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월간 화물비·항비 집계의 단가표 분리와 대조 기준 정리
물동량만 넣으면 될 줄 알았던 화물비 집계, 단가는 수식 속에 있었습니다.
01 · BACKGROUND
배경
인천사무소는 매달 항차별 물동량을 엑셀에 넣어 검수료·라싱료·하역료 등 화물비와 항비를 집계하고, 업체 인보이스와 맞춘 뒤 전산에 입력해 전자결재를 올립니다.
02 · PROBLEM
핵심 문제
거래처·계약·항목이 많아 집계와 인보이스 매칭에 시간이 많이 들었고, 처리 데이터를 손으로 입력하고 확인하는 일이 반복됐습니다.
03 · CAUSES
구조적 원인
- 01업체·터미널별 계약 단가가 따로 정리된 표 없이 월별 시트의 수식 안에 숫자로 들어 있었습니다.
- 02단가가 바뀐 달에 새 단가와 옛 단가가 한 시트에 섞여도, 어느 줄이 맞는지 가릴 적용 시작일 기록이 없었습니다.
- 03받은 인보이스 금액이 수식 안에만 적혀 있어, 인보이스와 맞춰 볼 때마다 수식을 열어 원래 금액을 확인해야 했습니다.
- 04지난달 시트를 복사해 쓰는 방식이라 이름표나 계산식이 그대로 남는 칸이 생겼습니다.
04 · SOLUTION
해결 과정
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
단가만 맞으면 집계는 수식이 해 주는 줄 알았다
인천사무소는 매달 항차별 물동량을 넣어 검수료·라싱료·하역료 같은 화물비를 집계하고, 인보이스와 맞춘 뒤 전자결재를 올립니다.
사전 설문에 적힌 바람은 이랬습니다.
"다수 업체, 계약에 대한 자동 적용값 산출, 데이터베이스 기준 필요 자료 산출"
저희도 처음엔 물동량만 넣으면 수식이 비용을 내 주니, 업체별 적용값만 뽑아 주면 되는 일이라고 봤습니다.
그런데 월별 화물비 시트의 수식을 한 칸씩 짚어 보니, 정작 그 적용값이 어디에도 따로 적혀 있지 않았습니다.
1,149칸 | 19줄 | 67칸 |
|---|---|---|
7월 시트에서 단가가 | 단가가 바뀐 달에도 | 항비 시트에서 인보이스 금액이 |
단가표는 없고, 수식 칸마다 숫자가 있다
검수료 칸을 누르면 '20피트 적재 수량 × 2,855'처럼 컨테이너 종류별 단가가 수식 안에 숫자로 들어 있습니다.
하역료, 화물료, 라싱료도 같습니다. 단가를 모아 둔 표가 따로 없으니, 단가를 확인하려면 수식을 하나씩 열어 봐야 합니다.
같은 터미널 안에서도 단가 묶음이 하나가 아니었습니다. 1월 시트의 한 터미널 블록에는 검수료 단가 묶음이 네 가지 섞여 있었습니다.
업체나 작업 조건에 따라 다른 계약일 수 있습니다. 다만 어느 줄에 왜 그 단가를 썼는지는 시트 어디에도 남아 있지 않았습니다.
과정 셋째 날 만드는 용어 사전이 이 자리입니다. 단가 묶음마다 이름과 적용 조건을 붙여 두면, AI도 같은 질문에 같은 단가를 고릅니다.
단가가 바뀐 달, 옛 숫자가 남은 줄
7월 시트에서는 검수료와 하역료 단가가 새 묶음으로 바뀌었습니다. 대부분의 줄은 새 단가였는데, 일부 줄은 그대로였습니다.
검수료 — 9개 항차 줄이 6월까지 쓰던 단가 그대로
하역료 — 10개 항차 줄이 6월까지 쓰던 단가 그대로
새 계약 이전에 입항한 항차라 옛 단가가 맞는 줄일 수도 있고, 고치다 빠진 줄일 수도 있습니다. 시트만으로는 둘을 가를 수 없습니다.
