AI 기반 주간 판매실적 취합 및 보고 자동화_[역량강화: Claude] 기업 지식 자산화 및 지능형 업무 서포트 시스템 구현

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

매주 판매 실적 회의를 앞두고, 이커머스 영업 담당자는 파일 일곱 개를 엽니다.

• 오픈마켓 판매실적

• 사내 주문 데이터를 이번 주·지난주로 두 벌씩

• 채널별 상시가 표

• 행사 일정표

• 광고비 화면 캡처

담당자는 이 자료를 나란히 놓고 제품명을 맞추고, 날짜별 가격을 찾아 보고서 표 세 개를 채웠습니다.

자동화하면 이 작업이 빨라질 것은 분명했습니다.

그런데 같은 주의 같은 판매자료로 매출을 계산해 보니, 어떤 가격을 기준으로 삼느냐에 따라 숫자가 세 가지로 나왔고 가장 큰 값과 작은 값은 약 1.8배 차이가 났습니다.

빠르게 계산하기 전에 무엇으로 계산할지부터 정해야 했습니다.

이름 대신 코드로 제품을 묶었습니다

제품명을 맞추는 작업이 가장 번거로웠기 때문에, 이름이 아니라 상품 코드와 옵션 번호로 제품을 묶는 방식을 확인했습니다.

실습 자료로 대조해 보니 코드 기준으로 묶을 때 한 코드에 서로 다른 제품이 걸리는 경우가 거의 없었고, 예외는 별도로 표시할 수 있었습니다.

대응표에 없는 코드는 임의로 배정하지 않고 "미배정"으로 남깁니다.

주간 보고 처리 흐름

1. 담당자가 이번 주·지난주 자료를 폴더에 넣기

2. 파일 구성 확인

3. 상품 코드 기준으로 제품 묶기, 대응표에 없으면 미배정 표시

4. 판매자료 합치기

5. 총합·중복·미배정·차이 설명 4가지 검산

6. 주문일별 단가를 적용해 매출 계산

7. 광고비 화면 판독

8. 기존 양식의 보고서 초안과 확인 필요 목록 생성

9. 담당자 승인 후 노션 게시, 게시 후 숫자 대조

승인 전에는 게시하지 않습니다

보고서 초안이 만들어지면 자동화는 멈추고 담당자의 승인을 기다립니다.

승인 후에야 노션의 해당 월 아래에 주차별 페이지를 만들고 표를 넣으며, 게시가 끝나면 페이지의 숫자를 초안과 다시 대조합니다.

상시가가 비어 있거나 운영하지 않는 채널이면 "확인 필요"로, 행사 기간이 겹치면 "행사 중복, 확인 필요"로 표시합니다.

목표수량·목표매출·플랜 칸은 담당자가 채우도록 비워 둡니다.

고비는 제품 단위로 나눌 근거가 없어 캠페인 단위로 적고, 광고비율은 광고비가 확인된 채널 한정 값과 전체 기준 값을 나눠 적도록 했습니다.

실습에서는 두 주 분량의 실제 파일로 합치기와 검산을 실행해, 합계 행이 있는 파일의 합계와 일치하고 미배정 건이 없는 것을 확인했습니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

[ 기존 방식 ]
자료 7종 수작업 대조 → 제품명 맞추기 → 날짜별 가격 찾기 → 표 3개 작성 → 노션에 직접 입력

[ 개선한 흐름 ]
폴더에 자료 넣기(담당자) → 제품 묶기·합치기·검산·매출 계산 → 보고서 초안·확인 필요 목록 → 담당자 승인 → 노션 게시·게시 후 대조

자동화는 자료를 맞추고 계산과 검산을 수행합니다. 매출액 산출 기준, 목표와 플랜, 게시 여부는 담당자가 결정합니다.

매출 기준을 정하고 다음 주에도 사용

매출액을 어떤 가격 기준으로 볼지는 아직 사내에서 정해지지 않아, 기준이 확정되기 전에는 계산값을 확정하지 않도록 했습니다.

4주 목표 대비 표는 이전 주차 자료가 쌓이면 채울 수 있습니다.

파일 내려받기는 이번 범위에서 제외하고, 담당자가 매주 자료를 폴더에 넣는 것에서 흐름이 시작되도록 했습니다.

주간 판매실적 자동화는 숫자를 대신 정하는 것이 아니라, 흩어진 판매자료를 같은 기준으로 맞추고 어떤 기준에서 그 숫자가 나왔는지 담당자가 확인한 뒤 보고하도록 만드는 데 있습니다.