운임 문의 메일의 조건 정리와 견적 회신, 회의록 후속조치 관리

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

문의 메일 한 통에서 견적 회신까지, 일곱 단계

영업팀 담당자가 사전 설문에 적은 견적 업무는 일곱 단계였습니다.

1. 문의 접수

2. 운송 조건 확인

3. 기점·작업지·컨테이너 종류·화물 정보 정리

4. 운임표와 부대비용 확인

5. 견적 금액 산정

6. 견적서 작성

7. 회신

어려운 점은 이렇게 적었습니다.

"거래처마다 조건이 달라 필요 정보를 일일이 확인·정리해야 하고, 운임표와 부대비용 확인이 반복적이고 시간이 소요됨"

저희도 처음엔 메일을 붙여 넣으면 견적 메일 초안까지 한 번에 나오게 하면 되겠다고 생각했습니다.

그런데 일곱 단계를 하나씩 놓고 보니, 금액이 나오기 전에 멈춰야 할 자리가 먼저 보였습니다.

견적이 틀리는 건 계산보다 조건에서

견적 금액은 운임표에서 찾으면 됩니다. 어려운 건 그 앞 단계, 문의 메일에 조건이 다 들어 있느냐입니다. 운임표에서 찾을 줄을 정하는 조건은 네 가지입니다.

이 중 하나만 빠져도 운임표에서 찾아야 할 줄이 달라집니다. 담당자가 AI에 바란 것도 계산보다 '누락된 필수 확인사항 확인'이 먼저였습니다.

그래서 빠진 항목은 Claude가 그럴듯하게 채워 넣지 않고, 회신 메일 초안에 '이 부분을 알려 주세요'라는 질문으로 바꿔 넣게 했습니다.

견적서보다 되묻는 메일이 먼저 나가는 셈입니다. 조건이 빠진 채 보낸 견적을 나중에 고치는 것보다 한 번 묻는 게 빠릅니다.

기존 견적서는 비교용으로만

사용 자료에는 '거래처별 기존 견적서'가 들어 있습니다. 편하지만 위험한 자료입니다. 지난번 조건과 이번 조건이 다른데도 지난 금액을 그대로 가져오기 쉽거든요.

그래서 순서를 이렇게 정했습니다.

• 금액은 이번 조건으로 운임표에서 다시 찾는다

• 기존 견적서는 '지난번엔 이랬다'는 비교용으로만 쓴다

• 둘이 다르면 차이를 보여 주고 멈춘다

교육에서 드린 키트의 신호등에서도 금액 확정과 발송은 '하면 안 됨'입니다. 과정 넷째 날의 가장 큰 논점도 '초안까지만, 발송은 사람'입니다.

회의록, 결정과 논의를 가르는 일

두 번째 업무는 회의록입니다. 담당자가 꼽은 어려운 점은 이랬습니다.

"긴 회의 내용에서 핵심 논의사항과 실제 결정사항을 구분하는 작업"

회의록을 AI에 맡기면 말이 길었던 안건이 중요한 결정처럼 정리되기 쉽습니다. 오래 이야기했다고 결정된 건 아니니까요. 그래서 기준을 세 칸으로 나눴습니다.

빈 담당자 칸을 지어 넣지 않는 게 핵심입니다.

다음 문의 메일이 왔을 때

금액을 확인하고 보내는 건 담당자입니다. 메일함도 운임표도 그대로입니다.

키트에 적힌 첫 할 일은 다음 문의가 들어오는 건에 맞춰 지시문을 실제 메일 한 통으로 돌려 보는 것입니다.

빠진 조건 하나로 바뀌는 견적

조건이 하나 빠진 문의에 견적부터 냈다면, 운임표에서 다른 줄의 금액이 회신에 실렸을 겁니다.

기존 견적서를 그대로 끌어왔다면 지난번 조건의 금액이 이번 화주에게 나갔을 거고요. 틀린 걸 아는 건 화주가 먼저 물어 온 뒤였겠죠.

문의를 받고 조건을 맞춰 답하는 일이라면, 지난 견적서부터 열어 보는 습관은 누구에게나 있습니다.

편한 자료일수록 이번 조건과 다른지 확인하지 않게 됩니다.

빠진 조건은 되묻는 질문으로 바꾸고, 금액은 이번 조건으로 운임표에서 다시 찾는다. 이 두 줄이 기준입니다.

Claude는 회신 초안에 "이 부분을 알려 주세요"를 먼저 넣고, 지난 견적과 다르면 차이를 보여 주고 멈춥니다.

다음에 들어오는 문의 메일 한 통을 그대로 들고 오세요.

저희 과정에서 그 메일로 필요한 조건 목록을 같이 세우고, 빠진 조건을 지어내지 않는 회신 초안까지 함께 만들어 봅니다.

조건을 묻지 않았다면 다른 줄의 금액으로 나갔을 견적. 다음 문의에 답하기 전에, 무엇이 빠졌는지부터 저희와 짚어 봐야 합니다.

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.