발매일정 정합성 점검·담당자 마감·안내 문안 자동화_[메인비즈협회 Claude 2회차] 기업 지식 자산화 및 지능형 업무 서포트 시스템 구현

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

발매일은 한 번 밖으로 나가면 되돌릴 수 없는 숫자입니다.

작품 제작 일정을 관리하는 담당자는 같은 발매일을 스케줄표와 제작 스케줄 등 여러 파일에 반영하고,

작품별 업무 마감을 담당자에게 알리고, 발매에 맞춰 블로그와 SNS에 올릴 글을 준비했습니다.

담당자가 바란 것은 모두가 같은 자료를 보고 소통하는 업무 체계였습니다.

그런데 같은 날짜가 여러 파일에 흩어져 있으면 한 곳만 바뀌고 나머지는 그대로 남는 일이 생기고, 그 날짜가 게시글로 나가면 되돌릴 수 없습니다.

이번 프로젝트는 날짜를 퍼뜨리는 속도보다, 어긋난 곳을 먼저 찾는 데서 출발했습니다.

"한 곳 입력 후 자동 반영"을 "점검 후 승인 반영"으로 바꿨습니다

처음 요청은 한 곳에 발매일을 입력하면 여러 파일에 자동으로 칸이 추가되고, 정해진 주기로 갱신되는 형태였습니다.

목적은 그대로 두되 순서를 바꿨습니다.

여러 파일을 읽어 기준표와 어긋난 곳을 표로 보여주고, 담당자가 승인한 뒤에만 반영하도록 했습니다.

주기 실행 대신 발매일을 입력하거나 바꿀 때 실행하는 방식으로 정리했습니다.

발매일 점검 흐름

1. 발매일 기준표에 작품별 발매일 입력

2. 파일별 작품명 대응과 날짜 표기 정리(연도가 없으면 추측하지 않음)

3. 작품·파일별로 일치, 어긋남, 누락, 빈칸, 기준없음 판정

4. 판정별 건수의 합이 전체 작품 수와 맞는지 검산

5. 발매일이 바뀐 경우 영향받는 칸을 보여주는 대조표 생성

6. 담당자 승인 후 반영(변경 전 사본 보관, 바뀐 칸 수 확인, 서식·수식 보존)

발매가 '확정' 상태가 아닌 작품은 점검과 반영 대상에서 제외했습니다. 원본 공유 시트는 직접 수정하지 않도록 했습니다.

같은 날짜로 담당자 마감과 안내 문안을 만들었습니다

담당자별 마감은 발매일에서 공정표에 정한 기간을 거꾸로 계산해 정하도록 했습니다.

업무를 담당자별로 나눈 뒤에는 다른 담당자 업무가 섞이지 않았는지, 전체 업무 건수가 맞는지, 어느 담당자에게도 배정되지 않은 업무가 없는지 확인합니다.

마감 상태는 지남, 임박, 여유, 판단보류로 표시하되 판단보류를 누락으로 단정하지 않습니다.

공정표가 비어 있으면 멈추고, 알림 문안 첫 줄에는 "발송 전 검수 필요"를 넣었습니다.

안내 문안은 발매가 확정된 작품만 대상으로 통합 게시글과 작품별 게시글을 블로그용과 X용으로 나눠 만듭니다.

문안 속 날짜를 기준표와 다시 대조해 불일치나 "9월 초" 같은 모호한 표현, 실명·이메일 같은 개인정보가 들어가지 않았는지 검사하고, 그 결과를 한 화면에서 검수할 수 있게 정리했습니다.

실제 업무에서의 흐름 변화

[ 기존 방식 ]
발매일 확정 → 여러 파일에 같은 발매일을 각각 반영 → 담당자 마감은 개별 소통 → 게시글은 따로 작성

[ 개선한 흐름 ]
기준표에 입력 → 정합성 점검표·영향 대조표 → 승인 후 반영 → 담당자별 마감·누락 목록과 분리 검산 → 문안 생성·날짜 대조 → 검수 후 담당자 게시

자동화는 어긋난 날짜를 찾고 마감과 문안 초안을 준비합니다. 일정 파일 반영 승인, 알림 발송, 블로그·X 게시는 담당자가 확인한 뒤 직접 합니다.

기준을 문서로 남기며 넓혀 가는 구조

이번 프로젝트는 교육용 가상 데이터로 진행했고, 일정 파일 자동 반영은 한 파일에서만 시험했습니다.

실제 적용을 위해서는 시기별 업무 공정표, 누락 판정 기준, 파일별 기입 위치를 먼저 문서로 정해야 합니다.

기준이 정해질수록 점검과 마감 배포가 같은 규칙으로 반복될 수 있도록 구성했습니다.

발매일정 자동화는 날짜를 여러 파일에 대신 옮겨 적는 것이 아니라,

하나의 기준에서 어긋난 곳을 먼저 보여주고

사람이 확인한 날짜만 일정과 마감, 외부 안내로 이어지게 만드는 데 있습니다.