재무·회계·정산 직무의 반복 업무를 생성형 AI로 개선하다
재무·회계·정산 업무에서는 여러 원본 파일에서 필요한 숫자를 찾고, 내부 양식에 옮긴 뒤 결과가 맞는지 다시 확인하는 과정이 반복됩니다.
이번 교육에서는 실제 업무 자료와 문서 양식을 바탕으로 손익보고서 작성, 정산자료 통합, 금액 검산 과정을 생성형 AI로 구현했습니다.
완성된 과정은 새로운 자료에도 반복해서 사용할 수 있는 업무 스킬로 정리했습니다.
해결하고자 한 문제
원본 자료와 보고서 사이의 반복 입력
회사와 플랫폼마다 다른 파일 형식
보고서 작성 후 별도로 진행하는 금액 검산
개인별 자료를 나누는 과정에서 발생할 수 있는 누락과 정보 혼입
회사별 손익보고서와 통합손익보고서 작성
회계프로그램에서 내려받은 회사별 기간손익계산서를 내부 손익보고서 양식에 다시 반영하고, 두 회사의 자료를 합친 통합손익보고서를 작성하는 업무입니다.
기존에는 회사별 보고서를 각각 작성한 뒤 통합보고서를 별도로 만들고, 원본과 각 보고서의 주요 합계도 다시 확인해야 했습니다.
회사별 원본 자료를 각각 손익보고서로 정리한 뒤 통합보고서를 만들고, 주요 합계를 검산하는 과정입니다.
생성형 AI로 개선한 과정
손익계산서에서 필요한 계정과목과 금액 추출
원본과 내부 보고서 항목의 대응 기준 정리
회사별 손익보고서 작성
회사별 자료를 합친 통합손익보고서 작성
원본과 회사별·통합 보고서의 주요 합계 검산
추가 확인이 필요한 값 별도 표시
주요 결과물
회사별 손익보고서
통합손익보고서
금액 검산 결과
월별로 다시 사용할 수 있는 손익보고서 작성 스킬
업무 변화
[ 기존 방식 ]
회사별 자료를 보고서마다 반복 입력 → 통합보고서 재작성 → 모든 합계 직접 확인
[ 개선된 방식 ]
원본 파일을 한 번만 입력 → 회사별·통합 보고서와 검산 결과 생성 → 불일치·확인 필요 항목만 검토
계정과목과 합계 중심의 원본을 사업부별 금액과 전체 합계를 확인할 수 있는 보고서 구조로 정리했습니다.
※ 좌우 자료는 기준 기간이 달라 금액의 직접 대조가 아닌 문서 구조 비교 예시입니다.
자동화 과정에 적용한 안전장치
보고서가 만들어졌다는 사실만으로 업무가 완료되는 것은 아닙니다.
숫자를 다루는 업무인 만큼 기존 계산식이 유지되는지, 계정과목이 올바르게 연결됐는지, 합계가 일치하는지를 함께 확인해야 합니다.
반복 입력은 자동화하되 기존 수식과 회계 판단이 필요한 항목은 보호하도록 안전장치를 구성했습니다.
적용한 기준은 다음과 같습니다.
기존 양식의 수식 셀은 수정하지 않고 값이 들어가는 칸만 반영
회사마다 다른 계정과목은 확인된 대응표를 기준으로 연결
확실하지 않은 계정과 내부거래는 임의로 처리하지 않고 확인 대상으로 표시
부문별 금액의 합과 전체 합계가 일치하는지 자동 검산
플랫폼별 정산서 통합과 개인별 정산자료 작성
콘텐츠 정산 업무에서는 플랫폼마다 정산서의 열 이름과 구조가 달라 각 파일을 하나씩 확인해야 합니다.
자료를 공통 형식으로 합친 뒤 작품과 정산 대상자를 연결해 정산액을 계산하고, 통합 자료를 개인별로 다시 나누어 안내 메일까지 작성해야 합니다.
정산 금액의 정확성뿐 아니라 다른 사람의 정보가 개인별 자료에 섞이지 않았는지도 확인해야 합니다.
서로 다른 플랫폼 정산서를 하나로 통합하고 금액을 검산한 뒤, 개인별 정산자료와 메일 초안으로 안전하게 분리하는 과정입니다.
