세금계산서 PDF에서 집계 엑셀 입력값을 읽어 오는 매입 내역 정리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

계산서 PDF만 읽히면 끝날 줄 알았다

매입계산서 담당자가 사전 설문에 적어 낸 고민은 이랬습니다.

"계산서를 건별로 확인하여 엑셀로 정리하는 작업이 시간도 많이 소요되고 휴먼 에러가 자주 발생"

운수 기사 하불, 일일 상차비, 선반입권. 메일로 오는 계산서를 PDF로 받아 출력하고, 집계 엑셀에 옮겨 친 뒤 전표를 올리는 일입니다.

저희도 처음엔 간단하다고 봤습니다. 계산서 PDF를 Claude가 읽게 하면 되겠다고요.

그런데 함께 받은 집계 엑셀을 열어 보고 생각이 바뀌었습니다.

엑셀을 살펴보니, 직접 치는 칸은 다섯 개

노랗게 칠한 칸이 다섯 개 있었습니다. 발생일자, 거래처명, 사업자등록번호, 공급가액, 부가세액.

나머지는 전부 수식이었습니다. 지급예정일은 공휴일을 피해 앞 영업일로 계산되고, 적요는 "OO사무소 07월 하불 / 거래처명"으로 자동 작성됩니다.

거래처코드는 사업자번호로 1만 7천여 줄짜리 거래처 목록에서 찾아오고, 지출결의서까지 수식으로 이어져 있었습니다.

담당자가 엑셀을 이미 잘 짜 둔 셈입니다. 그렇다면 Claude가 할 일은 엑셀을 새로 만드는 게 아니라,

계산서에서 다섯 값을 정확히 읽어 오는 것이었습니다.

같은 계산서인데 매번 찾는 자리가 다르다

다섯 칸이면 쉽겠다 싶었는데, 계산서 샘플을 보니 그렇지도 않았습니다. 발행 시스템마다 양식이 달랐거든요.

공급가액을 한 칸에 쓰는 곳이 있고, 억·천만·백만 자리마다 칸을 나눠 쓰는 곳이 있습니다.

공급자와 공급받는 자(우리 회사) 칸은 좌우로 붙어 있어 상호를 반대쪽에서 읽기 쉽습니다.

달러 품목이 섞인 영세율 계산서는 더 까다로웠습니다. 품목 줄에 달러 단가와 원화 공급가액이 나란히 있어서, 단가를 읽으면 전혀 다른 숫자가 들어갑니다.

그래서 Claude에게는 칸의 위치 대신 칸의 이름으로 읽을 곳을 알려 주는 게 맞다고 봤습니다.

사업자번호에서 하나 더 걸렸습니다. 계산서에는 '000-00-00000'처럼 하이픈이 들어가 있는데, 엑셀은 이 값을 숫자로 바꿔 거래처 목록에서 코드를 찾습니다.

하이픈이 붙은 채 들어가면 거래처코드 칸에 오류가 납니다.

거래처 목록을 훑다가 같은 사업자번호가 두 번 등록된 곳도 다섯 곳 찾았습니다. 이런 곳은 엑셀이 위쪽 줄 코드를 가져가니, 코드까지 확인해야 합니다.

"0"과 빈칸, 엑셀은 다르게 읽는다

저희가 가장 오래 붙잡고 있었던 건 증빙코드 수식이었습니다.

이 수식은 부가세액 칸이 비어 있는지만 봅니다. 비어 있으면 세액 없는 계산서용 코드, 무엇이든 들어 있으면 세액 있는 계산서용 코드가 붙습니다.

문제는 0이었습니다. 엑셀에서 0은 빈칸이 아닙니다.

세액이 0인 영세율 계산서를 보고 '0'을 치면, 세액 있는 계산서와 같은 코드가 붙은 채 업로드 파일로 넘어갑니다. 화면에는 아무 오류도 뜨지 않습니다.

여기서 저희가 만든 업무 적용 키트도 다시 봐야 했습니다. 지시문 초안에 이런 줄이 있었거든요.

