공동운항 월간 정산 보고의 전월 기준과 정산 미완료 항로 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

숫자를 원고에 옮기기만 하면 될 줄 알았다

심사팀은 매달 공동운항 정산 실적을 월간 회의에서 발표합니다.

공동운항은 여러 선사가 배 한 척의 칸을 나눠 쓰는 방식입니다.

우리 배의 칸을 빌려주면 판매, 다른 선사 배의 칸을 빌리면 구매로 정산합니다.

발표 자료는 세 가지로 만들어집니다.

항로별 정산 금액을 모은 엑셀, 그 숫자를 담은 PPT, 그리고 회의에서 읽는 발표 원고입니다.

저희도 처음엔 엑셀 숫자를 PPT와 원고 문장에 옮겨 주기만 하면 된다고 봤습니다.

그런데 6월 보고에 쓰인 표들을 나란히 놓고 다시 더해 보니, 옮기기 전에 '전월'이 무엇인지부터 정해야 했습니다.

5월 구매액이 두 개 있었다

정산 엑셀에는 항로별 전월 대비 비교표가 두 장 있습니다.

4월과 5월을 비교한 표, 5월과 6월을 비교한 표입니다.

두 표 모두 5월 구매 금액을 담고 있습니다.

그런데 합계를 내 보니 두 표의 5월 구매 금액 사이에 4% 넘는 차이가 있었습니다.

차이의 대부분은 한 항로에서 나왔습니다. 5월 정산이 나중에 정정된 것으로 보이지만, 자료만으로는 확인할 수 없었습니다.

문제는 두 값이 같은 발표 자료 안에 함께 들어 있었다는 점입니다.

월별 추이 그래프는 처음 5월 값을, 전월 대비 표는 정정된 5월 값을 쓰고 있었습니다.

그래서 그래프로 계산한 6월 구매 감소 폭과 표에 적힌 감소 폭이 3분의 1 넘게 차이 났습니다.

전월 값은 한 곳에서만 가져온다. 다른 표의 같은 달 값과 다르면 합치지 말고 알린다.

끝나지 않은 정산이 감소처럼 보였다

6월 비교표에서 한 항로는 6월 칸이 비어 있었습니다.

옆에는 "6월 공동운항사 구매 미완료"라는 메모가 적혀 있었습니다.

그런데 비교표의 계산식은 빈칸을 0으로 읽습니다.

그 결과 이 한 항로가 6월 구매 감소분의 약 80%를 차지했습니다.

실제로 덜 빌린 것이 아니라 아직 정산이 끝나지 않은 것입니다.

발표 원고에도 "미반영"이라는 말이 들어가 있었습니다.

다만 "전월 대비 83%"라는 숫자가 먼저 나오면, 듣는 사람은 실적이 줄었다고 받아들이기 쉽습니다.

숫자 하나 더 짚어 둘 것이 있었습니다.

비교표의 '항차 차이'는 두 달 항차 수 차이를 2로 나눈 값입니다. 항차는 배 한 척의 한 번 운항이고, 왕복을 한 항차로 세기 때문에 0.5 단위가 나옵니다.

원고의 "9.0항차 감소"도 이 기준으로 더한 값과 맞았습니다.

과정 둘째 날에는 값이 비거나 서로 어긋나는 자료를 일부러 넣고, AI가 조용히 채우는지 멈추고 알리는지 시험합니다.

이 업무에서는 그 두 가지가 한 달 보고서 안에 모두 들어 있었습니다.

원고보다 전월 대비표를 먼저 나오게 짰다

1. 넣은 것 — 월별 정산 현황 엑셀, 항로별 전월 대비 비교표 두 장, 지난달 보고 PPT와 발표 원고

2. 요청 — 같은 달 같은 항목이 표마다 다르면 하나를 고르지 말고 나란히 보여 달라고 했습니다. 정산이 끝나지 않은 칸은 0으로 계산하지 말고 '미완료'로 따로 모아 달라고도 붙였습니다.

3. 나온 것 — 전월 대비표 초안 한 장. 숫자마다 어느 표의 값인지, 미완료 항로를 뺀 증감과 넣은 증감이 함께 적힙니다. 그 아래 원고 문장 초안이 붙습니다.

4. 확인 — 어느 5월 값을 기준으로 할지, 미완료 항로를 어떻게 말할지는 사람이 정합니다.

"같은 항목의 값이 자료마다 다르면 합치지 말고, 무엇과 무엇이 충돌하는지 먼저 알려 줘."

이렇게 하면 원고 문장은 기준이 정해진 표에서만 나옵니다.

그래프와 표가 서로 다른 전월을 쓰는 일도 발표 전에 걸러집니다.

발표 전날, 원고 옆에 기준표 한 장이 놓인다

엑셀 양식도, PPT 장 순서도 그대로입니다.

새로 생기는 건 원고 앞에 놓이는 전월 대비표 한 장입니다.

상대 선사도 같은 숫자를 들고 온다

공동운항 정산은 우리 회사만 보는 숫자가 아닙니다.

같은 항로를 나눠 쓰는 선사들도 각자 정산표를 들고 다음 달 정산 협의에 옵니다.

그때 "지난달 그 금액은 어느 기준이었느냐"는 질문에 표 한 장으로 답할 수 있으면, 협의는 금액 맞추기가 아니라 다음 항차 이야기로 넘어갑니다.

정정이 잦은 정산 숫자를 매달 같은 기준으로 말할 수 있는 회의 자료. 지난달 정산 엑셀과 발표 원고를 가져오시면, 전월 대비표 첫 장을 교육 시간 안에 뽑아 갈 수 있습니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.