기본·VIP 운임표를 고르는 운임 안내 메일 초안 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

운임표만 붙여 주면 메일은 끝날 줄 알았다

운임 문의가 오면 같은 운임을 화주마다 손으로 옮겨 적어 보냅니다. 사전 설문에 적힌 바람은 분명했습니다.

"기본 운임표 / VIP 화주용 운임표를 따로 기입해 놓으면, 문의오는 메일을 AI가 자동으로 파악하고 제가 선택하는 운임표에 따라 운임 안내가 된다면"

저희도 처음엔 운임표 두 장을 넣어 두고 문의 메일을 붙이면 초안이 나오는 일이라고 봤습니다.

그런데 실제로 나간 운임 안내 메일의 표를 한 칸씩 짚어 보니, 그대로 옮기면 안 되는 칸이 먼저 보였습니다.

DRY 칸의 '1/2', 엑셀에 붙이면 1월 2일

안내 메일의 표는 목적지(POD), 20피트/40피트 운임(DRY), 할증료(SUR') 세 칸입니다. 동남아 항로는 '400/550'처럼 두 숫자가 나란합니다.

중국 항로 줄은 운임 칸이 모두 1/2입니다. 해상운임이 거의 없는 항로라 20피트 1달러, 40피트 2달러로 적은 것으로 보입니다.

사람 눈에는 익숙한 표기지만, 이 칸은 두 번 바뀔 수 있습니다.

• 엑셀에 붙일 때 — '1/2'가 날짜로 읽혀 1월 2일이 됩니다.

• AI가 다듬을 때 — 오타로 보고 이웃 줄처럼 '100/200'으로 고치거나, '절반'으로 풀어 쓸 수 있습니다.

운임 칸은 계산하지도 고치지도 않고 운임표에 적힌 글자 그대로 옮긴다.

한 칸에 달러와 위안이 함께

할증료 칸은 더 복잡했습니다. 한 칸 안에 누가 내는지와 통화가 다른 항목이 함께 적혀 있었거든요.

같은 LSS도 동남아 줄은 선적지, 중국 줄은 도착지로 적혀 있습니다. 화주가 "총 얼마냐"고 물으면 AI는 이 칸을 더하고 싶어 합니다.

하지만 선적지와 도착지 비용은 내는 쪽이 다를 수 있고, 위안과 달러는 그냥 더할 수 없습니다. 합계는 담당자가 정할 숫자입니다.

교육에서 드린 키트 지시문 ④의 첫 줄이 "필수값이 빈 칸이면 계산하지 말고 '입력 필요'"입니다. 이 업무에서는 통화가 섞인 칸이 그 자리입니다.

화주 메일엔 Dalian, 운임표엔 DALIIAN

운임표의 항구명을 훑어보니 철자가 흔히 쓰는 표기와 다른 곳이 두 군데 있었습니다. 화주 메일에 'Dalian'이라고 오면 표에서 바로 찾지 못합니다.

이때 AI가 비슷한 이름의 이웃 항구 운임을 가져오면, 틀린 숫자가 그럴듯하게 나갑니다.

운임표를 고르는 일도 같습니다. 어떤 화주에게 VIP 운임을 줄지는 재직자가 정하는 일이고, 설문에도 "제가 선택하는 운임표"라고 적혀 있었습니다.

과정 둘째 날에는 일부러 어긋나는 자료를 넣고, AI가 한쪽을 골라 답하는지 멈추고 알리는지를 시험합니다. 표에 없는 항구명이 이 업무의 시험 문제입니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 운임표는 사람이 고른다 — 기본인지 VIP인지 정해 주지 않으면 초안을 만들지 않습니다.

2. VIP 표에 없는 목적지는 비워 둔다 — 기본 운임으로 슬쩍 채우지 않고 '확인 필요'로 표시합니다.

3. 운임·할증료는 글자 그대로 — '1/2'도, 통화가 섞인 칸도 고치거나 더하지 않습니다.

4. 표에 없는 항구명은 묻는다 — 철자가 다르면 비슷한 줄을 고르지 않고 후보만 보여 줍니다.

넷째 날 다루는 원칙이 여기서도 그대로입니다. 초안까지는 Claude, 금액 확정과 발송은 사람입니다.

내일 아침, 운임 문의가 여러 통 와 있을 때

Outlook도, 운임표 엑셀도 그대로입니다. 기본표와 VIP표를 폴더에 넣어 두면 됩니다.

운임 안내 메일은 다음 견적 때 다시 돌아옵니다

화주는 받은 운임 메일을 보관해 두었다가 다음 문의 때 "지난번에 이렇게 받았다"며 꺼냅니다.

기본 화주에게 VIP 운임이 한 번 나가면, 그 숫자가 다음 협상의 출발점이 됩니다. 그래서 표를 고르는 손은 끝까지 담당자에게 남겨 두는 게 맞다고 봤습니다.

운임은 한 번 보내면 화주의 기준이 됩니다. 지금 쓰는 기본표와 VIP표, 지난달 보낸 안내 메일 몇 통을 가져오시면 표를 골라 넣는 초안 흐름을 옆에서 같이 맞춥니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.