동남아향 환적 물동량 주간 보고의 도착 지역 기준 집계표·메일 초안 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

증감 숫자만 뽑아 주면 될 줄 알았다

해외영업팀은 매주 동남아로 가는 환적 화물의 양을 정리해 보고합니다.

환적은 일본·중국·러시아에서 실은 화물을 부산 같은 한국 항구에서 다른 배로 옮겨 실어 베트남·태국·인도네시아로 보내는 일입니다.

이 숫자는 환적 화물 운임 가이드를 정할 때 참고 자료가 됩니다.

사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"지역별 환적 화물 데이터 개별 다운로드 이후 취합 & 표/그래프 작성하는 과정 시간 다소 소요"

바라는 것도 분명했습니다.

그래프와 증감 수치는 AI가 만들고, 지역별 특이사항만 사람이 쓰는 것입니다.

저희도 처음엔 합쳐 둔 엑셀에서 지난달 대비 증감만 계산하게 하면 된다고 봤습니다.

그런데 함께 받은 원자료와 집계표를 나란히 놓고 세어 보니, 계산보다 먼저 정할 게 있었습니다.

TEU는 20피트 컨테이너 한 개를 1로 세는 단위입니다.

집계표는 '어디서 왔나'로 묶여 있었다

원자료는 708줄입니다.

줄 번호를 따라가 보니 1번이 세 번 나왔습니다.

베트남 387줄, 태국 260줄, 인도네시아 61줄을 차례로 내려받아 이어 붙인 표입니다.

함께 받은 집계표(피벗 표)는 이 원자료를 요약한 것입니다.

그런데 집계표의 줄 제목은 일본, 중국 세 항구, 러시아였습니다.

화물이 실린 출발 지역으로 묶여 있었던 거죠.

보고서가 답해야 하는 질문은 반대쪽입니다.

베트남·태국·인도네시아로 가는 화물이 지난달보다 늘었는지 줄었는지입니다.

도착 지역 칸은 집계표에서 '모두'로 걸러져 있어서, 지금 표로는 세 나라가 한 덩어리로 보입니다.

증감은 도착 지역(베트남·태국·인도네시아) 기준으로 세고, 출발 지역은 그 아래 칸으로 둔다.

합계에 섞인 것, 비어 있는 것

원자료의 전체 TEU 칸은 세 칸을 더한 값이었습니다.

운임 가이드의 참고 자료라면, 빈 컨테이너까지 물동량에 넣을지부터 정해야 합니다.

베트남 쪽 숫자만 이만큼 부풀어 보일 수 있으니까요.

운임 칸도 살펴봤습니다.

9월 227줄 전부와 8월 31줄, 모두 258줄의 운임이 0이었습니다.

같은 줄들은 확정 여부 칸이 'N'으로 되어 있어, 아직 운임이 확정되지 않은 화물로 보입니다.

이 상태로 'TEU당 운임'을 계산하면 9월은 0원이 됩니다.

둘째 날 과정에서 일부러 값이 빈 자료를 넣고 AI가 빈칸을 0으로 메우는지, 멈추고 알리는지 시험하는 자리가 바로 여기입니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 지역 묶음은 도착 기준 — 베트남·태국·인도네시아를 먼저 나누고, 출발 지역은 그 아래에 둡니다.

2. 물동량 칸을 하나로 정하기 — 환적 화물만 셀지, 화주 소유 컨테이너까지 셀지 정하고 표 위에 적어 둡니다.

3. 운임 0은 '미확정' — 확정 여부가 N인 줄은 0원이 아니라 '확정 전'으로 따로 셉니다.

4. 똑같은 줄은 알리기만 — 모든 칸이 같은 줄이 29개 있었습니다. 지우지 않고 '확인 필요'로 표시합니다.

저희가 원자료로 돌려 본 순서

1. 넣은 것 — 지역별로 내려받은 원자료 세 묶음과, 지금 쓰는 집계표 양식을 넣었습니다.

2. 요청 — 키트의 정리 지시문에 위 네 가지를 붙였습니다. "도착 지역별로 이번 달·지난달 TEU를 나란히 놓고, 운임이 확정되지 않은 줄은 따로 세어 줘."

3. 나온 것 — 도착 지역 세 줄에 월별 TEU와 증감이 붙은 표, 그리고 '확정 전 258줄', '같은 줄 29개'를 모은 확인 목록이 나왔습니다.

4. 확인 — 나라별 합계를 원자료에서 다시 더해 맞춰 봤습니다. 베트남은 7월 879, 8월 709, 9월 683 TEU로 같았습니다.

메일 초안은 이 표를 바탕으로 숫자 문장만 채웁니다.

"베트남향은 전월보다 줄었습니다"까지가 초안이고, 왜 줄었는지는 담당자가 씁니다.

다음 주 보고를 만드는 날

사내 시스템 조회 화면도, 엑셀 양식도 그대로입니다.

내려받은 파일을 폴더에 넣는 데서 시작하면 됩니다.

운임 가이드를 정하는 회의에서

이 보고서는 운임을 얼마로 받을지 정하는 회의의 근거가 됩니다.

숫자 옆에 무엇을 셌는지가 적혀 있으면, 회의에서는 숫자를 맞추는 대신 운임을 정하는 이야기를 할 수 있습니다.

회의에서 "이 숫자에 빈 컨테이너도 들어 있나요?"라는 질문에 바로 답할 수 있는 보고서. 지난주에 내려받은 원자료 세 묶음을 가져오시면, 도착 지역 기준 증감표부터 함께 만들어 봅니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.