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선반입 요청 판정과 안내 메일 초안 작성
같은 금요일 오전, 2분 만에 끝난 회신과 '불가' 회신이 갈렸습니다.
01 · BACKGROUND
배경
고객지원팀에서 화주의 선반입 요청 메일에 회신하는 업무를 맡고 있습니다. 같은 POD 모선을 찾아 서류 마감과 반입 예정 시각을 비교한 뒤 가능 여부와 비용을 안내합니다.
02 · PROBLEM
핵심 문제
담당하지 않는 모선이면 사내 시스템과 터미널 사이트 여러 곳을 하나씩 뒤져야 해서, 요청 한 건에 답하기까지 찾는 시간이 가장 많이 들었습니다.
03 · CAUSES
구조적 원인
- 01가능 모선 정보가 사내 시스템과 터미널 사이트 대여섯 곳에 흩어져 있고, 사이트마다 화면 구성도 다릅니다.
- 02주말이 끼면 서류 마감이 금요일로 당겨지고 반입 허용 기간은 일요일을 빼고 세는 등, 달력만 봐서는 알 수 없는 규칙이 있습니다.
- 03'15시 전후', '토요일 자정'처럼 시각이 흐리게 적혀 있어 판정 기준이 사람마다 달라질 수 있습니다.
- 04건마다 다른 선반입 비용을 정리한 요율표가 없어 금액을 매번 따로 확인해야 합니다.
04 · SOLUTION
해결 과정
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
반입 시각과 마감 시각, 둘만 비교하면 되는 줄 알았습니다
고객지원팀 사전 설문에는 이런 문장이 있었습니다.
"담당하지 않는 모선이면 선반입 가능한 모선을 한번에 확인하기 어렵다."
선반입은 화주가 컨테이너를 정해진 반입 기간보다 먼저 터미널에 넣고 싶을 때 들어오는 요청입니다. 부산은 3일, 인천은 7일 제한이 걸려 있습니다.
저희도 처음엔 단순한 비교라고 봤습니다. 반입 예정 시각이 서류 마감보다 앞서면 가능, 뒤면 불가.
그런데 처리 순서를 따라가 보니 비교 전에 할 일이 더 많았습니다.
같은 POD 모선을 사내 시스템에서 찾고
없으면 터미널 사이트 대여섯 곳의 선석 현황을 하나씩 뒤지고
그제야 마감과 반입 시각을 비교합니다
시간을 잡아먹는 건 비교가 아니라 찾기였던 거죠.
같은 금요일 오전, 2분 회신과 '불가' 회신
사전 자료로 받은 메일 다섯 장을 시간순으로 놓아 봤습니다.
2분 | 5분 |
|---|---|
10:03 B업체 "금일 15~16시 반입, 비용 지불하겠다" → 10:05 선반입 부킹 생성 회신 | 11:09 A업체 "21일 23시 이전 반입" → 11:14 불가 + 대안 회신 |
불가 회신에는 이유와 대안이 같이 들어 있었습니다.
월요일 입항 모선까지 금요일 15시 전후 마감이라 23시 반입은 안 되고, 25일 화요일 입항 모선이면 22일 00시 이후 반입이 가능하다는 내용입니다.
거절로 끝내지 않고 다음 날짜까지 계산해 주는 회신. 저희가 초안의 기준으로 삼은 게 바로 이 모양입니다.
'15시 전후', '토요일 자정'처럼 숫자가 흐린 자리
회신을 한 줄씩 짚어 보니, AI에게 그대로 맡기면 틀리기 쉬운 자리가 셋 보였습니다.
주말이 끼면 마감이 당겨집니다. 월요일 입항 모선의 마감이 금요일 오후로 앞당겨지는데, 스케줄 표의 입항일만 보면 이 사정이 드러나지 않습니다.
'15시 전후'는 정확한 시각이 아닙니다. 반입 예정이 14시 50분이라면 가능인지 불가인지, 이 문구만으로는 판정할 수 없습니다.
날짜를 세는 방식이 다릅니다. 회신에는 "일요일 제외"라는 조건이 붙어 있었습니다. 3일 제한을 달력 그대로 세면 하루가 어긋납니다.
같은 메일 안에 '토요일 자정 이후'와 '22일 00시 이후'가 함께 적혀 있던 것도 눈에 들어왔습니다. 앞 표현만 있었다면 토요일 0시인지 일요일 0시인지 헷갈렸을 겁니다.
