노선·기간을 맞춘 화주별 비딩 이력표 만들기

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

지난 1년 실적만 모아 주면 비딩 준비는 끝날 줄 알았다

일본영업팀은 부산과 일본 주요 항구를 오가는 화물의 운임을 안내합니다.

그중 손이 가장 많이 가는 건 비딩 견적입니다.

비딩은 화주(짐 주인)가 분기나 반기마다 여러 포워더(운송을 대신 맡아 주는 중개 업체)에게 견적을 받아 고르는 방식입니다.

같은 화주의 비딩 요청이 여러 포워더를 거쳐 한꺼번에 들어오기도 합니다. 사전 설문에 적힌 바람은 이랬습니다.

"분기/반기 (비딩) : 기존 이력 집계 후 사용자에게만 안내, 거래처 미회신"

답장은 사람이 하고, 판단에 쓸 이력표만 먼저 받아 보고 싶다는 뜻입니다.

저희도 처음엔 지난 1년 부킹 내역에서 화주 이름으로 걸러 분기별로 더하면 되는 일이라고 봤습니다.

한 바퀴 돌려 본 순서

받은 자료는 세 가지였습니다.

손으로 정리해 둔 비딩 이력표 예시, 지난 1년 부킹 내역 엑셀, 그리고 계약 운임 이력입니다.

1. 넣은 것 — 부킹 내역 142줄과, 같은 화주를 다룬 손 집계 이력표를 함께 폴더에 넣었습니다.

2. 요청한 것 — "이 화주의 부산→도쿄 실적을 분기·포워더별로 묶고, 줄마다 근거 부킹 수를 달아 줘. 노선이 다르거나 날짜가 이상한 줄은 합치지 말고 따로 모아 줘."

3. 나온 것 — 분기별 이력표와, 기준에 맞지 않아 따로 모인 줄 목록이 함께 나왔습니다.

4. 확인한 것 — 새 표를 손 집계 이력표와 칸마다 맞대 봤습니다. 숫자가 같은 칸보다, 같아 보이는데 기준이 다른 칸이 먼저 걸렸습니다.

과정 둘째 날 프로토타입을 정상·누락·이상 자료로 시험하는 것도 이 순서입니다. 따로 모인 줄이 바로 '이상 자료'였습니다.

부산→도쿄 표에 인천발이 섞여 있었다

이력표의 출발항·도착항 칸에는 모든 줄이 부산(KRPUS)과 도쿄(JPTYO)로 적혀 있습니다.

그런데 원본 부킹을 짚어 보니, 25년 4분기 실적에는 인천에서 출발한 1TEU가 들어 있었습니다. TEU는 20피트 컨테이너 한 개를 1로 세는 단위입니다.

26년 1분기 포워더 B의 전체 실적 칸도 그랬습니다.

이 화주 물량에 다른 화주 물량을 더한 값인데, 더한 쪽은 인천에서 나고야로 가는 노선이었습니다.

합계만 보면 틀린 곳이 없습니다. 노선 기준으로 보면 같은 줄에 다른 노선이 섞인 겁니다.

이력표의 줄마다 노선을 먼저 맞추고, 다른 노선은 더하지 않고 옆에 따로 적는다.

9월 31일에 출항한 배 한 척

26년 3분기 줄은 더 묘했습니다.

원본을 출항일로 분기에 묶고 부산발만 세면, 손 집계보다 2TEU가 적습니다.

그중 1TEU는 다시 인천발이었습니다.

나머지 1TEU는 부산발인데 출항일 칸에 '2026-09-31'이라고 적힌 줄이었습니다.

9월은 30일까지라 엑셀은 이 값을 날짜가 아니라 글자로 저장합니다. 날짜로 분기를 묶으면 이 줄은 조용히 빠집니다.

손으로 셀 때는 들어가고, 피벗이나 AI로 묶을 때는 빠지는 줄입니다. 같은 자료로 두 사람이 다른 합계를 내는 이유가 이런 데서 생깁니다.

키트 지시문 ④의 마지막 줄이 "기준 시점(주차·월)이 다른 자료는 따로 보여 줘"입니다. 날짜를 읽을 수 없는 줄도 같은 자리에 둡니다.

'평균 운임' 칸은 누구의 평균일까

이력표 아래에는 3분기 진행 운임과 평균 운임이 포워더 A 칸에 나란히 적혀 있습니다.

계약 운임 이력과 맞춰 보니, 평균 칸의 값은 A·B·C 세 포워더 계약 운임을 더해 3으로 나눈 값과 같았습니다.

그중 B 계약은 6월 30일에 끝난 계약입니다.

3분기 기준 평균에 이미 끝난 계약이 들어간 셈인데, 의도한 계산인지는 자료만으로 알 수 없어 '확인 필요'로 남겼습니다.

과정 첫날 신호등에서 금액 확정은 '하면 안 됨'으로 분류합니다. Claude는 운임을 계산하고 근거를 달 뿐, 견적 금액은 담당자가 정합니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 노선 먼저 — 출발항·도착항이 다른 줄은 같은 화주라도 더하지 않고 따로 보여 줍니다.

2. 읽히지 않는 날짜는 멈춤 — 날짜가 글자로 저장된 줄은 분기에 넣지 않고 '확인 필요'로 모읍니다.

3. 평균은 계약 기간 안에서만 — 해당 분기에 유효한 계약만 평균에 넣고, 무엇을 넣었는지 적습니다.

4. 금액과 회신은 사람 — Claude는 이력표와 근거까지만 만들고, 거래처에는 답하지 않습니다.

다음 분기 비딩 요청 메일이 오면

사내 시스템은 연결하지 않습니다. 부킹 내역을 내려받아 폴더에 넣는 것으로 충분합니다.

비딩 이력표는 '이번엔 누구를 거쳐 올까'를 읽는 표

같은 화주의 물량이 지난 1년 동안 포워더 A에서 B로, 다시 A로 옮겨 다녔습니다.

이력표가 정확하면 숫자보다 그 흐름이 먼저 보이고, 이번 분기 어느 포워더의 견적에 힘을 실을지가 정해집니다.

지난 분기 비딩 요청 메일 한 건과 1년 치 부킹 내역을 가져오시면, 노선과 기간이 맞춰진 이력표가 나오는 흐름을 과정 안에서 직접 돌려 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.