운임 견적서 업데이트와 거래처별 월 실적 분석의 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

운임표 숫자를 견적서로 옮기면 될 줄 알았다

수출영업팀은 달마다 화주에게 보낼 운임 견적서를 새로 만듭니다.

운임표에서 구간별 운임을 찾아 견적서에 옮기고, 그 견적서를 바탕으로 견적 안내 메일을 씁니다.

그리고 매달 거래처별 실적 파일을 내려받아, 전달보다 물량이 늘거나 줄어든 화주를 찾습니다.

사전 설문에 적힌 바람은 이랬습니다.

"동일한 자료를 반복적으로 입력·정리하거나, 유사한 내용의 문서와 보고자료를 작성하는 업무가 누적되면서 업무 효율이 저하되는 경우가 있음."

저희도 처음엔 운임표 숫자를 견적서 칸에 옮기고, 실적 파일은 합계만 내 주면 된다고 봤습니다.

그런데 함께 받은 8월 견적서, 운임 계산 파일, 7월 실적 파일을 나란히 놓고 보니 옮기기 전에 정할 것이 있었습니다.

'올인'이라는 같은 이름, 구간마다 다른 계산

운임 계산 파일에는 '올인'이라는 칸이 있습니다.

올인은 해상운임에 부대비용까지 더한, 화주가 실제로 내는 값이라는 뜻으로 씁니다.

이 칸의 계산식을 줄마다 따라가 보니 일곱 가지였습니다.

• 북중국 구간은 해상운임에 도착지 유류 관련 할증료 하나만 더합니다.

• 한 중국 항구는 거기에 유류할증료를 하나 더 얹습니다.

• 베트남 항구는 도착지 통관 비용을, 방콕은 또 다른 도착지 비용을 더하고, 태국의 다른 두 항구는 아무것도 더하지 않습니다.

계산이 틀린 건 아닙니다.

구간마다 실제로 붙는 비용이 다르니 더하는 칸이 다른 거죠.

문제는 견적 메일에 '올인 얼마'라고만 쓰면, 화주는 무엇이 들어 있는지 알 수 없다는 점입니다.

올인 금액 옆에는 그 금액에 포함된 비용과 별도인 비용을 함께 적는다.

같은 구간인데 두 파일의 운임이 달랐다

8월 견적서와 운임 계산 파일을 항구별로 짝지어 해상운임을 비교했습니다.

짝을 지을 수 있는 21곳 중 9곳은 같았고, 12곳은 달랐습니다.

그중 6곳은 1~2달러 차이였습니다.

5곳은 컨테이너 한 개에 100달러 이상 벌어졌고, 그중 한 항구는 운임 계산 파일의 해상운임 칸이 마이너스였습니다.

나머지 한 곳은 50달러 차이였습니다.

어느 쪽이 지금 운임인지는 파일만 보고 알 수 없었습니다.

견적서에는 '8월'이라고 적혀 있지만, 운임 계산 파일에는 언제 기준인지 적힌 곳이 없었거든요.

교육에서 드린 키트의 예외 처리 지시문이 바로 이 자리를 위한 것입니다.

"같은 항목의 값이 자료마다 다르면 합치지 말고, 무엇과 무엇이 충돌하는지 먼저 알려 줘."

과정 둘째 날에는 이렇게 서로 다른 자료를 일부러 넣고, Claude가 둘 중 하나를 골라 버리는지 멈추고 알리는지를 시험합니다.

실적 합계가 두 배로 나온 이유

7월 실적 파일은 선적 건마다 한 줄씩, 339건이 적혀 있습니다.

건마다 컨테이너 수가 TEU로 적혀 있는데, TEU는 20피트 컨테이너 한 개를 1로 세는 단위입니다.

번호가 붙은 줄의 TEU를 모두 더하면 1,998이 나옵니다.

그런데 실제 7월 물량은 999입니다.

맨 아래 전체 합계 줄에도 번호가 붙어 있어서, 번호만 보고 고르면 합계 줄까지 한 번 더 더해지기 때문입니다.

중간중간 끼어 있는 항구별·항차별 소계 줄까지 더하면 네 배가 됩니다.

달을 나누는 기준도 하나가 아니었습니다.

339건 모두 7월에 출항했지만, 그중 43건은 실적 월 칸에 8월로 찍혀 있었습니다.

전월 대비 증감을 보려면 출항일 기준인지 실적 월 기준인지부터 정해야 합니다.

이렇게 돌아가게 짰습니다

1. 넣은 것 — 이달 견적서, 운임 계산 파일, 지난달과 이번 달 실적 파일.

2. 요청 — "올인 금액마다 포함 항목과 별도 항목을 적고, 두 파일의 운임이 다르면 합치지 말고 목록으로 보여 줘. 실적은 선적 건 줄만 세고, 출항일 기준으로 달을 나눠 줘."

3. 나온 것 — 포함·별도 항목이 붙은 견적 초안, 두 파일이 다른 항구 목록, 거래처별 전월 대비 증감표.

4. 확인 — 다른 항구 목록은 담당자가 지금 운임을 골라 표시합니다. 증감표의 전체 합계는 실적 파일 맨 아래 합계와 같은지 한 번 맞춰 봅니다.

다음 달 견적과 실적 정리에서 달라지는 것

견적서 양식도, 실적 파일을 내려받는 화면도 그대로입니다.

화주가 "작년 견적엔 이게 들어 있었는데요"라고 물을 때

견적은 한 번 보내면 화주 쪽 원가표에 그대로 들어갑니다.

몇 달 뒤 청구서에 별도 비용이 붙으면, 화주는 예전 견적 메일을 다시 꺼내 봅니다.

그때 메일에 포함·별도 항목이 적혀 있으면 설명은 한 줄로 끝납니다.

견적 메일에 숫자와 함께 '무엇이 들어 있는지'가 남으면, 나중에 오는 질문이 줄어듭니다. 이번 달 견적서와 운임 계산 파일을 가져오시면, 두 파일이 다른 항구 목록부터 함께 뽑아 봅시다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.