그래서 초안 규칙에 한 줄을 넣었습니다.
날짜는 요일이나 '자정' 대신 '22일 00시'처럼 숫자로 적는다.
비용 칸은 '확인 필요'로 남겨 둡니다
결과물로 원하신 건 "비용 포함 안내 메일 초안"이었습니다. 그런데 메일들을 나란히 놓고 보니 비용이 건마다 달랐습니다.
건 | 메일에 적힌 비용 |
|---|---|
B업체 | 재조작료 16,000원 |
C업체 | 8,000원 × 1 |
어떤 경우에 얼마인지 정리한 요율표 | 자료에 없음 |
이 상태에서 AI에게 비용을 채우라고 하면, 둘 중 하나를 그럴듯하게 골라 넣습니다.
교육에서 드린 업무 적용 키트의 신호등에서도 금액 확정은 빨간불입니다. 요율표를 폴더에 넣기 전까지 초안의 비용 칸은 '확인 필요'로 남깁니다.
산출은 맡기되 확정은 사람이 하는 선. 이 업무에서는 그 선이 비용 한 칸에 그어집니다.
판정은 세 갈래, 회신 양식은 하나
사내 시스템은 Claude가 직접 들어갈 수 없습니다. 그래서 넣는 자료를 세 가지로 정했습니다.
요청 메일 — 컨테이너, 반입 예정 시각, POD
스케줄 파일 — 사내 시스템에서 내려받은 모선별 입항·서류 마감
선석 현황 — 터미널 화면을 복사해 붙여 넣기
결과는 가능, 불가 + 대안, 확인 필요 세 갈래로 나뉩니다.
'가능' 회신에는 C업체 건 회신에 쓰인 한 줄 표(부킹 번호·모선·입항 예정·POD·사이즈·비용·터미널·반입 시각)를 그대로 씁니다.
Claude에게 맡길 일 | 사람이 볼 일 |
|---|---|
요청 메일에서 컨테이너·반입 예정 시각·POD 뽑기 | 모선이 바뀔 때 경과보관료·셔틀 안내를 붙일지 |
같은 POD 모선을 찾고 서류 마감·반입 허용 시작 시각을 나란히 놓기 | '전후'처럼 흐린 마감 시각 확정 |
세 갈래로 나누고 회신 초안 쓰기 | 비용 금액 확정과 발송 |
다음 선반입 요청이 들어오면
단계 | 교육 전 | 교육 뒤 |
|---|---|---|
모선 찾기 | 사내 시스템, 터미널 사이트를 하나씩 | 후보 모선이 한 표로 |
시각 비교 | 머릿속에서 요일을 세며 | 마감·반입 허용·반입 예정이 나란히 |
회신 | 매번 새로 작성 | 세 갈래 초안, 비용은 '확인 필요' |
메일함도, 사내 시스템도 그대로입니다. 바뀌는 건 메일을 받고 나서 답을 쓰기까지의 순서입니다.
'토요일 자정'을 그대로 옮겨 적었다면
'15시 전후'나 '토요일 자정'을 그대로 옮겼다면, 화주는 토요일 0시인지 일요일 0시인지 스스로 짐작해야 했을 겁니다.
되묻는 메일이 한 번 더 오가는 사이, 반입 시각은 그만큼 늦어졌겠죠.
요청 메일 속 시각을 마감과 견줘 회신하는 자리라면, 이런 흐린 표현은 매일 오갑니다.
담당자 머릿속에선 분명한 시각이, 화주에게는 두 가지로 읽힙니다.
날짜는 '22일 00시'처럼 숫자로 쓰고, 판정은 세 갈래, 회신 양식은 하나. 이렇게만 정해 두면 됩니다.
Claude가 메일 속 시각과 마감을 한 화면에 모아 주니, 판단은 사람이 1분이면 끝냅니다.
이번 주에 받은 선반입 요청 메일 몇 통을 가져오세요.
저희 과정에서 흐린 시각을 숫자로 바꾸는 규칙을 같이 세우고, 비용처럼 모르는 칸은 비워 두는 회신 초안까지 함께 돌려 봅니다.
숫자로 바꾸지 않았다면 두 가지로 읽혔을 '토요일 자정'. 여러분 회신 속 시각이 한 가지로만 읽히는지, 다음 요청이 오기 전에 저희와 맞춰 둬야 합니다.
본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.
05 · RESULTS
성과
핵심 성과 지표
선반입 문의 → 회신 세 갈래로 정리
