동남아 항로 주간 선복 활용율 보고의 원본·계산 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

내려받은 표를 보기 좋게 옮기기만 하면 되는 줄 알았다

사전 설문에서 가장 번거로운 일로 꼽힌 문장은 이랬습니다.

"데이터가 REAL TIME으로 변경되기 때문에 최신 데이터를 반복적으로 확인해야 함"

바라는 것도 분명했습니다. 사내 전산에서 자동으로 내려받고, 요약 엑셀을 만들고, 매일 09시와 15시에 메일로 보내는 것.

저희도 처음엔 내려받은 표를 요약 양식에 옮겨 주는 일로 봤습니다. 요약 엑셀은 이미 수식까지 갖춰져 있었거든요.

그런데 함께 받은 원본 표와 요약 파일을 항차별로 맞대어 보니, 옮기기 전에 정할 게 있었습니다.

같은 배, 같은 주차인데 숫자가 다른 두 파일

요약 파일의 '항차별 상세' 시트는 시스템에서 내려받은 표를 B열부터 그대로 붙여 넣는 구조입니다.

붙여 넣은 34~37주차 항차 가운데 원본 표에도 있는 것은 47항차였습니다. 이 47항차를 하나씩 찾아 숫자를 견줘 봤습니다.

• 41항차는 선복 할당·적재·환적 중 하나 이상이 달랐습니다.

• 그중 38항차는 수출 적재량 자체가 달랐습니다.

• 활용율이 20%p 넘게 벌어진 항차도 18개였습니다.

설문에 적힌 대로 시스템 값은 계속 바뀝니다. 두 파일이 서로 다른 시각에 내려받은 표로 보입니다.

문제는 어느 쪽이 나중 것인지 파일 어디에도 적혀 있지 않다는 점입니다.

요약에 붙여 넣는 원본은 한 파일만 쓴다. 파일 이름에 내려받은 날짜와 시각을 남긴다.

과정 둘째 날에는 일부러 서로 어긋나는 자료를 넣고, Claude가 한쪽을 골라 답하는지 멈추고 알리는지를 봅니다. 이 업무에서는 이 두 파일이 그 자료입니다.

계산하기 전부터 100%였던 10항차

숫자를 견주다 보니 이상한 줄이 눈에 걸렸습니다. 선복 할당 칸이 적재량과 한 자리까지 똑같은 항차입니다.

선복 할당은 그 배에서 저희 회사 몫으로 잡힌 자리 수(TEU, 20피트 컨테이너 1개 기준)입니다. 이 값이 적재량과 같으면 활용율은 계산하나 마나 100%가 됩니다.

이런 항차가 4개 서비스에서 10개였고, 요약 파일에서는 모두 100%로 나왔습니다.

공동 운항처럼 할당을 따로 잡는 사정이 있을 수도 있습니다. 그래서 바로 고치지 않고 '확인 필요'로 남겼습니다.

같은 47항차, 주차 합계는 얼마나 달라질까

두 파일이 모두 가진 47항차만 골라 주차별로 다시 더해 봤습니다. 계산식은 요약 파일과 같은 (수출 적재 + 환적) ÷ 선복 할당입니다.

36주차는 요약 파일에서 113%, 원본으로 다시 계산하면 81%였습니다.

넉 주를 합치면 94%와 74%. 보고서 맨 위에 올라가는 숫자가 어느 파일을 붙였느냐에 따라 20%p씩 움직입니다.

그 밖에 요약 시트의 '평균/항차당' 칸은 일부 주차 행에만 수식이 들어 있고 나머지는 비어 있었습니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 원본은 한 파일 — 내려받은 날짜·시각을 파일 이름에 넣고, 요약에는 그 파일만 붙입니다.

2. 할당 칸은 고치지 않는다 — 적재량과 같거나 원본과 다르면 손대지 않고 표시만 합니다.

3. 계산 기준 한 줄 — 활용율은 (수출 적재 + 환적) ÷ 선복 할당, 빈 컨테이너는 뺀다고 표 위에 적습니다.

4. 보내기 전 빈칸 점검 — 수식이 빠진 칸, 원본에 없는 항차는 목록으로 먼저 보여 줍니다.

사내 전산에 Claude가 직접 들어가는 일은 보안 검토가 먼저입니다. 과정 넷째 날 권한표에서는 이럴 때 내려받아 폴더에 넣는 것도 완전한 답이라고 정리합니다.

내일 아침 9시 보고를 앞두고

사내 전산 화면도, 요약 엑셀 양식도 그대로입니다. 내려받은 파일을 폴더에 넣기만 하면 됩니다.

하루 두 번 자동으로 나가는 보고라면

지금은 보고 전에 담당자가 최신 값을 다시 조회하며 한 번 더 봅니다. 자동 발송이 붙으면 그 한 번이 사라집니다.

그때부터는 어떤 파일이 붙었는지가 그대로 보고 내용이 됩니다. 그래서 자동 발송보다 원본 고르는 규칙을 먼저 정해 두는 게 맞다고 봤습니다.

오늘 사내 전산에서 내려받은 원본 한 파일과 지금 쓰는 요약 엑셀을 가져오세요. 두 파일에서 숫자가 다른 항차를 먼저 짚어 주는 대조표를 그 자리에서 같이 만들어 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.