월간 자금계획 운임수입의 청구 목록·소계·계획표 3중 대조 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

옮기는 일이라고 적혀 있었다

재무관리팀은 매달 말 다음 달 월간 자금계획을 만듭니다.

들어올 돈과 나갈 돈을 주차별로 미리 적어, 달 중간에 현금이 모자라지 않는지 보는 표입니다.

들어올 돈 쪽은 거래처에 청구해 둔 운임이 중심입니다. 본사·부산·인천 세 곳이 각자 청구 목록을 따로 둡니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"기존 엑셀 시트에서 거래처명 및 금액 데이터를 옮기는 단순 업무인데, 시간이 오래 걸리는 점"

바라는 점도 분명했습니다. 거래처별로 금액이 맞게 옮겨졌는지 확인받고 싶다는 것이었습니다.

저희도 처음엔 청구 목록을 주차별로 나눠 계획표에 붙여 주면 된다고 봤습니다.

그런데 지난달 계획 파일을 열어 계획표 칸이 어디서 숫자를 가져오는지 거꾸로 따라가 보니, 옮기기보다 먼저 볼 곳이 있었습니다.

계획표가 가져가는 칸이 비어 있었다

청구 목록은 주차마다 거래처 줄을 쭉 적고, 맨 아래에 그 주의 소계를 둡니다.

계획표의 운임수입 칸은 거래처 줄이 아니라 이 소계 한 칸을 그대로 가져갑니다.

본사 목록에서 4주차와 5주차 소계에는 더하기 식이 들어 있었습니다.

1·2·3주차 소계 칸에는 식이 없었습니다. 값을 손으로 쳐 넣거나, 비어 있는 채로 계획표에 넘어가는 자리입니다.

거래처 줄을 아무리 정확히 옮겨도, 소계를 손으로 쳤다면 계획표에는 그 손 숫자가 올라갑니다.

거래처 줄을 다시 더한 값, 소계 칸, 계획표 칸. 이 셋이 같은지부터 본다.

과정 둘째 날에는 정상·누락·이상 자료를 일부러 섞어 넣고, Claude가 빈칸을 메워 버리는지 멈추고 알리는지를 시험합니다. 식 없는 소계는 그 시험에 그대로 쓸 수 있는 자료였습니다.

같은 회사인지, 다른 줄인지

거래처별로 맞는지 보려면 먼저 같은 거래처를 하나로 묶어야 합니다.

그런데 목록의 이름은 한결같지 않았습니다. '(주)'가 앞에 붙은 줄과 뒤에 붙은 줄, 띄어쓰기가 하나 더 있는 줄, 이름 끝에 빈칸이 하나 숨어 있는 줄이 섞여 있었습니다.

엑셀은 끝에 빈칸 하나만 달라도 다른 회사로 셉니다.

같은 주에 같은 거래처가 두 줄인 경우도 여럿이었습니다.

대개는 원화 청구 한 줄, 달러 청구 한 줄로 나눠 적은 것입니다. 옆 메모 칸에 '외화'라고 적혀 있으면 그렇게 읽을 수 있습니다.

메모가 없는 두 줄은 자료만으로는 나눠 적은 것인지 두 번 적은 것인지 알 수 없어, '확인 필요'로 남겼습니다.

메모 칸에는 '5월'(앞선 달에 청구한 것으로 보이는 표시), '어음'(약속한 날에 돈을 받기로 한 증서)도 손으로 적혀 있었습니다. 입금 날짜를 읽는 방식이 달라지는 줄이라, 메모를 분류 열로 옮겼습니다.

환율은 두 개가 나란히 있다

달러 청구 줄에는 청구할 때 쓴 환율이 줄마다 따로 계산됩니다.

계획표는 달러 합계를 표 맨 위에 적어 둔 고정 환율 하나로 다시 원화로 바꿉니다.

둘 중 무엇이 맞다고 할 일은 아닙니다. 다만 같은 달러 금액이 목록과 계획표에서 다른 원화로 보일 수 있다는 것을, 대조표에 두 환율을 나란히 적어 미리 보이게 했습니다.

Claude에게 맡긴 순서

1. 계획표 칸을 거꾸로 따라가기
   넣은 것: 지난달 자금계획 파일(계획표 시트와 지점별 청구 목록 세 장).
   요청: "계획표 운임수입 칸마다, 어느 시트 어느 칸을 가져오는지 표로 적어 줘."
   나온 것: 칸마다 연결된 소계 위치. 1·2·3주차 소계에는 식이 없다는 표시.
   확인: 저희가 해당 칸을 직접 열어 식 유무를 다시 봤습니다.

2. 소계 세 번 맞춰 보기
   넣은 것: 지점별 청구 목록.
   요청: "주차마다 거래처 줄을 다시 더한 값, 소계 칸 값, 계획표 칸 값을 나란히 놓고, 다르면 그 주를 표시해 줘. 금액은 고치지 마."
   나온 것: 주차 × 지점 대조표와 어긋난 칸 목록.
   확인: 어긋난 주는 담당자가 원래 목록을 열어 봅니다.

3. 거래처 이름 묶기
   넣은 것: 같은 목록.
   요청: "이름이 비슷한 거래처는 합치지 말고 짝으로 보여 줘. 끝 빈칸·(주) 위치·띄어쓰기 차이도 적어 줘."
   나온 것: 같은 회사로 보이는 이름 짝 목록, 같은 주 두 줄 목록.
   확인: 같은 회사인지, 원화·달러로 나눈 줄인지 담당자가 정합니다.

4. 메모를 분류 열로
   넣은 것: 메모 칸('외화', '5월', '어음').
   요청: "메모를 이전 달분·어음·외화 열로 옮기고, 메모 없는 줄은 비워 둬."
   나온 것: 분류 열이 붙은 거래처 목록.
   확인: 분류가 비어 있는 줄은 지어내지 않고 빈칸으로 둔 게 맞는지 봅니다.

과정 첫째 날의 신호등에서 '금액 확정'은 맡기면 안 되는 칸에 있습니다. 그래서 모든 요청에 '고치지 말고 표시만'을 붙였습니다.

다음 달 계획을 만들 때

계획표 양식과 항목은 그대로입니다. 바뀐 건 옮기기 전에 맞춰 보는 순서입니다.

메모를 읽을 수 있는 사람이 한 명일 때

'5월', '어음' 같은 메모는 적은 사람에게는 충분한 설명입니다.

휴가나 인사이동으로 다른 사람이 다음 달 계획을 열면, 그 두 글자가 무슨 뜻인지부터 물어야 합니다.

분류 열로 옮겨 두면 그 질문이 표 안에서 답해집니다.

누가 열어도 같은 숫자로 읽히는 월간 자금계획. 지난달 계획 파일과 지점별 청구 목록을 가져오시면, 계획표 칸을 거꾸로 따라가는 일부터 저희와 같이 해 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.