"값이 없는 칸은 비워 두지 말고 '확인 필요'라고 적어 줘."

다른 업무에선 안전장치인데, 이 엑셀에선 오류를 만듭니다.

부가세액 칸에 '확인 필요'가 들어가면 칸이 비어 있지 않으니 다른 코드가 붙고, 업로드 파일 금액 칸에는 숫자 대신 글자가 들어갑니다.

키트 첫 장에 적어 둔 문장이 바로 이런 경우를 위한 것이었습니다.

"고치지 않은 v0는 쓰지 마십시오."

엑셀에는 계산서에 적힌 값만, 나머지는 따로

그래서 이 엑셀에 맞춰 지시문에 붙일 규칙을 네 줄로 정리했습니다.

1. 엑셀 칸에는 계산서에 적힌 값만 넣는다. '확인 필요' 같은 표시는 엑셀 밖 확인 목록에 적습니다.

2. 세액이 0인 계산서와 읽지 못한 값은 확인 목록으로 뺀다. 비워 둘지 0을 넣을지는 사람이 정합니다.

3. 공급가액과 세액의 합이 합계금액과 다르면 넣지 않는다. 금액 확정과 전표 업로드는 끝까지 사람 몫입니다.

4. 계좌번호·연락처가 담긴 하불내역서는 Claude에 넣지 않는다. 합계만 작성 시트와 맞춰 봅니다.

네 번째 줄은 시트를 하나씩 확인하다 나왔습니다. 지출결의서 금액은 하불내역서 합계에서, 업로드 파일은 작성 시트에서 가져갑니다.

같은 공급가액을 두 곳에 따로 치는데, 둘을 맞춰 보는 칸은 없었습니다.

하불내역서에는 기사 계좌번호와 연락처까지 있어 통째로 넘길 수도 없습니다. 합계 두 개만 비교하면 됩니다.

과정 둘째 날에는 일부러 값이 빠진 자료를 넣고 Claude가 빈칸을 지어내는지 시험합니다. 이 업무에선 그 빈칸이 바로 부가세액 칸입니다.

다음 달 마감 날 달라지는 것

엑셀 양식도, 전표 시스템도 그대로입니다. 메일함을 연결하지 않아도 받은 PDF를 한 폴더에 모으면 시작할 수 있습니다.

키트에 적은 첫 할 일은 이번 달 마감 전, 실제 계산서 한 묶음으로 지시문을 돌려 보는 것입니다.

오류 없이 넘어가는 0 하나

영세율 계산서에 '0'을 쳐도, 화면에는 아무 오류가 뜨지 않았습니다.

옮겨 치기만 맡겼다면 그 0은 세액 있는 계산서와 같은 코드를 단 채, 업로드 파일과 지출결의서까지 흘러갔을 겁니다. 한 번 친 숫자를 수식이 성실하게 퍼뜨리는 거죠.

PDF를 옆에 띄워 놓고 숫자를 옮겨 치는 표라면, 어느 부서든 이런 칸이 있습니다.

수식이 많을수록, 손으로 친 한 칸의 실수는 더 멀리 갑니다.

엑셀에는 계산서에 적힌 값만 넣고, 0과 읽지 못한 값은 확인 목록으로 뺀다. 이 규칙이면 됩니다.

Claude가 다섯 칸을 채우면서 값마다 계산서 속 위치를 붙여 주니, 사람은 목록에 오른 줄만 보면 됩니다.

이번 달 계산서 한 묶음과 그 집계 엑셀을 들고 오세요.

닷새 동안 직접 치는 칸부터 같이 세어 보고, 빈칸을 지어내지 않는 지시문을 실제 계산서로 돌려 보는 데까지 함께 갑니다.

아무 오류 없이 전표까지 흘러갔을 0 하나. 여러분 엑셀에서 손으로 치는 칸이 몇 개인지, 이번 달 마감 전에 저희와 세어 봐야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.