작업일보·전 현장 원가 취합 자동화_[역량 강화 : Claude] 기업 지식 자산화 및 지능형 업무 서포트 시스템 구현

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

건설 현장에 장비와 인력을 보내는 회사의 하루는 메신저 단체방에서 시작합니다.

현장에서 작업 요청이 오면 직원들이 단체방에 일정을 올리고, 공정별로 인원을 배치해 다시 메신저로 통보합니다.

담당자는 이 내용을 약 20개 현장별 엑셀 일보에 옮기고, 현장 파일을 하나씩 열어 통합일보를 따로 만들었습니다. 같은 작업을 세 번 적는 셈입니다.

처음 목표는 이 세 번을 한 번으로 줄이는 것이었습니다.

그런데 일보의 수식을 열어 보니 더 조용한 문제가 있었습니다. 소계끼리 맞춰 보는 검산은 모두 통과했는데, 정작 일부 금액은 어느 합계에도 들어가 있지 않았습니다.

메시지를 붙여넣으면 일정표·통보 문안·일보가 함께 만들어집니다

메신저 단체방을 자동으로 읽어 오거나 통보를 자동 발송하는 연결 기능은 없었습니다.

그래서 담당자가 배치 메시지를 한 번 붙여넣는 것을 출발점으로 삼았습니다. 그 뒤의 정리와 기입은 자동화가 맡고, 통보 발송은 사람이 합니다.

일보 기입 흐름

1. 메신저 작업 배치 메시지 붙여넣기

2. 날짜·현장·동·작업·회차·인원 기준의 현장별 일정표 생성

3. 원문 표기를 그대로 둔 투입 통보 문안 작성

4. 일보 원본 백업과 날짜 역행 여부 확인

5. 일보에 오늘 작업 행 추가와 소계 합계 범위 재작성

6. 인원수와 공수, 식대 계산, 소계 증가분 검산

7. 검산을 모두 통과한 경우에만 저장

이전 날짜의 행은 수정하지 않습니다. 공수처럼 메시지만으로 정할 수 없는 값은 임의로 채우지 않고 확인 표시만 남겨 담당자가 정하도록 했습니다.

현장 파일을 폴더째 읽어 빠진 금액부터 찾습니다

전 현장 취합은 원본을 고치지 않는 읽기 전용으로 구성했습니다.

현장별 일보를 폴더째 읽되, 청구 금액 블록과 투입비 블록을 따로 읽어 서로 무관한 건이 섞이지 않게 했습니다.

파일마다 세 가지를 확인합니다.

• 소계가 맞는지

• 수량과 단가는 있는데 금액이 비어 합계에서 빠진 행이 있는지

• 날짜 칸에 엉뚱한 값이 들어간 서식 오류가 있는지

취합 후에는 현장별 합계와 전체 합계, 행 수가 일치하는지, 어느 현장에도 배정되지 않은 행이 없는지 다시 확인합니다.

그 뒤 전 현장 취합표와 기간별 손익표를 만듭니다.

손익이 마이너스로 나와도 숫자를 보정하지 않고, 집계 기간 기준이 비어 있으면 담당자에게 묻습니다.

원가율은 분모 정의가 확정되기 전에는 계산하지 않도록 했습니다.

분모가 잘못된 원가율은 숫자로 나오는 순간 그대로 믿게 되기 때문입니다

실제 업무에서의 흐름 변화

[ 기존 방식 ]
메신저 일정 확인 → 투입 통보 작성 → 현장별 일보 수기 입력 → 현장 파일을 하나씩 열어 통합일보로 옮겨 적기

[ 개선한 흐름 ]
배치 메시지 붙여넣기 1회 → 일정표·통보 문안·일보 기입(검산 통과 시 저장) → 폴더째 취합·검산 → 주간·월간 손익표

자동화는 입력을 한 번으로 줄이고 빠진 금액을 찾아냅니다.

해당 항목이 청구 대상인지, 공수를 얼마로 볼지, 원가율을 어떤 기준으로 계산할지, 통보를 언제 보낼지는 담당자가 결정합니다.

검산이 맞아도 확인할 것이 남아 있습니다

이번 진단에서 가장 크게 남은 것은 "소계가 맞는 파일도 틀릴 수 있다"는 점이었습니다.

일보에 행을 추가할 때 합계 범위를 함께 고치지 않으면 같은 종류의 누락이 매일 생길 수 있습니다.

이를 방지하기 위해 행 추가·범위 재작성·증분 검산을 하나의 묶음으로만 실행하도록 했습니다.

장비 가동률처럼 장비 대장이 있어야 계산할 수 있는 지표는 자료가 갖춰진 뒤에 이어가기로 했습니다.

현장 일보 자동화의 핵심은 입력 횟수를 줄이는 것만이 아니었습니다.

합계에 들어가지 않은 금액까지 찾아내고, 검산을 통과한 값만 일보에 남기는 흐름을 만드는 데 있었습니다.