판매처별 정산서 통합·작가별 정산 안내 자동화_[메인비즈협회 Claude 2회차] 기업 지식 자산화 및 지능형 업무 서포트 시스템 구현

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

작품별 판매 정산은 매달 돌아옵니다.

담당자는 판매처마다 형식이 다른 정산서를 모아 작가·작품별로 정리하고, 작가마다 다른 정산률을 적용해 합계를 낸 뒤, 작가별 정산 파일을 만들어 메일로 한 건씩 보냈습니다.

이번 교육생은 이미 AI로 일부 작업을 정리해 쓰고 있었습니다.

남은 것은 판매처 정산서를 하나로 모으고, 맞는지 확인하고, 작가별로 보내는 구간이었습니다.

계산은 빨라질 수 있어도, 여기서 틀린 숫자나 잘못 간 메일은 되돌리기 어렵습니다. 그래서 이번 프로젝트는 계산보다 확인에서 출발했습니다.

통합 단계에서 합계부터 맞췄습니다

기존에는 판매처별 정산서를 열어 하나씩 옮기며 정리했습니다.

프로젝트에서는 정산서의 열 구성을 먼저 확인하고,

Claude를 활용하여 판매처마다 다른 작품명·작가명을 하나의 기준으로 잇는 대응표를 만든 뒤 데이터를 통합하도록 했습니다.

정산 처리 흐름

1. 판매처별 정산서와 작가별 정산률 기준표 등록

2. 작품명·작가명 대응표 작성(애매하면 '확인 필요', 짝이 없으면 '대응 실패')

3. 판매 내역 통합

4. 판매처 정산서 합계와 통합 합계 대조

5. 기준표에 있는 작가만 정산률 적용

6. 작가별 정산 총액 산출

합계가 맞지 않으면 숫자를 임의로 맞추지 않고 차이를 그대로 보여주도록 했습니다.

정산률 기준표에 없는 작가는 계산하지 않고, 총액 위에 "확인 필요 건이 빠진 금액"이라는 안내를 함께 표시해 담당자가 빠진 건을 놓치지 않게 했습니다.

나눈 뒤에는 섞이지 않았는지 다시 확인합니다

작가별 정산서는 통합 결과에서 자동으로 나누되, 나눈 직후 세 가지를 검산하도록 했습니다.

파일의 수신자와 작가명이 일치하는지, 다른 작가의 내역이 한 건도 섞이지 않았는지, 나눈 파일들의 행 수 합이 원본과 같고 어느 파일에도 들어가지 않은 행은 없는지입니다.

하나라도 통과하지 못하면 파일을 확정하지 않습니다.

검산을 통과한 파일에 대해 작가별 안내 문안을 만들고, 메일 계정이 연결된 경우에는 보내지 않은 초안 상태로만 저장하도록 했습니다.

연결이 안 되는 환경에서는 문안을 텍스트로 받아 기존 메일 도구에 붙여 쓰도록 했습니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

[ 기존 방식 ]
판매처 정산서 수동 취합 → 엑셀 정리·정산률 계산 → 작가별 파일 수작업 분리 → 메일 개별 작성·발송

[ 개선한 흐름 ]
정산서 등록 → 대응표 통합·합계 대조 → 작가별 정산 총액 → 자동 분리·혼입·누락 검산 → 작가별 메일 초안 → 담당자 확인 후 발송

• 자동화는 취합과 분리, 검산과 문안 작성을 맡습니다. 원천징수 등 세무 처리 규칙과 최종 지급액, 메일 발송은 담당자가 확인하고 결정합니다.

• 사람 확인 없이 정산서를 자동으로 보내는 방식은 처음부터 설계에서 제외했습니다.

예외 기준을 채워 가며 다음 달에도 사용

실습은 교육용 가상 데이터로 정상, 합계 불일치, 다른 작가 내역 혼입, 누락 사례를 모두 돌려 확인했습니다.

원천징수처럼 규칙이 아직 정해지지 않은 항목은 계산하지 않고 표시만 하도록 남겨 두었고, 작품명 대응표와 정산률 기준표는 다음 달 정산에도 이어서 쓰며 보완하도록 했습니다.

판매 정산 자동화는 계산을 빠르게 하는 것보다, 총액이 원본과 맞는지와 받는 사람에게 맞는 내역만 들어갔는지를 사람이 보내기 전에 확인할 수 있게 만드는 데 있습니다.