운항 스케줄 엑셀 반영과 클로징 노티스 미수신 확인

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

옮겨 적는 시간만 줄이면 되는 줄 알았습니다

"스케줄 화면을 보면서 하나씩 옮겨 적어야 해서 시간이 오래 걸리고, 그 과정에서 오탈자나 누락이 생길 수 있다." 고객지원팀 사전 설문에 적힌 문장입니다.

중국에서 한국으로 오는 모선의 출항일(ETD)과 도착일(ETA)을 사내 시스템에서 엑셀로 옮기고, 그 엑셀을 기준으로 클로징 노티스가 왔는지 확인하는 업무입니다.

저희도 처음엔 입력 자동화 문제로 봤습니다. 화면 데이터를 내려받아 엑셀 양식에 채워 넣으면 끝나는 일이라고요.

그런데 사전 자료로 받은 화면과 엑셀을 나란히 놓아 보니, 이미 옮겨진 값부터 다시 봐야 했습니다.

엑셀과 화면을 맞대 보니 어긋난 모선 4척

8월 23일부터 30일까지 일별 스케줄 화면과 마감 스케줄 엑셀을 한 줄씩 대조했습니다. 엑셀에는 모선 21척이 선적항별로 37줄 들어 있었습니다.

가장 먼저 걸린 건 ECHO2362E였습니다. 화면 어디에도 없는 이름인데, 같은 날짜에 ECHO2632E가 있었습니다. 숫자 두 자리가 자리를 바꾼 겁니다.

날짜가 다른 모선도 3척 나왔습니다. PAPA2614E는 엑셀에 26일 출항만 있는데, 화면에는 25일 칸에 있습니다.

SIER2614E와 VICT2624E도 엑셀 ETD와 화면 날짜가 맞지 않았습니다.

두 자료를 만든 시점이 달라서일 수도 있습니다. 어느 쪽이 맞는지는 저희가 정할 수 없어서 '확인 필요'로 남겼습니다.

빈칸도 있었습니다. 선적항은 적혀 있는데 ETD가 빈 줄이 5개. 셀이 병합된 표라 눈으로 보면 위 칸 날짜가 이어지는 것처럼 보이지만, 실제로는 비어 있습니다.

하나 더, PAPA2614E 칸에는 이름 가운데 탭 문자가 숨어 있었습니다. 화면으로는 똑같아 보여도 메일 제목으로 검색하면 걸리지 않습니다.

한 모선 상세 화면에 ETD가 두 벌

모선 상세 화면을 확인해 보니 ETD가 Long-Term과 Coastal 두 묶음으로 나뉘어 있었습니다.

HOTL2281E의 칭다오 출항은 Long-Term 기준 8월 20일, Coastal 기준 8월 28일. 8일 차이입니다. 엑셀에 적힌 값은 Coastal 쪽이었습니다.

옮기는 일을 AI에게 맡기면 이 칸부터 헷갈립니다. 그래서 규칙 첫 줄에 적었습니다. ETD는 Coastal 묶음의 값만 쓴다.

노티스는 '모선'이 아니라 '모선 + 선적항'으로 대조합니다

설문에 적힌 대로라면 대조는 모선별입니다.

그런데 받은 노티스 메일 제목을 살펴보니 "( HOTL2280E, CNTAO, KRINC )"처럼 모선·항차, 선적항, 도착항이 같이 들어 있었습니다.

한 모선이 닝보와 상하이에 차례로 들르면 노티스도 두 통입니다. 모선 이름만 보고 한 통이 왔다고 지우면, 나머지 선적항 노티스가 빠진 걸 놓칩니다.

엑셀 37줄을 같은 열쇠(모선·항차 + 선적항)로 맞대고, 이름 속 탭이나 공백은 비교 전에 지우게 했습니다.

주말에 떠난 배는 다음 영업일까지 기다립니다

엑셀 맨 위에는 메모가 한 줄 있었습니다. "클로징 노티스 주말건도 출항 이후에 보내줌."

ETD가 지났는데 노티스가 없다고 바로 요청 메일을 쓰면, 주말 출항 건은 괜한 독촉이 됩니다. 엑셀 37줄 중 ETD가 토·일요일인 줄이 9개였습니다.

그래서 결과를 네 갈래로 나눴습니다. 수신, 요청 초안, 대기, 확인 필요.

다음 주 스케줄을 정리할 때부터

사내 시스템도, 엑셀 양식도, 노티스 메일도 그대로입니다. 바뀌는 건 무엇을 열쇠로 맞대느냐입니다.

이미 옮겨 둔 표가 틀려 있다면

엑셀 37줄을 기준으로 노티스를 대조했다면, 숫자 두 자리가 바뀐 모선명은 화면 어디에서도 찾지 못했을 겁니다.

날짜가 다른 3척, ETD가 빈 5줄, 이름에 탭 문자가 숨은 한 척도 그대로 기준이 됐겠죠.

화면 값을 표로 옮겨 두고 그 표로 다른 자료를 확인하는 일이라면, 표가 틀린 순간 그 뒤 확인이 전부 흔들립니다.

한 번 옮긴 표는 다시 화면과 맞대 보지 않게 됩니다.

대조 열쇠를 '모선 + 선적항'으로 바꾸고, ETD는 어느 기준 값인지 정해 둔다. 이 두 가지가 먼저입니다.

Claude가 화면과 표를 먼저 맞대 어긋난 줄을 꺼내 주니, 사람은 그 줄만 고치면 됩니다.

다음 주 마감 스케줄 엑셀과 화면 캡처를 함께 들고 오세요.

저희 과정에서 두 자료를 한 줄씩 맞대는 지시문을 같이 만들고, 숨은 탭 문자 같은 함정까지 찾아내는지 직접 시험해 봅니다.

맞대 보지 않았다면 기준이 됐을 틀린 모선명 한 줄. 여러분이 옮겨 둔 그 표가 지금도 화면과 같은지, 다음 노티스를 보내기 전에 확인해야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.