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선박 ETA 변경 시 서류 마감 안내와 계산서 미발행 확인
ETA 변경을 감지해 달라는 요청, 화면엔 '기존 ETA' 칸이 없었습니다.
01 · BACKGROUND
배경
고객지원팀에서 선박 입항 일정이 당겨질 때 부킹 화주에게 바뀐 서류 마감을 안내하고, 매월 초 월말청구 업체의 계산서 미발행 건을 확인하는 업무를 맡고 있습니다.
02 · PROBLEM
핵심 문제
ETA 변경을 사내 시스템에서 수시로 확인하고, 부킹 화주를 다시 조회해 마감을 확인한 뒤 화주마다 안내 메일을 따로 써야 해서 안내가 늦어질 수 있었습니다.
03 · CAUSES
구조적 원인
- 01선박 스케줄 화면은 현재 값만 보여 주고 바뀌기 전 ETA를 남기지 않아, 변경 여부를 사람이 기억에 기대어 확인합니다.
- 02같은 항차라도 항구마다 서류 마감이 달라, 부킹을 선적항별로 나눠야 정확한 마감을 안내할 수 있습니다.
- 03웹 마감과 서류 마감이 나란히 표시돼 있어, 다른 칸을 옮기면 늦은 마감이 안내될 수 있습니다.
- 04미발행 조회는 업체 코드별로 따로 해야 하고, 빈 화면만으로는 조회 누락과 미발행 0건을 구분하기 어렵습니다.
04 · SOLUTION
해결 과정
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
ETA가 당겨진 만큼 마감도 당기면 되는 줄 알았습니다
고객지원팀 사전 설문에 적힌 걱정은 이랬습니다.
"ETA 변경 사실을 늦게 확인할 경우 화주에게 변경된 마감일을 안내하는 것도 늦어질 수 있다."
선박의 한국 입항 예정일(ETA)이 앞당겨지면 서류 마감도 따라 당겨집니다. 그 모선에 부킹한 화주들에게 새 마감을 빨리 알려야 하는 업무죠.
저희도 처음엔 계산 문제로 봤습니다. 기존 ETA와 바뀐 ETA의 차이를 구하고, 그만큼 마감을 당겨 화주에게 알리면 끝.
그런데 사내 시스템 화면을 하나씩 짚어 보니 그 전제부터 흔들렸습니다.
화면에는 '기존 ETA' 칸이 없었습니다
선박 스케줄 화면에는 모선·항구·터미널별로 ETA, 웹 마감, 서류 마감이 한 줄씩 나옵니다. 모두 지금 시점의 값입니다.
바뀌기 전 ETA를 보여 주는 칸은 어디에도 없었습니다. 변경을 감지하려면 비교할 어제 값이 있어야 하는데, 화면은 그걸 남겨 두지 않습니다.
그래서 첫 규칙은 계산이 아니라 보관이었습니다.
매일 스케줄을 내려받아 폴더에 쌓아 두고, 오늘 파일을 어제 파일과 맞대어 본다.
사내 시스템은 Claude가 직접 들어갈 수 없습니다. 교육 넷째 날 권한표에서 함께 정리하는 '연결이 없을 때의 대체 방법'이 바로 이 자리입니다.
내려받은 파일 두 장만 넣으면, ETA가 당겨진 모선·항차와 항구를 골라내는 데까지 맡길 수 있습니다.
같은 항차인데 서류 마감이 두 줄
스케줄 화면에서 모선 A 2617S 항차를 따라가 보니, 한국 항구가 두 곳이었습니다.
24일 10시 | 26일 16시 |
|---|---|
부산 서류 마감 | 인천 서류 마감 |
예시로 받은 안내 메일에 적힌 마감 '2026-08-24 10:00'은 부산 쪽 값이었습니다.
두 항구만 봐도 입항 전 간격이 달라서, ETA에서 일정한 시간을 빼는 공식은 세울 수 없었습니다.
바로 옆 칸도 걸렸습니다. 부산 줄에는 웹 마감 13시와 서류 마감 10시가 나란히 있습니다. 칸을 잘못 고르면 화주에게 3시간 늦은 마감이 나갑니다.
결론은 단순했습니다.
마감은 계산하지 않고 Doc Closing 칸의 값을 그대로 옮긴다
Doc Closing 칸이 비어 있으면 '확인 필요'로 남긴다
웹 마감(Web Close) 칸은 쓰지 않는다
부킹을 POL로 나눠야 마감이 맞습니다
항구마다 마감이 다르니, 부킹한 화주도 선적항(POL)별로 나눠야 합니다.
부킹 조회 화면에는 POL 칸이 따로 있었고, 안내 메일 제목 양식도 '모선명 V.항차 (POL-POD)'로 되어 있었습니다.
