터미널 비용 구상 청구 집계표의 근거 추적 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

PDF에서 금액만 옮기면 되는 줄 알았다

심사팀은 매달 터미널과 대리점이 보낸 인보이스로 구상 청구 집계표를 만듭니다.

야간·휴일 하역 할증, 냉동 컨테이너 모니터링, 장치료처럼 상대 선사에 다시 청구할 비용입니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"Vendor별 상이한 Invoice(PDF) 양식 확인하여 데이터 추출·계산, Excel 입력 및 검증까지 전 과정이 수작업"

저희도 처음엔 PDF에서 금액을 읽어 집계표 칸에 넣어 주면 된다고 봤습니다.

그런데 한 달 치 인보이스와 그 달 집계표를 줄마다 맞대 보니, 옮기기 전에 정할 게 있었습니다.

인보이스 한 장에 청구할 줄은 일부뿐

항구 A 터미널의 하역 인보이스에는 수입·수출 하역료와 야간 작업 할증이 함께 적혀 있습니다.

상대 선사에 청구하는 건 그중 야간 할증 세 줄입니다. 정규 하역료는 청구 대상이 아닙니다.

집계표에는 이 세 줄이 숫자 세 개를 더한 식으로 손으로 들어가 있었습니다.

결과는 맞습니다. 다만 두어 달 뒤 이 칸을 보면, 어느 인보이스의 어느 줄을 더했는지 알 수 없습니다.

항구 C의 휴일 할증도 같은 식이었습니다. 양식이 달라 'Sunday work'라는 이름으로 적혀 있을 뿐입니다.

청구 대상 줄만 뽑는다. 뽑은 줄마다 인보이스와 쪽, 원래 항목명을 옆에 남긴다.

과정 넷째 날 Skill 레시피의 '필요한 자료' 칸이 이 자리입니다. 업체마다 다른 항목명을 어느 청구 항목으로 볼지 먼저 적어 둡니다.

한 장에 일곱 항차, 집계표엔 한 줄

항구 A 다른 터미널의 장치료 인보이스에는 모선 두 척, 일곱 항차의 장치 일수가 나뉘어 적혀 있습니다.

집계표에는 총액 전체가 첫 항차 이름으로 한 줄에 들어갔습니다. 냉동 컨테이너 모니터링 인보이스도 같았습니다.

항차별로 나눠 청구해야 한다면 이 줄은 다시 쪼개야 합니다. 한 줄로 모아 청구하기로 했다면 그대로 둬도 됩니다.

어느 쪽인지는 자료만으로 알 수 없어 '확인 필요'로 남겼습니다.

항차 번호 끝 글자도 달랐습니다. 인보이스에는 W나 E/W가, 집계표에는 E만 적힌 줄이 있었습니다.

과정 둘째 날에는 값이 비거나 어긋난 자료를 일부러 넣고, Claude가 빈칸을 지어내는지 멈추고 알리는지를 시험합니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 청구 대상 항목표 — 야간·휴일 할증, 냉동 모니터링, 장치료. 업체마다 다른 항목명을 여기에 묶어 둡니다.

2. 줄마다 근거 — 인보이스와 쪽, 원래 항목명, 수량×단가를 함께 적습니다. 원본에서 못 찾은 줄은 '근거 없음'으로 따로 모읍니다.

3. 여러 항차가 한 장이면 나누지 않기 — 배분 기준이 정해지기 전까지 '확인 필요'로 표시합니다.

4. 금액 확정과 청구는 사람 — Claude는 집계표 초안과 대조 목록까지만 만듭니다.

다음 달 인보이스가 들어오면

집계표 양식도, 환율 칸도 그대로입니다. 받은 인보이스 PDF를 폴더에 넣기만 하면 됩니다.

"이 금액, 인보이스 어디에 있나요?"

구상 청구는 인보이스를 받고 한참 뒤에 나가고, 받는 쪽은 근거를 되묻는 일이 많습니다.

그때 집계표에 더하기 식만 남아 있으면, 지난 인보이스 묶음을 처음부터 다시 넘겨야 합니다.

줄 옆에 쪽 번호가 붙어 있으면, 답장은 그 쪽을 찾아 첨부하는 것으로 끝납니다.

상대 선사가 근거를 물어 올 때 바로 그 쪽을 펼쳐 보일 수 있는 집계표. 지난달 인보이스 묶음과 집계표를 가져오시면, 청구 대상 항목표부터 저희와 같이 만들어 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.