아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
💸 건설 현장의 지출결의는...
서류를 모읍니다.
협력업체에서 노무대장과 견적서, 통장사본을 받아 지급할 금액을 결의서에 적고,
서류를 한 파일로 묶어 전자결재에 올립니다.
⚠️ 여기서 적은 금액이 틀리면 그대로 지급이 확정됩니다.
담당자가 낸 요청서에는 '무엇을 자동화하고 싶다'는 문장 없이 지출결의와 공사일보 두 업무의 절차만 적혀 있었습니다.
절차를 함께 따라가 보니 가장 부담이 큰 곳은 세 문서의 금액을 눈으로 맞춰 보는 순간이었습니다.
그래서 요청서에 없던 3중 금액 대조를 프로젝트의 중심에 두고, 공사일보는 보조 흐름으로 붙였습니다.
금액을 찾아 맞추는 업무에서 불일치 항목만 확인하는 업무로
기존에는 서류를 펼쳐 놓고 금액을 하나씩 비교했습니다.
이번 프로젝트에서는 세 문서의 금액을 항목별로 맞춰 보고, 각 판정에 어떤 계산식을 썼는지 함께 보여주도록 했습니다.
지출결의 처리 흐름
결의서·견적서·세금계산서 금액 입력
공급가액·세액 문서 간 대조
공급가액과 부가세의 합이 합계와 맞는지 확인
견적 총액에 지급 비율을 곱한 값이 공급가액과 맞는지 확인
절사 규칙 적용 후 일치·불일치 판정
전회 누계와 이번 지급금액 계산, 계약 총액 초과 시 경고
불일치 항목을 맨 위에 표시하고 담당자 확인
근거 서류가 없는 값은 임의로 채우지 않고 확인 필요로 남깁니다.
부족한 서류는 업체에 보낼 요청 메일 문안으로 만들고,
결과에 나오는 대표자·연락처·계좌·사업자번호·주소는 가리도록 했습니다.
공사일보는 검산과 사진대지 작성을 맡겼습니다
공사일보는 공종별로 누계와 금일 수량을 더한 값이 합계와 맞는지, 각 열의 소계가 맞는지를 검산합니다.
담당자가 사진의 순서와 설명만 정하면 네 칸 격자의 사진대지를 만들고, 현장 공유용 게시글 문안도 함께 냅니다.
공사일보 본지 작성은 원본 엑셀 양식이 제출되지 않아 이번 범위에서 제외했습니다.
커뮤니티 자동 게시는 연결할 수단이 없어 문안까지만 만들고, 게시는 담당자가 합니다.
실제 업무에서의 흐름 변화
[ 기존 방식 ]서류 요청·취합 → 눈으로 금액 확인 → 지출결의서 입력 → 서류 결합 → 전자결재 상신
[ 개선한 흐름 ]
서류 요청·취합 → 계산식 포함 3중 금액 대조 → 불일치 항목만 담당자 확인 → 지출결의서 입력 → 전자결재 상신
아침 조회 참여, 현장 촬영, 서류 스캔, 결재 상신과 커뮤니티 게시는 사람이 합니다.
자동화는 금액의 일치 여부와 근거를 보여주며, 지급 여부와 금액 확정은 담당자가 결정합니다.
원본 양식이 확보되면 범위를 넓힐 수 있도록
전회 누계 계산은 업체별 지급 대장 파일이 있어야 정확해지고, 공사일보 본지 작성은 실제 엑셀 양식이 있어야 이어갈 수 있습니다.
두 자료가 확보되면 같은 방식으로 범위를 넓힐 수 있도록 조건을 정리해 두었습니다.
지출결의 자동화는 금액을 대신 정하는 것이 아니라,
세 문서가 같은 금액을 말하고 있는지 계산식으로 보여주고 다른 곳만 사람이 확인하게 만드는 데 있습니다.
