일일 업무현황으로 만드는 심사팀 주간업무보고서

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

열 주 치 업무 기록을 넣으면 주간보고가 나올 줄 알았다

심사팀 수석의 하루는 일일 업무현황에 몇 줄로 남습니다. 대리점 정산 결재, 터미널 비용 검증, 재무팀 이관 같은 일들입니다.

이 기록을 한 주 단위로 모아 주간 실적과 계획을 보고합니다. 사전 설문에 적힌 가장 번거로운 부분은 이것이었습니다.

"업무수행간의 상호 연결 요약정리"

AI에게 바라는 일로는 업무 스케줄표와 협업 부서 안내를 적었습니다.

저희도 처음엔 26주부터 35주까지 Word 파일 열 개를 Claude에 넣고 "주간보고로 요약해 줘" 하면 된다고 봤습니다.

그런데 한 주 문서를 바로 앞 주 문서와 문장 단위로 맞대어 보고 생각이 바뀌었습니다.

36개 항목 중 33개가 지난주 문장 그대로

주간 문서는 매주 새로 쓰는 게 아니라 지난주 파일을 이어 쓰는 방식이었습니다.

32주를 세어 보니 머리글과 날짜 표시를 뺀 36개 항목 중 33개가 31주와 한 글자도 다르지 않았습니다.

이번 주에 새로 생긴 문장은 8월 첫 주 날짜 아래 적힌 3개뿐이었죠.

열 주 전체로 넓혀도 비슷했습니다. 매주 새로 생긴 문장은 적게는 3개, 많아야 15개였습니다.

이대로 요약을 맡기면 Claude는 문서의 모든 줄을 이번 주 일로 읽습니다. 4월에 낸 전산 요청이 이번 주 실적으로 다시 올라가는 거죠.

이번 주 실적은 날짜 표시 아래 적힌 줄에서만 뽑는다. 날짜 없는 줄은 '이어진 항목'으로 따로 모은다.

일곱 주 내내 '진행중', 그사이 기록에 남은 일들

저희가 가장 오래 붙잡고 있었던 건 상태 표시였습니다. 현황 칸에 '대리점 정산 ⇒ 진행중' 같은 줄이 있거든요.

이 줄들을 26주부터 따라가 보니, 일곱 주 동안 글자 하나 바뀌지 않다가 33주에 현황 칸과 함께 사라졌습니다.

'진행중'이던 줄이 '완료'로 바뀐 기록은 어디에도 없었습니다.

상태 줄만 보면 같은 일이 일곱 주째 멈춰 있는 것처럼 읽힙니다. 같은 주 일일 기록과 결재 일정표에는 다음 단계가 계속 적혀 있었고요.

어느 쪽이 맞는지는 문서만으로 알 수 없습니다. 그래서 둘을 섞어 그럴듯한 문장을 만들지 않고, 엇갈린다는 사실을 먼저 보여 주게 했습니다.

과정 둘째 날에는 정상·누락·이상 세 벌의 자료를 넣고, 자료끼리 값이 다를 때 AI가 멈추는지 시험합니다. 이 업무의 '이상' 자료가 바로 몇 주째 같은 상태 줄입니다.

파일 이름은 32주, 문서 첫 줄은 21주

기준 시점도 하나가 아니었습니다. 파일 이름은 26주부터 35주까지 차례로 붙어 있는데, 문서 첫 줄의 주차는 열 개 모두 21주였습니다.

날짜 표시는 '7월 7일', '8월24 일'처럼 띄어쓰기가 제각각이었습니다. 32주처럼 첫 날짜보다 위에 날짜 없는 줄이 먼저 오는 주도 있었고요.

정산 대상을 부르는 이름도 갈렸습니다. 같은 대리점을 일일 기록은 지역 이름으로, 결재 일정표는 사무소 코드로 적었습니다.

1. 주차는 파일 이름과 날짜 표시로 — 문서 첫 줄의 주차 표기는 쓰지 않는다

2. 날짜는 읽어서 맞춘다 — 띄어쓰기가 달라도 같은 날로, 날짜 없는 줄은 '날짜 확인 필요'

3. 이름은 용어 사전으로 묶는다 — 지역 이름·사무소 코드·터미널 약칭을 한 대상으로

재직자는 마침 30주부터 심사팀 용어 정리 목록을 만들고 있었습니다. 셋째 날 만드는 용어 사전에 그 목록을 그대로 옮겨 쓰면 됩니다.

주간보고 초안은 세 칸으로 나뉘어 나온다

교육에서 드린 키트의 예외 지시문 가운데 한 줄이 이 업무에 그대로 맞았습니다.

"같은 항목 값이 자료마다 다르면 합치지 말고 충돌 먼저"

여기에 위 규칙들을 붙이면 초안이 세 갈래로 나옵니다.

• 이번 주 실적 — 날짜 아래 새로 생긴 줄, 원본 날짜를 붙여서

• 이어진 항목 — 지난주와 같은 줄, 처음 나온 주차를 붙여서

• 확인 필요 — 상태 줄과 일일 기록·일정표가 엇갈리는 건

같은 건의 상태가 자료마다 다르면, 합친 문장 대신 '확인 필요'로 맨 위에 올린다.

월요일 주간회의 전에 달라지는 것

Word 양식도, 일일 기록을 쓰는 방식도 그대로입니다. 날짜 표시만 지금처럼 달아 두면 됩니다.

두세 달 뒤 다시 꺼내 보는 기록

외지경비와 공동운항 정산은 한 달 안에 끝나지 않는 일이 많습니다. 두 달 전 분이 이번 달에 결재되고, 계약이 바뀌면 지난 몇 달 치가 소급되어 다시 들어옵니다.

그때 찾아보는 게 지난 주간보고입니다. 어느 주에 무엇이 실제로 끝났는지 남아 있어야, 차액 문의가 왔을 때 어디부터 다시 볼지 바로 짚을 수 있습니다.

차액 문의는 대개 일이 끝났다고 생각한 뒤에 옵니다. 최근 몇 주 치 일일 업무현황과 결재 일정표를 들고 오시면, 세 칸으로 나뉘는 주간보고 초안을 직접 돌려 보고 가실 수 있습니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.