월간 실적 회의 PPT의 숫자 출처표와 원본 대조 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

엑셀만 바꾸면 PPT가 따라올 줄 알았다

수출영업팀은 매달 초, 지난달 실적을 PPT 여섯 장으로 정리해 월간 회의에 올립니다.

사내 전산 시스템에서 실적을 엑셀로 내려받고, 표로 정리한 뒤, PPT의 숫자와 그래프를 하나씩 고칩니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"운임 정정 및 기타 사유로 보고 자료 작성일까지 실적 DATA가 변동되는 경우가 있어, 변경된 데이터를 다시 확인하고 기존 PPT를 수작업으로 수정해야 하는 번거로움이 있음"

바라는 것도 분명했습니다.

최신 엑셀만 넣으면 PPT의 수치·표·그래프가 알아서 바뀌는 것입니다.

저희도 처음엔 엑셀 숫자를 PPT 칸에 다시 꽂아 주기만 하면 된다고 봤습니다.

그런데 7월 원본 엑셀과 7월 보고 PPT를 나란히 놓고 숫자를 다시 계산해 보니, 꽂기 전에 정할 게 있었습니다.

원본 엑셀 사이사이에 합계 줄이 끼어 있다

TEU는 20피트 컨테이너 한 개를 1로 세는 물량 단위입니다.

내려받은 7월 엑셀은 선적 한 건이 한 줄인데, 모두 2,319줄입니다.

그 사이사이에 항구별 소계 341줄, 항차(배 한 척의 한 번 운항)별 소계 117줄, 맨 아래 전체 합계 1줄이 끼어 있습니다.

화면으로 볼 때는 편한 구성입니다.

하지만 TEU 칸을 위에서 아래로 그대로 더하면 25,692 TEU가 나옵니다. 실제 7월 실적 6,423 TEU의 네 배입니다.

합계 줄은 빼고 선적 건 줄만 센다. 그 합이 맨 아래 전체 합계와 같은지부터 본다.

날짜도 한 번 더 봐야 했습니다.

7월 실적 2,319줄 가운데 348줄은 출항일이 6월이나 8월이었습니다.

엑셀에는 실적 월 칸이 따로 있고, PPT의 6,423 TEU는 이 칸 기준으로 묶은 값과 맞았습니다.

같은 장 안에서 그래프와 글상자가 다른 숫자를 말한다

PPT의 숫자는 세 군데에 들어 있었습니다.

• 그래프 안 데이터 — 월별 선적량·매출·이익 막대, 평균단가 선 그래프

• 표 — 목표·실적·달성률 칸

• 글상자 — "전년 동월 +17.1%"처럼 손으로 입력한 숫자

그래프 데이터로 다시 계산해 보니, 월별 실적 장의 전년 동월 증감률 세 개와 평균단가 그래프는 모두 맞았습니다.

어긋난 곳은 1~7월 누적 실적 장의 글상자였습니다.

어느 쪽이 맞는지는 이 자료만으로는 알 수 없습니다.

그래프를 새로 고친 뒤 글상자를 그대로 두었을 수도 있고, 그 반대일 수도 있습니다.

그래서 이 줄들은 고치지 않고 확인 필요로 남겼습니다.

7월 매출도 원본 엑셀 합계와 PPT 그래프 값이 약 700달러 달랐습니다.

설문에 적힌 운임 정정 때문에 PPT를 만든 뒤 엑셀이 바뀐 것으로 보이지만, 이것도 확인이 필요합니다.

이익(CM2, 사내에서 쓰는 이익 기준) 숫자는 내려받은 엑셀에 칸 자체가 없었습니다.

다른 자료에서 오는 숫자라서, 엑셀만으로 채우게 하면 그럴듯한 값을 지어낼 수 있는 자리입니다.

과정 둘째 날에는 서로 어긋나는 두 자료를 일부러 넣고, AI가 조용히 하나를 고르는지 어긋난다고 알리는지 시험합니다.

이 업무에서는 그 두 자료가 바로 같은 장의 그래프와 글상자였습니다.

엑셀을 넣으면 숫자 출처표부터 나오게 짰다

1. 넣은 것 — 사내 전산 시스템에서 내려받은 그달 실적 엑셀, 지난달 보고 PPT 한 부

2. 요청 — PPT의 숫자마다 그래프·표·글상자 중 어디에 있는지 적고, 원본 엑셀로 다시 계산해 나란히 놓아 달라고 했습니다. 교육에서 드린 키트의 예외 처리 지시문도 그대로 붙였습니다.

3. 나온 것 — 숫자 출처표 한 장. 장·위치·종류·원본으로 다시 계산한 값·PPT 값·판정(일치/다름/원본에 없음)이 한 줄씩 들어갑니다.

4. 확인 — 판정이 '다름'이나 '원본에 없음'인 줄만 사람이 원인을 보고 고칩니다.

"같은 항목의 값이 자료마다 다르면 합치지 말고, 무엇과 무엇이 충돌하는지 먼저 알려 줘."

이렇게 하면 다음 달에는 PPT를 처음부터 훑지 않아도 됩니다.

새 엑셀을 넣고 출처표에서 값이 바뀐 줄만 보면 됩니다.

다음 달 보고서를 만들 때 달라지는 것

PPT 양식도, 엑셀을 내려받는 화면도 그대로입니다.

달라지는 건 PPT 옆에 놓이는 출처표 한 장입니다.

회의 날 아침에 운임이 정정돼도

이 보고서는 작성하는 날까지 숫자가 바뀌는 자료입니다.

출처표가 있으면 회의 직전에 운임이 정정돼도 어느 장의 어느 숫자가 바뀌었는지 한 줄씩 보이고, 회의에서 "이 숫자는 언제 기준이냐"는 질문에도 바로 답할 수 있습니다.

마지막 순간까지 바뀌는 실적을 회의 직전에 한 번 더 맞춰 볼 수 있는 보고서. 지난달 보고 PPT와 그달 내려받은 실적 엑셀을 가져오시면, 숫자 출처표 첫 장을 교육 시간 안에 뽑아 갑니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.