공컨테이너 반납기간 점검과 디텐션 비용 예방

아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.

반납기간 칸에 날짜만 적어 두면 될 줄 알았다

항만 운송 담당자의 하루는 운송 마감 뒤에 한 번 더 이어집니다.

반납 조회 사이트에서 공컨테이너가 반납됐는지 체크하고, 엑셀 엠티현황에 반납지와 반납기간을 적습니다. 기한을 넘기면 디텐션 비용이 붙습니다.

사전 설문에 적은 어려움은 한 줄이었습니다.

"누락 및 오체크시 비용 발생에 대한 업무부담"

저희도 처음엔 반납기간 칸을 날짜순으로 정렬해 임박한 건만 뽑으면 되겠다고 봤습니다. 날짜가 다 적혀 있다면 그걸로 충분하니까요.

그런데 엠티현황을 위에서부터 훑어보니, 그 칸이 늘 날짜는 아니었습니다.

161건 중 11칸, 날짜가 아닌 반납기간

파일에는 진행 중인 컨테이너 20대와, 8월 3일부터 21일까지 반납을 마친 161대가 위아래로 나뉘어 있었습니다.

날짜가 빠진 줄의 비고 칸에는 이런 메모가 들어 있었습니다.

• "13시 작업 / 당일 반납"

• "8/22 출항"

• "사진 최소 6장"

사람이 읽으면 무슨 뜻인지 압니다. 하지만 날짜순으로 정렬하면 이 줄들은 맨 위나 맨 아래로 빠져 버립니다. 임박한 건을 뽑을 때 가장 먼저 놓치는 줄이 되는 거죠.

기한 다음 날 반납된 한 대

날짜가 있는 줄은 완료일과 반납기간을 하나씩 맞대어 봤습니다. 150건 중 149건은 기한 안에 반납됐습니다.

한 대만 달랐습니다. 반납기간은 8월 3일인데, 완료일은 8월 4일이었습니다.

이 줄은 다른 반납 완료 건들과 똑같이 목록에 섞여 있었습니다. 완료일과 기한을 비교하는 칸이 없으니, 하루 늦은 반납도 '완료'로만 보입니다.

디텐션 비용이 붙었는지는 이 파일만으로는 알 수 없어 따로 확인이 필요합니다.

매일 아침 먼저 볼 건 5대

진행 중인 20대는 반납기간을 기준으로 다시 나눠 봤습니다. 파일의 마지막 날짜가 기준입니다.

매일 20대를 다 보는 대신, 5일 안에 기한이 오는 줄과 기한 칸이 날짜가 아닌 줄만 먼저 보면 됩니다. 확인할 범위가 줄어드는 만큼 놓칠 자리도 줄어듭니다.

Claude에게 맡기기 전에 정한 네 가지

1. 반납기간 칸에는 날짜만 적는다. '당일 반납', 출항일, 사진 지시 같은 메모는 비고 칸으로 옮깁니다.

2. 날짜가 아닌 반납기간은 '확인 필요'로 따로 모은다. Claude가 비고를 읽고 기한을 추측해 채우지 않게 합니다.

3. 반납 완료로 옮길 때 완료일과 기한을 비교한다. 하루라도 늦으면 표시해 두고, 비용 여부는 사람이 확인합니다.

4. 필요한 시트만 넣는다. 같은 파일에 기사 이름과 연락처, 차량 번호가 함께 있어 엠티현황의 필요한 열만 떼어 씁니다.

과정 둘째 날에는 일부러 값이 빠진 자료를 넣고 AI가 빈칸을 지어내는지 시험합니다. 이 업무에서 그 빈칸이 바로 반납기간 칸입니다.

다음 날 아침, 엠티현황을 여는 순서

반납 조회 사이트도, 엑셀 양식도 그대로입니다. 마감 뒤 엠티현황을 넣고 "오늘 확인할 반납 건 정리해 줘" 한 줄이면 됩니다.

날짜가 없는 칸은 경고도 없다

반납기간 칸 11곳은 날짜가 아니라서, 기한 계산에서 아무 경고 없이 빠졌습니다.

기한 다음 날 반납된 한 대도 161건 사이에 묻혀 있었고요. 날짜 칸만 믿고 정렬했다면, 이런 줄은 매일 아침 목록 밖에 있었을 겁니다.

기한이 있는 일을 엑셀로 관리한다면, 기한 칸에 날짜가 아닌 값이 섞여 있는 게 보통입니다.

정렬하면 그런 줄은 조용히 맨 아래로 내려갑니다.

날짜가 아닌 칸은 따로 꺼내고, 5일 안에 기한이 오는 줄만 먼저 본다. 이 기준이면 됩니다.

매일 20대를 다 보는 대신, Claude가 추려 준 몇 줄만 확인하면 됩니다.

오늘 내려받은 엠티현황을 그대로 가져오세요.

닷새 동안 그 파일의 기한 칸부터 같이 세어 보고, 매일 아침 한 줄로 돌릴 수 있는 지시문까지 함께 만듭니다.

정렬만 했다면 매일 아침 목록 밖에 있었을 11칸. 여러분 기한 칸에 날짜가 아닌 값이 몇 개인지, 다음 반납 기한이 오기 전에 저희와 확인해 보는 건 어떤가요?

본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.