바로 이 자리입니다.

포워더 기준 명단과 실화주 기준 명단을 따로 만들고, 한쪽에만 오른 화주는 '경로 변경'으로 표시한다.

받은 엑셀에서는 이 세 칸이 2,319줄 모두 비어 있었습니다.

공유용으로 가린 것으로 보여, 저희는 칸 구조만 확인하고 화주는 가상의 이름으로 바꿔 흐름을 시험했습니다.

6개월을 보려면 한 달 치로는 부족하다

받은 엑셀 2,319줄은 실적 월이 모두 2026년 7월이었습니다.

매달 회의용으로 내려받는 파일이라 한 달 치가 기본입니다.

'6개월 넘게 거래 없음'을 가리려면 적어도 최근 6개월과, 그 전에 거래가 있었는지 볼 앞선 기간이 함께 있어야 합니다.

그래서 기준을 이렇게 적었습니다.

최근 6개월 선적 0건이고, 그 앞 6개월에 1건 이상 있었던 화주.

이 기준이면 처음부터 거래가 없던 곳이나, 지난달 처음 들어온 곳은 명단에 섞이지 않습니다.

달을 셀 날짜도 정했습니다. 엑셀에는 실적 월과 출항일이 따로 있어, 회의 보고와 같은 실적 월 기준으로 맞췄습니다.

영업 담당자 칸도 한 번 더 봐야 했습니다.

이 칸은 선적 건마다 붙어 있어서, 같은 화주라도 건마다 다른 사람이 적힐 수 있습니다.

그래서 명단을 담당자별로 나눌 때는 그 화주의 마지막 선적 건 담당자를 기본으로 하고, 두 사람 이상 걸리면 '담당 확인'으로 남겼습니다.

과정 둘째 날에는 서로 기준이 다른 자료를 일부러 넣고, AI가 조용히 섞는지 따로 보여 주는지 시험합니다.

이 업무에서는 포워더와 실화주, 실적 월과 출항일이 그 '다른 기준'이었습니다.

이렇게 돌아가게 짰습니다

1. 넣은 것 — 사내 전산 시스템에서 내려받은 월별 실적 엑셀 12개월 치(시험은 가상 화주로 바꾼 파일), 영업 담당자 명단

2. 요청 — 합계 줄을 빼고 선적 건만 남긴 뒤, 포워더 기준과 실화주 기준으로 화주별 월 선적량 표를 각각 만들고 위 기준에 맞는 화주를 뽑아 달라고 했습니다. 키트의 예외 처리 지시문도 그대로 붙였습니다.

3. 나온 것 — 담당자별 미거래 화주 목록. 화주마다 마지막 선적 월, 그 전 6개월 선적량, 기준(포워더/실화주), 표시(끊김/경로 변경/담당 확인)가 한 줄씩 들어갑니다.

4. 확인 — '경로 변경'과 '담당 확인' 줄만 사람이 보고, 나머지는 담당자에게 그대로 넘깁니다.

"같은 항목의 값이 자료마다 다르면 합치지 말고, 무엇과 무엇이 충돌하는지 먼저 알려 줘. 기준 시점(주차·월)이 다른 자료는 따로 보여 줘."

실화주와 거래 정보가 담긴 자료라, 시스템에 직접 접속시키지 않고 내려받은 파일만 넣었습니다.

목록을 영업사원에게 보내는 일은 사람이 합니다.

다음 달 명단을 뽑을 때 달라지는 것

시스템 조회 화면도, 실적 엑셀 양식도 그대로입니다.

매달 받던 파일을 지우지 않고 한 폴더에 모아 두는 것부터 시작하면 됩니다.

명단보다 오래 남는 것은 '왜 끊겼는지'

미거래 화주 목록은 영업사원에게 넘어가는 순간 '다시 찾아갈 곳'이 됩니다.

목록 옆에 영업사원이 확인한 이유(운임, 경쟁사, 물량 감소, 포워더 변경)를 한 칸씩 받아 두면, 몇 달 뒤에는 화주가 어떤 이유로 떠나는지가 팀 자료로 쌓입니다.

매달 같은 이름이 다시 오르는 명단이 아니라, 끊긴 이유까지 쌓이는 명단. 몇 달 치 실적 엑셀과 영업 담당자 명단을 가져오시면, 포워더 기준과 실화주 기준 명단을 나란히 뽑는 데까지 교육 시간 안에 끝내고 가실 수 있습니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.