서류 마감 안내 메일과 서렌더피 면제 확인

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

메일 한 통으로 다 보내면 끝날 줄 알았습니다

고객지원팀 사전 설문에 적힌 어려움은 이랬습니다.

"물량이 많을 경우 부킹 건 하나하나 메일 발송하는 데에 너무 불필요한 시간이 소요됨"

매일 아침 마감사무소에서 선적리스트가 오면, 사내 시스템에서 그 모선의 부킹을 조회하고 SR(선적 요청서)을 아직 내지 않은 화주에게 서류 마감 시간을 안내하는 업무입니다.

원하신 건 분명했습니다. B/L 번호가 생기기 전인 부킹만 뽑아서, 한 번의 발송으로 모두에게 안내하는 것.

저희도 처음엔 그대로 하면 되겠다고 봤습니다. 대상만 정확히 뽑으면 나머지는 메일 한 통이니까요.

그런데 받는 사람을 하나씩 떠올려 보니, '한 통'이 가장 먼저 걸렸습니다.

'한 번의 발송'이 위험한 이유

받는 사람은 서로 다른 화주들입니다. 한 통에 모두 넣으면 다른 화주의 메일 주소와 부킹 번호가 서로에게 보입니다.

그래서 '한 번에'의 뜻을 바꿨습니다. 보내는 일을 한 번으로 줄이는 게 아니라, 화주별 초안을 한 번에 만드는 것입니다.

1. 화주 하나에 메일 하나. 같은 화주의 부킹 여러 건은 한 메일에 묶습니다.

2. 대직 중이면 팀메일을 참조로. 설문에 적힌 번거로움 그대로, 대직 여부만 표시하면 참조 칸이 채워집니다.

3. 'B/L 번호 없음 = SR 미제출'은 팀과 한 번 확인. 이 업무의 대상 조건이 이 한 줄에 달려 있습니다.

설문의 결과물은 '사내 시스템 새 메뉴'였습니다. 메뉴 개발은 교육 범위 밖이지만, 교육 넷째 날 권한표에서 다루는 '연결이 없을 때의 대체 방법'이 바로 이 자리입니다.

3306 화면 목록을 내려받아 넣는 것만으로 같은 결과를 낼 수 있습니다.

면제 리스트 47줄, 적용날짜는 세 가지 모양

두 번째 업무는 서렌더 B/L 발행 요청이 오면, 면제 화주가 아닌 경우에만 서렌더피(SURRENDER FEE) 발생을 안내하는 일입니다.

판단 기준은 엑셀 면제 리스트 하나입니다.

그 리스트를 한 줄씩 살펴보니, 적용날짜 칸이 한 가지 모양이 아니었습니다.

사람 눈에는 다 날짜지만, 엑셀과 AI에게는 글자와 숫자가 다른 값입니다. 정렬하거나 "이 날짜 이후"로 비교하면 세 무리가 따로 놉니다.

순서가 뒤바뀐 줄 3곳, 끝나는 날은 없다

날짜를 하나로 맞춰 다시 세어 보니 두 가지가 더 보였습니다.

• 앞 줄보다 날짜가 이른 줄이 3곳. 18번째 줄은 2017년, 바로 위 줄은 2020년입니다. 리스트에 추가한 순서와 적용날짜 순서가 다릅니다.

• 면제가 끝나는 날을 적는 칸이 없습니다. 한 번 들어간 화주는 계약이 바뀌어도 리스트상으로는 계속 면제입니다.

그래서 대조 규칙을 이렇게 정했습니다.

적용날짜는 비교 전에 한 형식으로 맞추고, 빈칸이거나 요청일보다 늦은 적용날짜는 '확인 필요'로 멈춘다.

리스트에 넣고 빼는 일은 영업 담당과 사람이 정합니다. Claude는 대조만 합니다.

비용 안내는 초안까지, 금액은 사람이

설문에 적힌 지금의 순서는 다섯 단계였습니다.

1. B/L 발행 요청 화면 확인

2. 화주에게 서렌더피 발생 안내

3. 화주 컨펌

4. 인보이스에 서렌더피 추가

5. 서렌더 B/L 발행

원하신 결과물은 '자동 메일'이었지만, 받는 사람이 사외 화주이고 메일에 금액이 들어갑니다. 교육에서 드린 키트의 신호등에서 금액 확정과 발송은 빨간불입니다.

그래서 1번 대조와 2번 초안까지만 Claude가 하고, 3번부터는 그대로 사람이 합니다.

내일 아침 선적리스트가 오면

사내 시스템도, 면제 리스트 엑셀도 그대로입니다. 바뀌는 건 보내기 버튼 앞까지의 순서입니다.

한 통으로 보냈다면 서로에게 보였을 것

안내를 한 통에 모아 보냈다면, 화주들은 서로의 메일 주소와 부킹 번호를 보게 됐을 겁니다.

면제 리스트도 그대로 믿었다면, 적용날짜가 세 가지 모양으로 적힌 47줄 중 일부는 날짜로 읽히지 않았겠죠. 면제 화주에게 서렌더피 안내가 나갈 수도 있었고요.

여러 거래처에 같은 안내를 보내는 일이라면, '한 번에'가 어디까지인지 정해 둔 곳은 생각보다 드뭅니다.

오래 써 온 리스트일수록 날짜 칸을 다시 읽지 않습니다.

보내는 일이 아니라 화주별 초안을 한 번에 만든다. 면제 여부는 날짜를 한 모양으로 바꾼 리스트로 판단한다. 이 둘이면 됩니다.

발송 버튼과 금액 확인은 끝까지 사람이 누릅니다.

내일 받을 선적리스트와 면제 리스트를 같이 가져오세요.

저희 과정에서 화주별 초안을 한 번에 뽑는 지시문을 같이 만들고, 날짜가 흐린 줄에서 멈추는지까지 함께 시험합니다.

한 통으로 보냈다면 서로에게 보였을 화주 정보. 여러분의 일괄 안내가 어디까지 '한 번에'인지, 다음 발송 전에 저희와 선을 그어 둬야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.