일일 자금실적 프로젝트별 집계 자동화

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

입출금만 적으면 실적은 저절로 나올까

기획관리팀의 자금실적은 매일 돌아갑니다. 통장 내역으로 입출금현황을 쓰고, 자금회계일보로 잔액을 맞추고, 사무소·프로젝트별로 집계해 일간·월간 자금실적을 채웁니다.

사전 설문에 적힌 바람은 분명했습니다.

"프로젝트 단위로 집계 자동화, 입출금만 작성하면 실적 파일은 자동 집계"

저희는 함께 받은 샘플 파일 세 개와 업무 프로세스 문서로 8월 10일 부산 하루치를 끝까지 따라가 보기로 했습니다.

입출금현황 한 장이 일간자금실적과 월간 보고 양식까지 어떻게 이어지는지 보려고요.

하루치는 원 단위까지 맞았다

입출금현황의 입금 적요를 하나씩 일간자금실적 부산 칸과 대 보니, 인천부곡·부산경남임대·부산(창구)·양산·녹산·두동창고 여섯 칸이 모두 원 단위까지 맞았습니다.

잔액도 그랬습니다. 입출금현황의 금일 총잔액, 회계일보의 금일잔액 합계, 일간자금실적의 부산잔액이 같은 값이었습니다.

프로세스 문서에 적힌 "입출금 잔액 = 회계일보 잔액 = 실적 잔액"이 그대로 지켜지고 있었습니다.

맞춰 보면서 집계 규칙도 보였습니다. 적요는 [발생 월] [사무소·프로젝트] [거래처] 순서이고, 프로젝트를 정하는 건 두 번째 단어입니다.

다만 이 규칙을 Claude에게 그대로 맡기기엔 걸리는 줄이 있었습니다.

• '8월 임대료 ○○' — 두 번째 단어가 사무소가 아니라 '임대료'입니다. 실제로는 부산경남임대 칸으로 갑니다.

• '부곡'은 '인천,부곡' 한 칸으로 들어갑니다. 단어와 칸 이름이 1:1이 아닙니다.

• 일간자금실적에는 '부산(창구)'와 '부산' 두 칸이 있고, 이날 부산 입금은 모두 '부산(창구)'로 갔습니다.

• 外 줄은 금액을 적은 게 아니라 '통장 입금 합계 − 위 줄들'을 수식으로 넣은 나머지입니다.

• 비고의 통장 이름 자리에 '위와 같음'을 뜻하는 따옴표(")가 36칸 있습니다. 사람은 읽지만, 그대로 넘기면 통장이 비어 보입니다.

어긋난 건 자동 집계 쪽이었다

하루치가 맞았으니 이제 '자동 집계'라고 부르던 쪽을 볼 차례였습니다.

월간 시트는 일간 시트를 주 단위로 더하는 수식으로 채워집니다. 저희는 이 수식을 칸마다 이웃 칸과 비교했습니다.

그래서 사무소별 표의 '8월 계' 기말 잔액은 주별 칸의 마지막 잔액과 서로 다른 값이 나옵니다. 같은 시트 안에 잔액이 두 개인 셈입니다.

더 조심스러운 건 부산경남임대수입입니다. 첫 주에 임대료가 들어오면 일간 잔액에는 반영되니 세 잔액은 그대로 맞습니다. 월간 보고 칸에서만 조용히 빠집니다.

잔액 세 개가 맞는다고 보고서 칸이 다 찬 것은 아니다. 월간 칸은 일간 합계와 줄마다 다시 맞댄다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 다섯 가지

1. 적요 → 칸 대응표를 먼저 만든다. '부곡 → 인천,부곡', '임대료 → 부산경남임대'처럼 단어와 칸을 한 줄씩 적고, 표에 없는 단어는 '확인 필요'로 멈춥니다.

2. '부산'과 '부산(창구)'의 차이를 정한다. 셋째 날 만드는 용어 사전 자리입니다.

3. 따옴표(")는 바로 위 통장으로 풀어서 읽는다. 풀 수 없으면 집계하지 않습니다.

4. 外 줄은 나머지 금액임을 표시한다. 통장 입금 합계와 다시 맞는지 따로 확인합니다.

5. 월간 칸은 일간 합계와 줄마다 대조한다. 수식이 빠진 칸이 의도된 빈칸인지는 담당자가 판단합니다.

둘째 날에는 정상·누락·이상 세 벌의 자료로 시험합니다. 이 업무에서 '이상 자료'는 대응표에 없는 적요 한 줄입니다. 그 줄에서 합치지 않고 멈추는지가 첫 번째 통과 기준입니다.

내일 아침 입출금현황을 쓴 뒤

입출금현황 양식도, 회계일보도 그대로입니다. 매일 쓰던 적요의 규칙을 글로 꺼내 두고, '자동'이라고 믿던 칸을 한 번 의심해 보는 순서가 더해질 뿐입니다.

결산 때 맞춰 보면 늦다

월간 집계의 작은 차이는 평소엔 잘 보이지 않다가 결산 때 한꺼번에 드러납니다. 그때는 어느 달에서 시작됐는지 거슬러 찾아야 합니다.

이웃 칸과 다른 수식을 매달 미리 꺼내 두면, 결산 전에 이미 정리돼 있습니다.

결산 직전에 몇 달 치를 거슬러 찾는 일은 누구에게나 괴롭습니다. 이번 달 자금실적 파일을 가져오시면, 미리 꺼내 보는 점검 순서를 같이 만들어 드립니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.