작업 매뉴얼을 지시문으로 옮긴 월간 컨테이너 실적 집계·대조

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

14단계 매뉴얼만 넘기면 되는 줄 알았다

장비운영팀은 매달 컨테이너 실적을 모아 월간보고서용 집계표를 만듭니다.

짐을 실은 컨테이너의 선적 실적, 그리고 빈 컨테이너를 필요한 항구로 옮긴 실적(E/P, 공컨테이너 이동)이 두 축입니다.

재직자가 보내 준 자료에는 '준비방법'이라는 엑셀이 들어 있었습니다.

사내 시스템에서 내려받은 원본을 어떤 순서로 고치는지, 화면 캡처까지 붙여 단계별로 적어 둔 매뉴얼입니다.

"데이터 추출 → 엑셀 편집 → 집계 과정에서 업무 시간이 소요됨"

저희도 처음엔 이 매뉴얼을 그대로 Claude에게 지시문으로 주면 끝나는 일이라고 봤습니다.

그래서 매뉴얼을 한 줄씩 따라가며 원본 파일로 직접 다시 만들어 봤습니다.

저희가 원본으로 다시 만들어 본 순서

매뉴얼에 적힌 대로, 그리고 매뉴얼에 없는 확인까지 더해 이렇게 진행했습니다.

1. 원본 넣기 — 시스템에서 내려받은 한 달 치 선적 기록과, 빈 컨테이너 이동 실적 파일을 그대로 넣었습니다.

2. 매뉴얼 붙이기 — '준비방법' 엑셀의 단계 설명을 지시문으로 옮겼습니다. 캡처 속 검색 조건도 글로 풀었습니다.

3. 요약표 다시 만들기 — 선적 기록을 서비스·모선(배 이름 약칭)별 컨테이너 수량(TEU, 20피트 컨테이너 1개 기준)으로 다시 더했습니다.

4. 대조 — 다시 만든 값과 재직자가 손으로 만든 요약표를 줄마다 맞대 봤습니다.

5. 막힌 곳 표시 — 맞지 않거나 판단이 필요한 줄은 고치지 않고 따로 모았습니다.

결과부터 말하면, 숫자는 맞았습니다.

요약표 120줄이 원본에서 다시 더한 값과 한 줄도 다르지 않았습니다. 막힌 곳은 숫자가 아니라 매뉴얼에 적히지 않은 판단이었습니다.

요약표의 빈칸 65개는 '위 칸과 같음'이라는 뜻

매뉴얼은 선적 기록을 엑셀 요약표(피벗 테이블)로 묶고 '테이블 형식'으로 보이게 하라고 적어 두었습니다.

이 형식에서는 한 서비스에 배가 여러 척이면 서비스 이름이 첫 줄에만 찍힙니다.

사람 눈에는 아래 줄도 같은 서비스로 읽힙니다.

하지만 이 표를 그대로 다른 시트에 붙이면, 120줄 중 65줄이 서비스 이름 없는 줄이 됩니다.

매뉴얼 다음 단계에 'SVC 빈칸 채우기'가 있는 이유입니다. 이 한 줄을 빼먹으면 항로별 합계가 통째로 어긋납니다.

빈칸은 위 칸 값으로 채운 뒤에 옮기고, 채운 칸 수를 함께 보고한다.

같은 배가 두 서비스에 나뉘어 있었다

요약표를 다시 만들며 배마다 서비스를 짝지어 보니, 한 척이 두 서비스에 함께 올라 있었습니다.

한 달 안에 배치가 바뀐 배로 보입니다.

모선 코드만 기준으로 값을 찾아 붙이면, 두 줄 중 첫 줄 값만 따라옵니다.

나머지 한 서비스의 실적은 조용히 빠집니다.

그래서 이 배는 계산하지 않고 '확인 필요'로 따로 올렸습니다. 어느 서비스로 볼지는 담당자가 정할 일입니다.

매뉴얼에 적힌 말과 수식이 가리키는 칸

빈 컨테이너 이동 실적 쪽에서는 국가 구분 열을 확인했습니다.

매뉴얼은 출발지와 최종 도착지 기준으로 국가 코드를 뽑으라고 적었는데, 실제 수식은 최종 도착지가 아니라 하역 항구를 가리키고 있었습니다.

이번 달 452줄에서는 두 값의 국가가 모두 같아 결과가 달라지지 않았습니다.

다만 내륙 운송이 붙어 도착지가 다른 나라로 바뀌는 달이 오면, 같은 수식이 다른 답을 냅니다.

매뉴얼은 10단계 다음이 12단계였습니다. 11단계가 원래 없는 건지, 빠진 건지도 함께 물어볼 항목으로 남겼습니다.

과정 둘째 날에는 정상·누락·이상 자료를 일부러 섞어 넣고, Claude가 멈추고 알리는지를 시험합니다. 이 업무에서는 두 서비스에 걸친 배가 그 시험 문제입니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 원본은 그대로 넣는다 — 손편집 전 시스템 파일을 넣고, 편집은 Claude가 매뉴얼 순서대로 합니다.

2. 빈칸은 채우고 개수를 남긴다 — 요약표의 빈 서비스 칸을 채운 뒤 몇 칸을 채웠는지 함께 보여 줍니다.

3. 코드 하나에 서비스가 둘이면 멈춘다 — 값을 붙이지 않고 '확인 필요'로 올립니다.

4. 매뉴얼과 수식이 다르면 묻는다 — 어느 쪽이 맞는지 고르지 않고 두 기준의 결과를 나란히 보여 줍니다.

다음 달 실적을 내려받은 날

사내 시스템은 지금처럼 직접 내려받습니다. 내려받은 파일을 폴더에 넣는 것까지가 사람 몫입니다.

캡처까지 붙인 매뉴얼은 반쯤 완성된 지시문이다

단계마다 검색 조건과 화면을 남겨 둔 '준비방법' 파일은, 처음부터 지시문을 쓰는 사람보다 훨씬 앞에서 출발하게 해 줍니다.

남은 일은 그 매뉴얼에 적히지 않은 판단을 몇 줄 더하는 것입니다.

매달 따라 하는 작업 매뉴얼이 있다면 그 파일과 지난달 원본 한 벌을 가져오세요. 매뉴얼을 지시문으로 옮기고, 적히지 않은 판단을 찾아 덧붙이는 데서 시작합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.