운항팀 주간회의자료의 칸별 옮김 규칙 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

메일을 양식에 옮겨 붙이기만 하면 되는 줄 알았다

운항팀은 매주 월요일 주간회의자료를 만듭니다. 유가, 용선료 지수, 새로 체결된 용선 계약, 항로별 선박 스케줄과 지연이 한 장에 들어갑니다.

재료는 대부분 메일로 옵니다. 사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"관련 내용 메일을 하나하나 수신체크를 해야하고, 하나하나 수기로 정리해야하기 때문에 일정 시간이 소요된다."

저희도 처음엔 메일을 모아 넣고 기존 양식 순서대로 채워 달라고 하면 되는 일로 봤습니다.

그런데 한 주 치 메일과 그 주 회의자료를 칸마다 맞대 보니, 메일에 있는 숫자를 그대로 옮기는 칸이 생각보다 적었습니다.

같은 날, 같은 배인데 지연 시간이 다르다

선박 스케줄 메일에는 기항지마다 도착(ETA)·접안(ETB)·출항(ETD) 지연이 따로 적힙니다. 회의자료의 지연 칸은 하나입니다.

한 배는 같은 기항지에서 도착 지연이 -16시간, 출항 지연은 +1시간이었습니다. 회의자료에는 도착 쪽 -16이 들어가 있었습니다.

다른 배는 더 크게 갈렸습니다. 같은 날 받은 지연 안내 메일에는 200시간이 넘는 지연이 적혀 있었습니다.

그런데 회의자료의 그 배 줄에는 다른 기항지와 50시간이 들어가 있었습니다. 회의자료를 쓴 뒤에 지연 메일이 온 것으로 보입니다.

지연 칸의 표기도 섞여 있었습니다. 61칸 중 '225 hours'처럼 적힌 칸이 43개, 숫자만 있는 칸이 13개, 'On schedule'이 4개였습니다.

어느 지연 칸을 옮길지 먼저 정하고, 메일 시각이 회의자료보다 늦으면 그 줄은 '확인 필요'로 띄운다.

과정 둘째 날 일부러 어긋나는 자료를 넣어 보는 시험이 이 자리입니다. AI가 둘 중 하나를 골라 조용히 채우는지, 멈추고 알리는지를 봅니다.

용선 계약 일곱 건 중 다섯 건만 옮겨진 이유

중개사가 보내는 주간 용선 계약 목록에는 그 주 계약이 7건 있었습니다. 회의자료에는 5건만 올라가 있었습니다.

빠진 2건은 둘 다 선박 위치가 유럽 쪽(CONT)으로 적힌 계약이었습니다. 남은 5건은 모두 극동(FE)입니다. 극동 계약만 싣는 규칙으로 보입니다.

빠진 건 중 하나는 용선료가 유로로 적혀 있었습니다. 규칙을 모르는 AI가 그대로 옮기면 달러 칸에 유로 숫자가 섞입니다.

옮기는 과정에서 사라진 표시도 있었습니다. 메일에는 기간 뒤에 '*'가 붙은 계약이 6건인데, 회의자료의 기간 칸에는 별표가 하나도 없습니다.

메일 하단 설명을 보면 '*'는 연장 계약 표시입니다. 새 계약과 연장 계약이 회의자료에서는 구분되지 않는 셈입니다.

메일에 없는 '평균 용선료' 숫자

용선료 지수 메일에는 선형별 항목이 20개 있습니다. 회의자료에는 그중 4개 항목의 지수와 함께 '평균 용선료'가 들어갑니다.

그런데 평균 용선료는 메일 어디에도 없었습니다. 회의자료 옆 칸에 숨겨 둔 고정 계수를 지수에 곱해 계산한 값입니다.

예전 시트에는 실제 시장 용선료와 차이가 있을 수 있다는 안내가 붙어 있었습니다. AI가 이 숫자를 메일에서 가져온 사실처럼 쓰면 안 되는 이유입니다.

항목 번호도 그대로 믿을 수 없었습니다. 2024년에 항목이 새로 끼어들면서, 같은 크기의 배가 예전 시트에선 11번, 지금은 12번입니다.

과정 셋째 날 만드는 용어 사전에는 이런 이름을 적어 둡니다. 번호가 아니라 '몇 TEU급 어떤 배'로 항목을 찾게 하는 겁니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 칸마다 옮김 규칙 — 지연은 어느 열, 용선 계약은 어느 위치, 지수는 어느 항목인지 표 한 장에 적어 둡니다.

2. 메일 시각과 기준일 함께 표시 — 회의자료 작성 시각보다 늦게 온 메일의 값은 바꾸지 않고 '확인 필요'로 띄웁니다.

3. 계산한 값은 따로 — 평균 용선료처럼 메일에 없는 숫자는 '계산값'으로 표시하고, 계산식을 옆에 남깁니다.

4. 지운 표시는 살리기 — 연장 계약 '*', 통화 표시처럼 옮기다 사라지는 표시는 그대로 둡니다.

넷째 날 다루는 원칙 그대로입니다. 초안까지는 Claude, 어떤 숫자로 회의를 할지는 사람이 정합니다.

다음 주 월요일 아침

메일도, 사내 시스템도, 회의자료 양식도 그대로입니다. 시스템 자료는 내려받아 폴더에 넣으면 됩니다.

지난주 회의자료와 나란히 읽히는 숫자

주간회의자료는 혼자 읽히지 않습니다. 지난주 자료 옆에 놓고 "이 배는 얼마나 회복됐나"를 봅니다.

그래서 이번 주에 도착 지연을, 다음 주에 출항 지연을 옮기면 배가 회복된 것처럼 보일 수 있습니다. 옮김 규칙이 매주 같아야 비교가 성립한다고 봤습니다.

회의 테이블에서는 지난주와의 차이가 먼저 읽힙니다. 지난주 회의자료 한 부와 그 주에 받은 메일 묶음을 가져오시면, 칸마다 무엇을 옮기는지 적은 규칙표부터 함께 채워 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.