같은 모선이라도 부산 화주와 인천 화주에게는 다른 메일이 나가야 한다는 뜻이죠.
본문 첫 문장도 짚어 둘 자리였습니다. "선박 입항 일정이 앞당겨짐에 따라"로 시작하는 양식이라, ETA가 늦춰진 경우엔 그대로 쓸 수 없습니다.
늦춰진 건은 초안을 만들지 않고 따로 표시하게 했습니다.
보내기 버튼은 사람이 누릅니다
설문에는 화주별 메일을 자동으로 작성하고 발송까지 하고 싶다고 적혀 있었습니다.
하지만 받는 사람이 사외 화주입니다. 마감 시각 한 줄이 틀린 채 나가면 되돌릴 방법이 없습니다.
교육 과정이 처음부터 끝까지 지키는 원칙도 이것입니다. 초안까지는 AI, 발송은 사람.
Claude에게 맡길 일 | 사람이 볼 일 |
|---|---|
어제·오늘 스케줄을 맞대어 ETA가 당겨진 항차 찾기 | 당겨진 게 맞는지 화면에서 한 번 더 확인 |
부킹 목록을 POL로 나누고 Doc Closing 값 붙이기 | 마감 칸이 비어 있는 항구 확인 |
기존 양식대로 화주별 초안 쓰기, 생성 기록 남기기 | 초안을 읽고 발송 |
계산서 미발행 목록은 '0건'도 적어 둡니다
함께 내주신 두 번째 업무는 월말청구 계산서 미발행 확인입니다. 매월 1일부터 10일 사이에 지난달 청구분을 집중해서 봅니다.
월말청구 업체 목록에는 11곳의 CIS 코드가 있었습니다. 미발행 조회 화면은 고객 코드를 하나 넣어야 조회되는 구조라, 11번을 따로 조회해야 합니다.
저희가 가장 주의 깊게 본 건 빈 화면이었습니다. 사전 자료의 조회 화면도 결과가 한 줄도 없었습니다. 빈 화면이 뜻할 수 있는 건 세 가지입니다.
정말 미발행이 없다
조회 기간을 잘못 넣었다
업체 코드를 잘못 넣었다
화면만으로는 셋을 구분할 수 없습니다. 그래서 업체마다 '조회 기간 · 조회 완료 · 0건'을 한 줄씩 남기게 했습니다. 11줄이 다 차지 않으면 빠진 업체가 바로 보입니다.
다음 ETA 변경이 생기면
단계 | 교육 전 | 교육 뒤 |
|---|---|---|
변경 확인 | 스케줄 화면을 수시로 들여다보기 | 어제·오늘 파일을 맞대어 당겨진 항차만 추림 |
마감 확인 | ETA 기준으로 확인·계산 | POL별 Doc Closing 값을 그대로 인용 |
안내 메일 | 화주마다 새로 작성 | 양식대로 만든 초안을 읽고 발송 |
사내 시스템도, 메일 양식도 그대로입니다. 달라지는 건 매일 파일 한 장을 쌓아 두는 습관 하나입니다.
어제 값이 없으면 바뀐 줄도 모른다
시스템 화면에는 기존 ETA 칸이 없어서, 무엇이 바뀌었는지 화면만으로는 알 수 없었습니다.
옆 칸의 웹 마감 13시를 서류 마감으로 잘못 골랐다면, 화주에게는 3시간 늦은 마감이 나갔을 겁니다. 미발행 조회를 건너뛴 업체가 있어도 '0건'과 구별되지 않았겠죠.
시스템이 지금 값만 보여 주는 업무라면 어디든 같습니다.
바뀐 걸 알아채는 일은 늘 사람 몫으로 남습니다.
매일 파일 한 장을 남기고, 마감은 항구별 칸에서 그대로 옮기고, 조회한 업체는 0건이어도 적는다. 이 세 가지면 됩니다.
Claude가 어제와 오늘 파일을 맞대 바뀐 항차를 먼저 뽑고, 안내 메일 초안까지 씁니다. 보내기 버튼은 사람이 누릅니다.
오늘 스케줄 화면을 내려받은 파일 한 장부터 가져오세요.
닷새 동안 그 파일로 어제와 오늘을 맞대는 순서를 같이 만들고, 항구별 마감이 섞이지 않는 안내 초안까지 함께 갑니다.
어제 값을 남기지 않았다면 화면만 보고는 몰랐을 ETA 변경. 여러분 시스템이 지금 값만 보여 준다면, 비교할 파일부터 만들어 보는 건 어떨까요?
본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.
05 · RESULTS
성과
핵심 성과 지표
같은 항차 마감 부산·인천 따로
