도착지 수리비 면제 요청 메일을 컨테이너 한 줄 요청표로 정리하기

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

번호만 옮겨 적으면 끝날 줄 알았다

수출 컨테이너가 도착지에 내리고 나면, 가끔 그쪽에서 수리비 청구서가 날아옵니다.

찌그러진 곳을 고쳤다거나, 안을 닦았다는 비용입니다.

화주가 "실을 때부터 그랬다"고 하면 수출영업팀이 면제를 받아 줍니다.

순서는 매일 같습니다.

고객사 메일을 받고, 내용을 확인하고, 장비운영팀에 면제 요청 메일을 다시 쓰고, 승인이 나면 고객사에 안내합니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"필수값 B/L 번호, CNTR 번호, POD, 수리비 금액 등을 장비운영팀에 별도의 면제 요청 이메일로 작성·전송하고, 승인 여부를 확인한 뒤 다시 고객사에 안내해야 하는 단순 반복 업무"

B/L은 화물마다 붙는 선하증권 번호, CNTR은 컨테이너 번호, POD는 화물을 내리는 도착 항구입니다.

저희도 처음엔 고객사 메일에서 이 네 칸만 뽑아 장비운영팀 양식에 옮기면 된다고 봤습니다.

그런데 함께 받은 실제 메일 여섯 통을 나란히 놓아 보니, 옮기기 전에 정할 게 있었습니다.

메일 네 통, 필수값이 놓인 자리가 다 달랐다

고객사 메일 네 통은 같은 부탁을 하는데 생김새가 전부 달랐습니다.

• 문장형 — 본문에 금액이 섞여 있고, 아래에 B/L과 컨테이너 번호가 한 줄씩

• 선박 정보형 — 배 이름과 출항일, B/L, 컨테이너, 금액을 위아래로 나열

• 표형 — 한 통에 컨테이너 10개가 표로, 수리비와 세척비 칸이 따로

• 캡처형 — 본문엔 비용 항목과 합계만, 컨테이너 번호는 첨부한 영수증 사진 속에만

금액 단위도 메일마다 달랐습니다.

베트남 동, 태국 바트, 중국 위안이 섞여 있고, 한 통은 위안 옆에 달러 환산액을 붙여 두었습니다.

가장 크게 걸린 건 도착 항구였습니다.

설문에서 필수값이라고 한 POD를 칸으로 적어 보낸 고객사 메일은 한 통도 없었습니다.

한 통에 "베트남 수출 건"이라는 나라 이름이 있을 뿐입니다.

메일에 없는 필수값은 채우지 않는다. 빈칸으로 표시하고 어디서 확인할지 적는다.

과정 둘째 날에는 값이 비어 있는 자료를 일부러 넣고, AI가 빈칸을 그럴듯하게 지어내는지 멈추고 알리는지를 시험합니다.

이 업무에서는 도착 항구 칸이 바로 그 빈칸이었습니다.

'수리비 면제'인데 수리비가 아닌 줄도 있었다

메일을 줄 단위로 나눠 보니, 청구 항목도 한 가지가 아니었습니다.

표형 메일은 컨테이너마다 수리비와 세척비를 따로 적었습니다.

캡처형 메일은 세척비·하차비·이동비만 있고 수리비는 아예 없었습니다.

장비운영팀에 보낸 요청 메일 제목도 '세척비 및 수리비 면제 요청'이었습니다.

업무 이름은 수리비 면제지만, 실제로 오가는 건 도착지에서 생긴 컨테이너 비용 전체였던 셈입니다.

어느 비용까지 면제할 수 있는지는 메일만으로 판단할 수 없습니다.

그래서 금액은 합치지 않고 비용 항목별로 한 줄씩 나눠 두고, 면제 범위는 장비운영팀이 정하게 했습니다.

표형 메일에는 B/L 하나에 컨테이너 두 개가 걸린 줄도 있었습니다.

B/L 기준으로 세면 9건, 컨테이너 기준으로 세면 10건입니다.

그래서 요청표의 한 줄은 컨테이너 하나로 정했습니다.

승인 메일에는 번호가 하나도 없었다

마지막 단계에서 또 하나가 걸렸습니다.

도착지 쪽에서 온 면제 승인 메일은 "동건 도착지 수리비 면제 지시가 나갔다"는 두 문장이 전부였습니다.

B/L도, 컨테이너 번호도, 금액도 없었습니다.

어느 요청에 대한 승인인지는 메일 답장 줄기를 거슬러 올라가야만 알 수 있습니다.

하루에 여러 건이 오가면, 승인 메일을 받고도 어느 고객사에 안내해야 하는지 다시 찾아야 합니다.

그래서 요청을 보낼 때 줄마다 접수 번호를 붙이고, 승인 메일이 오면 그 번호의 줄에 '승인'을 표시하게 했습니다.

승인 메일에 번호가 없으면 그 줄은 '승인 확인 필요'로 남깁니다.

메일을 넣으면 빈칸이 표시된 면제 요청표부터 나오게 짰다

1. 넣은 것 — 고객사 면제 요청 메일(첨부 사진 포함), 장비운영팀 면제 요청 메일 양식, 지난 승인 메일

2. 요청 — 메일마다 B/L·컨테이너·도착 항구·비용 항목·금액·통화를 컨테이너 한 줄씩 표로 뽑고, 메일에 없는 값은 비워서 표시해 달라고 했습니다. 교육에서 드린 키트의 예외 처리 지시문도 그대로 붙였습니다.

3. 나온 것 — 면제 요청표 한 장과 장비운영팀에 보낼 메일 초안, 승인 뒤 고객사에 보낼 안내 메일 초안

4. 확인 — 빈칸과 사진에서 읽은 번호만 사람이 원본으로 확인하고, 두 메일 모두 사람이 읽고 보냅니다.

"필수값이 빈 칸이면 계산하지 말고 '입력 필요'라고 표시해 줘."

장비운영팀은 사내라서 초안을 확인하고 바로 보낼 수 있습니다.

고객사 안내 메일은 사외로 나가는 메일이라 보내기 버튼은 늘 사람이 누릅니다.

다음 면제 요청이 들어오면 달라지는 것

메일 프로그램도, 장비운영팀 양식도 그대로입니다.

달라지는 건 메일과 메일 사이에 놓이는 요청표 한 장입니다.

쌓인 면제 건이 다음 영업 대화가 된다

면제 요청은 한 건씩 처리하면 그날로 끝나는 일처럼 보입니다.

그런데 요청표가 몇 달 쌓이면 어느 도착지에서 어떤 비용이 반복되는지가 줄로 보이고, 그건 도착지 쪽과 비용 기준을 다시 이야기할 근거가 됩니다.

매일 오는 면제 메일을, 몇 달 뒤 도착지와 비용 기준을 다시 맞출 근거로 바꾸는 요청표. 지난달 고객사 면제 요청 메일 몇 통과 장비운영팀 양식을 가져오시면, 첫 요청표를 교육 시간 안에 함께 뽑아 갑니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.