등록증·허가증·계약서의 날짜 이름 붙이기와 갱신 알림·게시 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

만료일만 알려 주면 될 줄 알았다

기획관리팀은 회사가 사업을 하는 데 필요한 등록증·허가증·계약서를 PDF로 모아 관리합니다.

갱신 때가 되면 관청에 신고해 새 판본을 받고, 사내 게시판이나 공유 폴더에 다시 올립니다.

사전 설문에 적힌 바람은 두 가지였습니다.

"등록증·허가증·계약서 만료기한 임박시 리마인드 알림 설정"

"게시판 또는 공유폴더 자동 업로드"

저희도 처음엔 문서마다 만료일 하나를 뽑아, 그 날짜 전에 알림을 걸면 된다고 봤습니다.

그런데 함께 받은 허가증 한 장을 살펴보니, '만료일'이라고 적힌 칸이 없었습니다.

허가증 한 장에 날짜가 넷

살펴본 문서는 화물 운송 주선 사업 허가증입니다.

운송 주선은 짐을 보내려는 회사와 트럭 운송사를 이어 주는 일로, 이 허가가 있어야 영업을 할 수 있습니다.

이 한 장에 날짜가 네 군데 적혀 있었습니다.

1. 처음 허가받은 날 — 20여 년 전 날짜

2. 이번에 새로 발급한 날 — 올해 여름

3. 주기적 신고를 마친 날 — 발급한 날과 같은 날

4. 다음 신고를 해야 하는 기간 — 5년 뒤, 석 달짜리 기간

앞의 세 개는 이미 지난 날짜입니다.

알림이 걸려야 할 건 마지막 하나뿐인데, 이건 하루가 아니라 시작과 끝이 있는 기간입니다.

AI에게 "만료일을 찾아 줘"라고만 하면 넷 중 하나를 골라 옵니다.

어느 날짜를 골랐는지는 결과만 봐서는 알 수 없습니다.

날짜는 이름을 붙여 모두 옮긴다. 알림은 앞으로 올 날짜에만 건다.

이 허가증은 스캔본이라, 파일 안에 복사할 수 있는 글자가 없습니다.

AI가 그림을 보고 숫자를 읽어야 하니, 한 자리만 잘못 읽어도 알림이 5년 단위로 어긋날 수 있습니다.

과정 둘째 날에는 일부러 이상한 자료를 넣고 AI가 멈추는지 시험합니다. 이 업무에서는 날짜 한 자리가 그 시험 문제입니다.

올릴 곳부터 정해져 있지 않았다

두 번째 바람인 자동 업로드를 보려고, 함께 받은 사내 게시판 화면을 훑어봤습니다.

첫 화면에 보이는 글은 15개였습니다.

등록증·허가증만 모아 두는 게시판은 따로 없었습니다.

제목도 앞에 [기획관리팀]이 붙은 글과 안 붙은 글이 섞여 있었습니다.

그러니 "자동으로 올려 줘"보다 먼저 어느 게시판에, 어떤 제목으로, 지난 판본은 어떻게 둘지를 정해야 했습니다.

교육에서 드린 키트의 신호등도 팀 공유 공간에 올리는 일은 노란불, 즉 사람 승인이 필요한 일로 봅니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 날짜는 모두, 이름을 붙여서 — 처음 허가일·발급일·신고일·다음 신고기간 시작과 끝·계약 종료일을 원본 문구 그대로 옮깁니다.

2. 알림은 앞으로 올 날짜에만 — 기간이면 시작일을 기준으로 잡고, 며칠 전에 알릴지는 팀이 정합니다.

3. 날짜가 없는 문서는 '확인 필요' — 만료도 신고 기간도 적혀 있지 않으면 지어내지 않고 따로 모읍니다.

4. 게시는 초안까지 — 제목은 '[기획관리팀] 문서 종류_발급일'로 맞추고, 올리는 건 사람이 합니다.

계약서를 현행 법령과 대조해 보고 싶다는 바람도 적혀 있었습니다.

계약 관련 확정은 신호등의 빨간불이라, 저희는 종료일과 자동 연장 조항을 찾아 표시하는 데까지만 맡기기로 했습니다.

이렇게 돌아가게 짰습니다

1. 넣은 것 — 허가증 스캔 PDF, 등록증·계약서 PDF 폴더, 게시판 첫 화면

2. 요청 — 키트 지시문의 "기준 시점이 다른 자료는 따로 보여 줘"에 저희가 한 줄을 붙였습니다. "날짜마다 그 날짜가 무엇인지 원본 문구 그대로 적어 줘."

3. 나온 것 — 문서마다 날짜가 이름과 함께 한 줄씩 정리된 알림표 초안과, 정해 둔 제목으로 쓴 게시글 초안

4. 확인 — 날짜를 원본 이미지와 한 자리씩 맞춰 보고, 승인을 받은 뒤 사람이 게시판에 올립니다.

다음 갱신 때 달라지는 것

PDF 폴더도, 사내 게시판도 지금 쓰던 그대로입니다.

거래처가 '최신본'을 달라고 할 때

허가증과 등록증은 입찰이나 거래처 등록 때 회사 밖으로 나가는 문서입니다.

게시판에 지난 판본과 새 판본이 섞여 있으면, 급할 때 집어 든 파일이 지난 판본일 수 있습니다.

문서마다 발급일과 다음 신고기간이 한 줄로 정리돼 있으면, 지금 유효한 파일이 어느 것인지 바로 고를 수 있습니다.

5년에 한 번 오는 신고도, 내일 거래처에 보낼 사본도 같은 표 한 장에서 찾습니다. 갖고 계신 허가증·등록증 PDF 몇 장을 가져오시면, 날짜에 이름을 붙이는 기준부터 교육에서 함께 정합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.