같은 달 라싱료 합계 칸에는 계산식 대신 숫자 2가 들어간 줄이 68곳 있었습니다. 인보이스를 기다리는 표시인지 확인이 필요합니다.
단가는 단가표 한 곳에만 두고, 적용 시작일을 함께 적는다.
인보이스 금액은 수식 안에만 있다
항비 집계 시트도 살펴봤습니다. 도선료와 도선선료 칸은 '인보이스 금액 − 할증'처럼 받은 금액을 수식 안에 직접 적어 기본료를 남기는 방식이었습니다.
그래서 화면에 보이는 숫자는 기본료뿐이고, 인보이스에 찍힌 원래 금액은 수식을 열어야 보입니다. 인보이스와 맞춰 볼 때 이 금액이 기준인데 말이죠.
7월 시트 아래쪽에는 '5월 예산'이라는 이름표도 남아 있었습니다. 지난 시트를 복사해 쓰는 동안 고칠 칸이 하나둘 남는 겁니다.
키트 지시문 ④에 "기준 시점(주차·월)이 다른 자료는 따로 보여 줘"라는 줄이 있습니다. 이 업무에서는 단가의 적용 시점이 그 기준입니다.
Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지
단가는 단가표 한 곳에 — 업체·터미널·컨테이너 종류별 단가와 적용 시작일을 한 시트에 모읍니다.
단가표와 다른 줄은 고치지 않고 표시 — 옛 단가가 남은 줄은 '확인 필요'로 모으고, 맞는지는 사람이 정합니다.
인보이스 금액은 따로 칸에 — 받은 금액을 수식 대신 숫자 칸에 두고, 할증은 옆 칸에서 뺍니다.
전산 입력과 결재는 사람 — Claude는 집계표 초안과 대조 목록까지만 만듭니다.
Claude에게 맡길 일 | 사람이 볼 일 |
|---|---|
지난 시트 수식에서 단가 묶음 뽑기 | 단가 묶음별 계약·적용 조건 확인 |
항차 줄마다 단가표와 대조 | '확인 필요' 줄의 단가 확정 |
물동량 × 단가로 집계표 초안 | 인보이스와 차액 판단 |
인보이스 금액과 집계 금액 나란히 정리 | 전산 입력, 전자결재 |
첫째 날 다루는 '저장 전 원본 대조'가 이 업무에서는 단가표 대조입니다. 초안이 매끄러울수록 이 단계가 먼저입니다.
단가가 바뀌는 달이 오면
단계 | 교육 전 | 교육 뒤 |
|---|---|---|
단가 변경 | 수식 칸을 찾아 숫자를 하나씩 수정 | 단가표 한 줄에 새 단가와 시작일 추가 |
집계 | 지난달 시트를 복사해 물동량 입력 | 물동량만 넣으면 단가표 기준 초안 |
점검 | 눈에 띄는 칸만 확인 | 옛 단가가 남은 줄이 확인 필요로 표시 |
인보이스 매칭 | 수식을 열어 원래 금액 확인 | 인보이스 금액과 집계 금액이 나란히 |
엑셀도, CIS 입력 화면도 그대로입니다. 지난 시트에서 단가를 한 번 뽑아 두면 그다음 달부터 씁니다.
이 시트를 넘겨받는 사람의 자리에서
단가 계약은 업체가 바뀌거나 재계약할 때 바뀌고, 그때마다 시트를 아는 사람이 직접 고쳐 왔습니다.
단가가 수식 속에 있으면 시트를 넘겨받는 사람은 숫자의 이유를 물어볼 곳이 없습니다. 단가표가 따로 있으면 인수인계는 그 표 한 장을 건네는 일로 줄어듭니다.
단가가 바뀌었던 달의 시트와 그때 받은 계약 단가 자료를 가져오세요. 수식 속 단가를 표로 꺼내고 옛 단가가 남은 줄부터 찾는 데서 시작합니다.
본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.
05 · RESULTS
성과
핵심 성과 지표
수식 칸마다 단가 수정 → 단가표 한 곳만 수정