생성형 AI로 개선한 과정
플랫폼별 정산서의 구조와 항목 확인
통합 정산표에서 사용할 공통 기준 정의
작품과 정산 대상자 연결
판매액, 수수료 및 정산액 계산
원본 합계와 통합 결과 대조
통합 정산표를 개인별 파일로 분리
다른 사람의 정보가 포함되지 않았는지 확인
개인별 정산 안내 메일 초안 작성
주요 결과물
플랫폼 통합 정산표
원본과 통합 결과의 금액 대조 기준
개인별 정산자료 분리 절차
개인별 정산 안내 메일 작성 절차
정산서 통합 및 개인별 분리 스킬
메일은 자동으로 발송하지 않고, 담당자가 수신자와 금액, 첨부파일을 최종 확인한 뒤 발송하도록 구성했습니다.
업무 변화
[ 기존 방식 ]
플랫폼별 형식을 수작업으로 통일 → 정산액 계산 → 개인별 파일과 메일을 각각 작성 → 누락·정보 혼입 직접 확인
[ 개선된 방식 ]
원본 파일을 한 번만 입력 → 통합 정산표·개인별 자료·메일 초안 생성 → 금액·수신자·누락 자동 검산 → 담당자 최종 승인
개인별 자료를 안전하게 나누기 위한 검산
개인별 정산자료는 금액 계산만 맞으면 끝나는 업무가 아닙니다.
수신자와 첨부자료가 일치하는지, 다른 사람의 정보가 섞이지 않았는지, 분리 과정에서 빠진 자료는 없는지 확인해야 합니다.
정산자료를 개인별로 분리한 뒤 수신자, 정보 혼입 및 누락 여부를 세 단계로 확인하도록 구성했습니다.
검산 항목은 다음과 같습니다.
수신자 이메일과 첨부파일의 정산 대상자가 일치하는지 확인
개인별 파일에 다른 사람의 정보가 포함되지 않았는지 확인
개인별 파일의 전체 행 수와 원본 행 수가 같은지 확인
검산을 통과하지 못한 자료는 확정하지 않으며, 실제 메일 발송은 담당자가 직접 진행하도록 했습니다.
지출결의서와 공사일보 검산에도 적용
생성형 AI를 새로운 보고서를 만드는 업무뿐 아니라 기존 문서의 숫자와 누락을 확인하는 데도 적용했습니다.
지출결의서의 작성 금액과 근거 자료를 대조하고, 공사일보의 항목별 소계와 전체 합계가 맞는지 점검했습니다.
지출결의서 금액과 근거 자료 대조
항목별 합계와 최종 결의 금액 확인
공사일보의 소계와 전체 합계 검산
누락되거나 추가 확인이 필요한 항목 표시
결재 또는 게시 전 확인사항 정리
결과물 생성과 검산을 하나의 과정으로
각 업무에서 사용하는 문서는 달랐지만 개선 방식은 같았습니다.
첫째, 원본 확인과 데이터 정리, 결과물 작성을 하나의 흐름으로 연결했습니다.
둘째, 보고서와 정산표를 만드는 데 그치지 않고 원본 합계와 결과값을 대조했습니다.
셋째, 불확실한 값은 자동으로 확정하지 않고 담당자의 확인 대상으로 남겼습니다.
넷째, 실습 당일의 결과물로 끝내지 않고 새로운 원본 파일에도 같은 기준을 적용할 수 있도록 업무 과정을 스킬로 정리했습니다.
실제 업무에 남는 생성형 AI 교육
이번 교육은 정해진 예제를 따라 하는 대신 실제로 사용하는 문서와 업무 규칙을 중심으로 진행했습니다.
생성형 AI가 담당자의 판단을 대신하도록 한 것이 아니라, 반복적인 입력과 정리, 계산을 줄이고 담당자가 중요한 검토에 집중할 수 있도록 업무 절차를 설계했습니다.
실제 업무 문서와 판단 기준을 바탕으로, 반복적인 입력·정리·검산 과정을 현업에서 다시 사용할 수 있는 생성형 AI 업무 스킬로 구현했습니다.
