월별 선반입권 리스트와 실적 자료를 한 표로 모아 대조하기

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

달마다 시트를 새로 만들면 정리가 끝난 줄 알았다

선반입권 비용을 적는 엑셀은 한 달에 시트 하나입니다. 24년 8월부터 26년 8월까지 25개 시트가 나란히 붙어 있었습니다.

날짜, 터미널, 컨테이너 번호, 화주, 선사, 금액, 그리고 계산서·명세서·이체증을 받았는지 표시하는 칸이 있습니다.

담당자가 사전 설문에 적은 바람은 이랬습니다.

"자료 추출 및 분석을 통하여 빠른 현황 파악 및 업무 분석"

실적 자료 정리, 안전운임 견적, 메일로 오는 계산서 확인까지 손이 가는 일이 많은 자리입니다.

저희는 이 리스트부터 Claude에게 읽혀 25개월 치를 한 표로 모으면 되겠다고 봤습니다. 월별 합계와 서류를 아직 못 받은 건을 한 번에 볼 수 있으니까요.

그런데 시트를 하나씩 넘겨 보니, 같은 양식이 아니었습니다.

25개 시트, 열 구성은 세 가지

첫 네 달은 공급가액이 I열에 있습니다.

24년 12월부터는 3일권·5일권을 적는 '형태' 열이 끼어들면서 공급가액이 J열로 밀렸고, 25년 4월부터는 '공급가액 포함'이라는 머리글이 '총 금액'으로 바뀌었습니다.

열 위치만 보고 금액을 모으면 첫 네 달과 나머지 달이 다른 칸을 더하게 됩니다.

머리글을 맞춰 25개월 치를 다시 더해 보니, 한 달만 합계가 어긋났습니다. 24년 9월입니다.

다른 달은 합계 칸이 SUM 수식인데, 9월만 숫자를 직접 쳐 넣었습니다. 줄을 다시 더한 값보다 5만 원 적었습니다.

차이는 같은 달 '환불' 메모가 붙은 한 줄의 금액과 같았습니다. 환불 건을 빼고 합계를 손으로 고쳐 둔 것으로 보입니다.

그런데 11월 시트에도 '환불' 메모가 붙은 줄이 있는데, 거기선 합계에 그대로 들어가 있었습니다. 환불을 빼는 달과 빼지 않는 달이 섞여 있는 셈입니다.

'ㅇ'과 'D', 무엇이 끝난 건가

계산서·명세서·이체증 칸에는 수령 여부가 기호로 적혀 있습니다. 25개 시트를 모아 세어 보니 기호가 다섯 가지였습니다.

이런 칸을 AI에 맡기면 그럴듯하게 묶어 버리기 쉽습니다.

기호의 뜻은 담당자가 먼저 정하고, 정의에 없는 기호가 나오면 '확인 필요'로 멈춘다.

파일을 넣기 전에 지워야 할 것

함께 받은 실적분석보고서에서도 하나 걸렸습니다. 시트 위쪽 빈 칸에 화상회의 접속 정보와 개인 계정 정보가 메모처럼 적혀 있었습니다.

사람끼리 주고받던 파일이라 거기 있는 줄도 잊기 쉽습니다. 이 파일을 그대로 Claude에 넣으면 그 정보도 같이 들어갑니다.

교육에서 드린 키트의 신호등에서 개인정보 처리는 '하면 안 됨'입니다. 그래서 자료를 넣기 전에 시트 구석까지 한 번 훑는 단계를 맨 앞에 두기로 했습니다.

안전운임 견적 양식은 구간별 칸이 '반영해서 나와야됨'이라는 메모와 함께 비어 있었습니다.

고시 운임표가 함께 있어야 채울 수 있는 칸입니다. 그 자료가 들어오기 전까지는 Claude가 숫자를 만들지 않게 해 두는 게 먼저입니다.

다음 달 리스트를 정리하는 날

2년 치를 모아 보니 최근 넉 달은 한 달 50~60줄이었습니다. 처음 1년은 대부분 한 달 30줄이 안 됐으니, 손으로 넘겨 보기엔 이미 많아졌습니다.

Claude에게 맡기기 전에 정해 둘 것은 네 가지입니다.

1. 시트 양식 — 열 순서와 머리글 이름을 고정하고, 바뀌면 용어 사전에 추가

2. 수령 기호 — 'ㅇ'·'D'의 뜻을 한 줄로 정의, 그 밖의 기호는 확인 필요

3. 환불 — 합계에서 뺄지, 줄을 남기고 표시만 할지 하나로

4. 합계 — 숫자 입력 없이 수식만

교육 셋째 날 만드는 용어 사전이 바로 1번과 2번 자리입니다.

이 네 가지만 정해 두면 다음 달부터는 시트를 넣고 "이번 달 서류 못 받은 건과 합계 확인해 줘" 한 줄로 시작할 수 있습니다.

엑셀 양식도, 메일함도 그대로입니다.

손으로 친 합계 한 칸, 5만 원

24년 9월 시트의 합계는 수식이 아니라 손으로 친 숫자였고, 줄을 다시 더한 값보다 5만 원 적었습니다.

25개월 치를 그대로 한 표로 모았다면 그 5만 원은 맞는 합계처럼 섞여 들어갔을 겁니다. 환불을 빼는 달과 빼지 않는 달도 구분 없이 더해졌겠죠.

달마다 시트를 복사해 쓰는 장부라면, 어디든 양식이 조금씩 바뀌어 있습니다.

매달 보는 사람에겐 그 차이가 너무 작아서 보이지 않습니다.

열 순서와 머리글, 기호의 뜻, 환불 처리, 합계 수식. 이 네 가지만 정해 두면 됩니다.

그다음부터는 시트를 넣고 "서류 못 받은 건과 합계 확인해 줘" 한 줄이면, Claude가 어긋난 달을 먼저 짚어 줍니다.

몇 년째 이어 쓰는 그 장부 파일을 그대로 가져오세요.

닷새 동안 시트를 겹쳐 보며 달라진 칸을 같이 찾고, 기호와 열 이름을 용어 사전 한 장으로 정리하는 데까지 함께 갑니다.

겹쳐 보지 않았다면 맞는 합계로 남았을 5만 원. 여러분 장부도 한 번은 겹쳐 봐야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.