아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
교육 서비스의 회원관리 담당자는 한 달에 한 번 미입금 업체 목록을, 필요할 때마다 수료현황을 영업지사별로 나눠 보냅니다.
자료를 가져오는 곳만 다를 뿐 편집하고 나누고 공지하는 과정은 같았고, 매번 30분에서 1시간이 걸렸습니다.
그런데
담당자가 요청서에 직접 적어 낸 걱정은 시간보다 개인정보였습니다.
지사별 파일에 다른 지사 회원이 한 명이라도 섞이면, 보내는 순간 개인정보가 잘못 전달됩니다.
그래서 이번 프로젝트는 빠르게 나누는 것보다, 제대로 나뉘었는지 확인하는 단계부터 설계했습니다.
나누는 작업보다 제대로 나뉘었는지 확인하는 단계를 먼저 넣었습니다
요청서에는 지사별 분리까지만 있었지만, 가능여부를 판정하면서 분리 검산을 필수 단계로 넣었습니다.
섞임, 누락, 중복, 금액 합계를 모두 확인하고, 섞임이 하나라도 나오면 배포 파일을 내주지 않도록 했습니다.
지사별 배포 흐름
공유 시트를 직접 읽거나, 연결이 안 되면 내려받은 파일로 진행
미입금 업체 추출, 부분입금·입금일 공란은 확인 필요로 분리
수료현황은 페이지별 파일을 합치고 머리글 중복 정리, 행 수 검산
중복 행은 지우지 않고 담당자에게 알림
전체·지사별·업체별 수료율 집계
지사별 파일 분리
섞임·누락·중복·합계 검산
업체명을 뻘 지사별 공지 문안 작성 후 담당자 발송
공유 시트에 바로 연결되지 않으면 그 사실을 먼저 알리고 내려받은 파일로 진행합니다.
학습관리시스템 자동 다운로드는 사내 규정 확인이 필요해 이번 범위에서는 담당자가 내려받도록 했습니다.
아이디는 고치기 전에 유형부터 진단합니다
아이디 교정은 바로 고치지 않고, 먼저 아이디를 여러 유형으로 분류해 유형별 건수를 보고합니다.
하이픈 제거와 010으로 시작하는 10자리 번호에 0을 붙이는 것처럼 확실한 건만 자동으로 교정하고, 나머지는 확인 필요 파일로 분리합니다.
교정 후에는 형식, 행 수 보존, 다른 열의 변경 여부, 자릿수를 다시 확인하고 업로드 전 점검표를 함께 냅니다.
보고 화면에는 번호 뒤 네 자리를 가려 개인정보 노출을 줄였습니다.
실제 업무에서의 흐름 변화
[ 기존 방식 ]
시트 필터 → 복사·붙여넣기 → 서식 편집 → 지사별 수작업 분리 → 공지 작성 → 공유
아이디 텍스트 변환 → 수기·함수로 복원 → 업로드[ 개선한 흐름 ]
시트 또는 파일 읽기 → 자동 추출·분리 → 분리 검산 → 지사별 공지 문안 → 담당자 확인 후 발송
아이디 유형 진단 → 확실한 건만 교정 → 예외 목록 분리 → 검산·점검표 → 담당자 업로드
확인 필요로 분리된 입금 건과 아이디, 공지 발송, 회원 업로드는 담당자가 결정합니다.
서식 편집은 실제 서식 파일이 있어야 이어갈 수 있어 조건부로 남겼습니다.
같은 뒷단을 두 업무가 함께 쓰는 구조
미입금과 수료현황은 앞단만 다르고 분리·검산·공지 단계를 같은 기준으로 처리합니다.
새로운 배포 자료가 생겨도 자료를 가져오는 부분만 정리하면 같은 검산 기준을 적용할 수 있습니다.
회원 자료 배포 자동화의 핵심은 빠르게 나누는 것이 아니라,
다른 지사의 정보가 섞이지 않았다는 것을 확인한 뒤에만 사람이 보낼 수 있게 하는 데 있습니다.
