최신 스케줄로 다시 잡는 선박 연료 보급 사전 알림 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

보급 7일 전에 알림만 걸면 될 줄 알았다

운항팀은 선박이 쓸 연료유(벙커)의 보급을 챙기고, 보급이 끝나면 청구와 지불까지 관리합니다.

같은 칸에 선박 스케줄 업데이트도 함께 적혀 있었습니다. 사전 설문의 바람은 이랬습니다.

"벙커 청구시 선박이 벙커가 필요한 시점에 청구서를 보낼 수 있게 미리 사전 알림을 주는 기능"

사내 시스템의 보급 계획 화면에는 이미 마감일 칸이 있습니다. 저희도 처음엔 그 날짜에 알림만 걸면 된다고 봤습니다.

그런데 보급 계획 화면, 스케줄 화면, 2018년부터 쌓인 보급 기록 엑셀을 나란히 놓으니 날짜가 그대로 있지 않았습니다.

마감일은 입항 예정일에서 7일, 그 입항 예정일이 움직인다

보급 계획 화면의 마감일은 줄마다 입항 예정일(ETA)에서 정확히 7일을 뺀 날입니다. 화면에 보이는 22줄이 모두 그랬습니다.

같은 날 스케줄 화면을 보니, 태풍 피항으로 한 선박의 일정이 500시간 넘게 밀려 있었습니다. 기항지 하나를 건너뛴 줄도 있었습니다.

보급 계획을 넣은 날의 입항 예정일로 마감일을 정해 두면, 스케줄이 바뀐 뒤에는 그 마감일이 틀립니다.

알림일은 보급 계획이 아니라 가장 최근에 내려받은 스케줄에서 다시 계산한다.

교육에서 드린 키트 지시문 ④에도 이 자리가 있습니다.

"기준 시점(주차·월)이 다른 자료는 따로 보여 줘."

이 업무에서는 스케줄을 내려받은 시각이 기준 시점입니다. 알림 초안의 줄마다 그 시각을 붙이기로 했습니다.

7일은 기준선이었고, 실제 발주 간격은 제각각

보급 기록 엑셀에서 발주일과 보급일이 함께 적힌 1,841건의 간격을 세어 봤습니다.

짧게는 당일, 길게는 4주 가까이 앞서 발주한 기록이 있습니다. 7일 하나로 모든 선박을 맞추면 알림이 너무 이르거나 늦어집니다.

같은 시트 위쪽의 선박별 표에는 보급 주기가 "3 VOY.(4주)"처럼 글로 적혀 있습니다. 17척 중 6척은 유종마다 주기가 달랐습니다.

"2 - 3주"처럼 범위로 적힌 칸도 있습니다. 이런 칸은 하나로 정해 넣지 않고 '확인 필요'로 남깁니다.

12월에 낸 발주가 다음 해 12월로 적힌 기록

간격을 세다가 마이너스 350일 안팎이 나온 줄이 6개 있었습니다. 모두 1월 초 보급이고, 발주일이 그해 12월 말로 적혀 있습니다.

실제로는 전해 12월에 발주했을 텐데 연도만 한 해 뒤로 들어간 것으로 보입니다. 월·일만 입력하면 엑셀이 올해 연도를 붙이기 때문입니다.

청구 쪽 자료도 비슷했습니다. 8월 보급분을 정리한 보급표 52줄 중 21줄은 선박명과 보급일 칸이 비어 있습니다.

한 선박이 두 유종을 받으면 둘째 줄부터 칸을 비워 두는 방식입니다. 이 표를 정렬하거나 거르면 그 줄이 어느 선박 것인지 사라집니다.

과정 둘째 날에는 정상·누락·이상 자료를 일부러 섞어 시험합니다. 이 업무라면 연도가 뒤집힌 줄이 그 시험 문제입니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 스케줄은 그날 내려받은 파일로 — 사내 시스템에는 직접 들어가지 않으니, 보급 계획과 스케줄을 파일로 꺼내 폴더에 둡니다.

2. 알림일은 최신 입항 예정일로 다시 계산 — 계획을 넣은 날의 마감일은 참고로만 보여 줍니다.

3. 보급 주기는 유종마다 숫자로 — 글로 적힌 주기를 표로 바꾸고, 범위로 적힌 칸은 '확인 필요'로 둡니다.

4. 날짜가 거꾸로면 멈춘다 — 발주일이 보급일보다 늦거나 선박명이 빈 줄은 계산하지 않고 목록으로 따로 모읍니다.

넷째 날 다루는 원칙도 같습니다. 초안까지는 Claude, 보내는 일은 사람입니다.

내일 아침, 스케줄 변경 메일이 먼저 와 있을 때

사내 시스템도, 보급 기록 엑셀도 그대로입니다. 아침에 스케줄과 보급 계획을 내려받아 폴더에 넣는 순서만 더해집니다.

보급 기록은 한 달 뒤 지불할 때 다시 열린다

보급표의 지불 기한은 보급일에서 30일 뒤로 잡혀 있습니다. 보급을 마친 기록은 한 달 뒤 인보이스를 맞춰 볼 때 다시 꺼내집니다.

그때 선박명이 빈 줄이나 연도가 틀린 날짜가 섞여 있으면, 지불 확인이 기록을 되짚는 일부터 시작됩니다. 알림을 만들며 기록을 정리해 두면 그 수고까지 같이 줄어듭니다.

알림은 보급 전에, 기록은 지불 때 한 번 더 쓰입니다. 그날 내려받은 스케줄과 지난달 보급표를 가져오시면 유종별 주기표부터 저희와 같이 채워 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.