빈 컨테이너 재배치(EP) 요청 메일 초안과 항차별 확인 기준 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

메일만 자동으로 써 주면 끝날 줄 알았다

장비운영팀은 빈 컨테이너를 필요한 항구로 옮겨 싣는 일을 맡습니다.

업계에서는 이걸 EP(Empty Positioning, 빈 컨테이너 재배치)라고 부릅니다.

배가 떠나기 전, 어떤 빈 컨테이너를 실을지 정하려면 부두를 운영하는 터미널에 컨테이너 번호를 요청해야 합니다.

이 요청 메일을 매일, 마감 시간에 쫓기며 여러 통씩 보냅니다.

사전 설문에 적힌 바람은 분명했습니다.

"마감시간 임박하여 터미널에 메일 송부를 한번에 여러 번 발송해야 할 때 시간적 촉박함 혹은 휴먼에러 발생 가능"

저희도 처음엔 메일 문구만 자동으로 만들어 주면 되는 일이라고 봤습니다.

그런데 메일에 들어갈 값을 자료마다 하나씩 맞춰 보니, 문구보다 먼저 정할 게 있었습니다.

저희가 실제 자료로 돌려 본 순서

함께 받은 자료는 다섯 가지였습니다.

마감 모선 안내 메일, 선적 예약(부킹)을 모은 엑셀, 항차별 실을 수 있는 자리를 보여 주는 화면, 스케줄 화면, 실제로 보낸 요청 메일 한 통입니다.

1. 넣은 것 — 위 다섯 가지 자료를 그대로 넣었습니다. 사내 시스템은 직접 연결되지 않아, 화면을 내려받은 파일로 대신했습니다.

2. 요청한 것 — 마감 메일에 오른 모선마다 남은 자리를 계산하고, 엑셀의 예약 수량과 맞는지 대조한 뒤, 보낸 메일과 같은 양식으로 초안을 만들어 달라고 했습니다.

3. 나온 것 — 모선별 메일 초안과 함께, 값이 서로 맞지 않는 줄을 모은 '확인 필요' 목록이 나왔습니다.

4. 확인한 것 — 한 항차는 배정받은 자리에서 화물을 뺀 남은 자리와 엑셀의 예약 수량이 정확히 같았습니다. 계산 방식은 맞았다는 뜻입니다.

문제는 계산이 아니라, 같은 항차를 가리키는 값이 자료마다 달랐다는 점이었습니다.

같은 배인데 출항일이 셋

실제로 보낸 요청 메일 한 통을 기준으로 잡았습니다.

그 항차의 출항일이 엑셀, 메일, 스케줄 화면에 각각 다른 날짜로 적혀 있었습니다.

받는 곳도 달랐습니다.

메일은 한 터미널로 나갔는데, 엑셀의 터미널 칸에는 다른 터미널이 적혀 있었습니다.

배가 늦어지면 출항일은 바뀌기 마련입니다.

다만 Claude가 엑셀만 보고 메일을 쓰면, 예전 날짜와 다른 터미널이 그대로 초안에 들어갑니다.

출항일과 받는 터미널은 메일을 쓰는 그날의 스케줄 화면 기준으로 다시 읽는다.

엑셀 27건 중 눈으로만 보이던 칸들

정리 엑셀을 줄마다 살펴보니, 사람은 알아서 읽지만 계산에서는 빠지는 칸이 있었습니다.

• 수량이 비고 칸에만 — 한 줄은 컨테이너 수량 칸이 모두 비어 있고, 비고에만 '40FR X 2'라고 적혀 있었습니다. 합계 수식은 이 줄을 0으로 셉니다.

• 선적항 코드 오타 — 한 줄은 선적항 코드에 글자가 하나 더 들어가 있었습니다. 코드로 찾으면 이 줄을 놓칩니다.

• 건너뜀 표시된 항차 — 스케줄 화면에서 건너뜀(Skip) 색으로 표시된 항차에 예약이 크게 잡혀 있었습니다.

세 번째는 저희가 판단할 수 없는 부분이라 '확인 필요'로만 남겼습니다.

기항지 한 곳만 건너뛰는 것인지, 예약을 옮겨야 하는 것인지는 담당자가 정할 일입니다.

과정 둘째 날에는 일부러 어긋난 자료를 넣고, AI가 한쪽을 골라 답하는지 멈추고 알리는지를 시험합니다.

이 업무에서는 출항일이 셋인 항차가 바로 그 시험 문제입니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 날짜와 터미널은 그날 스케줄 기준 — 엑셀 값과 다르면 초안에 넣지 않고 두 값을 나란히 보여 줍니다.

2. 남은 자리 계산은 보여 주기 — 배정받은 자리, 실린 화물, 남은 자리를 숫자로 함께 적어, 예약 수량과 맞는지 눈으로 확인하게 합니다.

3. 수량 칸이 비면 비고를 읽되 표시 — 비고에서 읽은 수량은 '비고에서 읽음'이라고 따로 표시합니다.

4. 보내기는 사람 — 받는 곳이 사외 터미널이라, 초안까지만 만들고 발송 버튼은 담당자가 누릅니다.

넷째 날 다루는 원칙도 같습니다.

초안까지는 Claude, 되돌릴 수 없는 발송은 사람입니다.

내일 오후, 마감 메일이 들어왔을 때

엑셀 양식도, 메일 양식도 그대로입니다.

그날 내려받은 화면 파일을 폴더에 넣기만 하면 됩니다.

마감 직전에 필요한 건 다시 볼 항차 목록

마감이 몰리는 시간에는 메일을 빨리 쓰는 것보다, 어느 항차를 다시 봐야 하는지 아는 게 더 급합니다.

초안이 미리 쌓여 있으면 그 시간은 '확인 필요' 몇 줄을 보는 데만 쓰면 됩니다.

마감 직전 몇 줄만 다시 보면 되는 하루. 오늘 받은 마감 메일과 예약 엑셀, 지난번 보낸 요청 메일 한 통을 가져오시면 그 목록이 나오는 흐름을 같이 맞춰 봅시다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.