청구 거래처별 손익·물동량 전년 대비 증감 집계

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

검산 TRUE 여섯 개, 믿을 뻔했다

손익 증감표 맨 아래 검산 줄에 TRUE가 여섯 개 찍혀 있었습니다. 거래처별 증감을 더한 값이 올해 합계에서 작년 합계를 뺀 값과 모두 같다는 뜻입니다.

재직자가 사전 자료로 함께 보내 준 표입니다.

올해 7월과 작년 7월 운송 건을 나란히 붙이고, 청구 거래처 일곱 곳의 청구·하불·차액과 20/40피트 수량을 SUMIF로 모아 뺐습니다.

사전 설문에 적은 고민은 이랬습니다.

"거래처별 전년, 전월, 당월 매출, 수량 증감을 수기로 취합시 어려움 있음"

저희는 처음에 이 표를 Claude가 그대로 만들게 하면 되겠다고 봤습니다. 수식이 이미 다 걸려 있었으니까요.

그런데 수식을 한 칸씩 따라가 보니 손으로 맞춘 자리가 보였습니다.

작년과 올해, 거래처 순서가 다르다

올해 목록과 작년 목록은 각각 매출 순위대로 정렬돼 있습니다. 순위가 같은 거래처는 같은 줄끼리 빼면 되니 문제가 없습니다.

문제는 순위가 바뀐 두 곳이었습니다.

그래서 이 두 줄만 수식이 엇갈려 걸려 있었습니다. 올해 4번째 줄은 작년 7번째 줄을, 올해 7번째 줄은 작년 4번째 줄을 빼는 식이죠.

이번 달은 맞습니다. 하지만 다음 달 순위가 또 바뀌면 누군가 이 엇갈림을 다시 손으로 맞춰야 합니다.

놓치면 다른 거래처끼리 빼게 되고, 검산 줄은 그래도 TRUE가 나올 수 있습니다. 합계는 순서와 상관없으니까요.

검산이 보지 않는 칸, 수익률

엇갈린 줄을 따라가다 하나를 더 찾았습니다. 작년 4위였던 거래처의 수익률 증감 칸입니다.

금액과 수량 칸은 엇갈린 줄을 제대로 가리키는데, 이 칸만 바로 윗줄 거래처의 올해 수익률에서 빈칸을 빼고 있었습니다.

차이가 0.3%p 남짓이고 방향도 같아서, 눈으로 보면 이상한 데가 없습니다.

검산 줄이 이걸 못 잡은 이유는 간단합니다. 검산 대상이 금액과 수량 여섯 칸뿐이고, 수익률은 들어 있지 않습니다.

기타 거래처 두 곳을 합친 줄은 수익률 증감 칸이 아예 비어 있었고요.

줄 위치 말고 거래처 이름으로 짝짓기

교육에서 드린 업무 적용 키트의 지시문 ④에는 이런 줄이 있습니다.

"같은 항목의 값이 자료마다 다르면 합치지 말고, 무엇과 무엇이 충돌하는지 먼저 알려 줘"

이 표에 맞춰 저희가 덧붙인 규칙은 네 줄입니다.

1. 올해와 작년은 줄 위치 말고 거래처 이름으로 짝짓는다. 한쪽에만 있는 거래처는 따로 모읍니다.

2. 수익률도 원자료에서 다시 계산해 표 값과 대조한다. 거래처를 합친 줄도 빠뜨리지 않습니다.

3. 청구금액이 0원인데 하불만 있는 건은 따로 표시한다. 올해 7월 자료에도 1건 있었습니다.

4. 금액은 계산까지만 맡긴다. 손익 보고에 나가는 숫자의 확정은 사람이 합니다.

과정 둘째 날에는 일부러 서로 어긋나는 자료를 넣고, Claude가 조용히 합쳐 버리는지 먼저 알리는지 시험합니다.

이 표에서는 순위가 바뀐 두 거래처가 바로 그 어긋남입니다.

전월까지 보려면, 같은 화면에서 한 번 더

이 표는 이시스의 '기간별 화주별 수익 분석' 화면에서 기간을 골라 내려받은 결과입니다. 올해 7월과 작년 7월, 전년 동월을 비교하도록 짜여 있습니다.

설문에 적힌 전월 비교까지 하려면 같은 화면에서 6월을 한 번 더 내려받으면 됩니다.

문제는 그다음입니다. 세 시점을 한 표에 붙이는 순간, 순위가 바뀐 거래처는 두 곳이 아니라 더 늘어납니다.

키트 지시문에도 "기준 시점이 다른 자료는 따로 보여 줘"라는 줄이 있습니다. 세 시점을 한 표에 섞기 전에 시점별로 나눠 두는 게 먼저입니다.

다시 계산해 보니 이 표에서 읽을 만한 흐름도 하나 있었습니다. 전체 물동량은 늘었는데, 20피트는 줄고 40피트가 늘었습니다.

증감표가 정확해야 이런 흐름도 믿고 말할 수 있습니다.

다음 요청이 오는 날 달라지는 것

보내기 전에 볼 것은 네 가지입니다.

• 순위가 바뀐 거래처가 이름으로 맞게 짝지어졌는가

• 수익률까지 원자료와 맞는가

• 청구 0원 건이 따로 표시됐는가

• 전년·전월 시점이 한 표에 섞이지 않았는가

새 시스템은 없습니다. 매번 내려받던 그 엑셀 그대로입니다.

검산 TRUE는 '합계가 맞다'는 뜻이지, '줄마다 맞다'는 뜻이 아닙니다.

여러분의 표에도 이 한 칸이 있다면

이 표는 TRUE 여섯 개를 단 채, 이미 매달 보고에 쓰이고 있었습니다.

한 칸씩 따라가 보지 않았다면 +1.81%p는 맞는 숫자로 보고에 실렸을 겁니다. 순위가 또 바뀌는 달에는 다른 거래처끼리 빼면서도, 검산 줄은 여전히 TRUE였겠죠.

틀렸다는 걸 아무도 모른 채로요.

지금 잘 쓰고 계신 그 파일도 다르지 않을 수 있습니다.

손으로 한 번 맞춰 둔 줄 하나, 검산이 보지 않는 칸 하나. 문제없이 돌아가는 파일일수록 아무도 다시 따라가 보지 않습니다.

달라지는 건 앞에서 정한 기준 네 줄뿐입니다.

이 네 줄을 Claude에게 넘기면 순위가 바뀌어도 수식을 다시 걸 필요가 없습니다. 틀린 칸은 보내기 전에 목록으로 먼저 올라옵니다.

그 파일을 들고 오세요.

저희 닷새 과정은 지금 쓰고 계신 표를 그대로 펼쳐 놓고, 어디가 몰래 틀리고 있는지부터 함께 찾습니다.

찾은 자리는 기준으로 적어 Claude에게 넘기고, 틀린 칸이 보고 전에 먼저 올라오게 만드는 데까지 같이 갑니다.

TRUE만 보고 넘겼다면 지금도 보고서에 실리고 있었을 숫자. 여러분 파일 속 그 한 칸은, 다음 보고서가 나가기 전에 저희와 함께 찾아야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.