교육비 미입금 관리·입금 안내 메일 자동화_ [역량 강화: Claude] 기업 지식 자산화 및 지능형 업무 서포트 시스템 구현

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

한 달에 한 번, 교육기관의 수납 담당자는 두 개의 표를 오갑니다.

공유 시트에서 해당 월에 계산서를 발행한 기업의 입금 여부를 확인하고, 따로 관리하는 담당자 정보에서 미입금 기업의 담당자명과 이메일을 찾아 안내 메일을 씁니다.

메일 쓰기를 자동화하는 것은 어렵지 않아 보였습니다.

하지만 안내 메일은 한 번 나가면 되돌릴 수 없습니다. 그래서 이번 프로젝트는 메일을 대신 보내는 것이 아니라, 보내기 전에 누구에게 왜 보내는지를 한눈에 확인하게 만드는 데서 출발했습니다.

대조 작업에서 대조 결과를 확인하는 업무로

기존에는 담당자가 두 개의 표를 오가며 기업명과 이메일을 직접 맞췄습니다. 프로젝트에서는 두 표를 읽어 미입금 기업을 추출하고, 기업명 표기 차이를 정리해 자동으로 매칭한 뒤 매칭 결과를 스스로 검산하도록 했습니다.

안내 준비 흐름

1. 입금 현황표와 담당자 정보표 불러오기(시트 연결이 안 되면 내려받은 파일 사용)

2. 계산서 발행월 기준 미입금 기업 추출

3. 기업명 표기 차이를 정리해 담당자 정보와 매칭

4. 빠진 기업, 매칭 일치, 이메일 중복 배정, 매칭 실패 재확인 검산

5. 기업별 입금 안내 문안 작성

6. 발송 전 대조표 생성

7. 담당자 승인 후 직접 발송, 발송 기록은 공유 시트에 붙여넣기

시트에서 바로 읽지 못하고 내려받은 파일로 넘어간 경우에는 어떤 경로를 왜 썼는지 반드시 알리도록 했습니다. 안내 문안에는 독촉으로 읽힐 수 있는 표현을 쓰지 않도록 했습니다.

애매한 건은 자동으로 확정하지 않았습니다

발송 전 대조표에는 기업명, 청구액, 입금액, 차액, 담당자, 이메일과 판정 근거를 함께 표시했습니다.

담당자는 이 표 하나로 누구에게 어떤 근거로 안내가 나가는지 확인한 뒤 승인합니다.

부분입금, 초과입금, 입금일이 계산서 발행일보다 앞선 건, 매칭에 실패한 기업은 자동으로 안내 대상에 넣지 않고 '확인 필요'로 따로 분리했습니다.

담당자가 사정을 확인한 뒤 안내 여부를 정합니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

[ 기존 방식 ]
시트 필터 → 눈으로 입금 확인 → 담당자 정보 수동 대조 → 메일 개별 작성·발송 → 발송 기록 수기 입력 → (후속 확인 없음)

[ 개선한 흐름 ]
시트 읽기 → 미입금 추출·매칭·검산 → 기업별 문안·발송 전 대조표 → 담당자 승인 후 발송 → 1·2차 비교로 2차 대상 추출 → 월별 요약

자동화는 대상을 추리고 매칭과 문안, 대조표를 준비합니다. 어느 기업에 안내를 보낼지, 메일 발송과 공유 시트 기록은 담당자가 직접 합니다.

끊겨 있던 2차 안내를 이어 붙였습니다

1차 안내 이후 입금 현황을 다시 읽어 1·2차를 비교하고, 여전히 미입금인 기업을 2차 안내 대상으로 뽑도록 했습니다.

다만 "안내 후 며칠 뒤 다시 확인할지"는 아직 회사 기준이 정해지지 않았기 때문에, 기준일이 비어 있으면 임의로 정하지 않고 담당자에게 되묻게 했습니다.

기준일만 정하면 바로 쓸 수 있는 상태로 남겨 두었습니다.

월별 요약에서는 입금완료 금액과 미입금 금액의 합이 전체 청구액과 맞는지 확인한 뒤 보고자료를 만들도록 했습니다.

미입금 안내 자동화는 메일을 대신 보내는 것이 아니라, 누락과 오발송을 발송 전에 걸러내고 한 번으로 끝나던 안내를 후속 관리까지 이어지게 만드는 데 있습니다.