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수신 메일 히스토리 요약과 할 일 목록 자동 작성
요약보다 먼저, 할 일 목록 일곱 칸을 채우는 기준을 정했습니다.
01 · BACKGROUND
배경
디지털이노베이션팀은 메일이 올 때마다 같은 스레드의 지난 메일을 찾아 경위를 확인하고, 요약한 뒤 담당자·기한이 있는 할 일을 뽑아 엑셀 목록에 옮깁니다. 한 건에 5~15분, 스레드가 길면 30분 이상 걸립니다.
02 · PROBLEM
핵심 문제
메일 한 건만으로는 맥락을 알 수 없어 지난 메일을 매번 거슬러 읽어야 했고, 모호한 기한을 날짜로 바꾸고 할 일과 공유를 가리는 판단을 건마다 반복했으며, 같은 건이 여러 번 등록되기도 했습니다.
03 · CAUSES
구조적 원인
- 01상대 기한 표현이 회신·전달로 인용되며 기준일이 달라짐
- 02할 일과 단순 공유를 가르는 기준이 글로 정해져 있지 않음
- 03같은 요청이 제목이 바뀐 여러 메일로 와 중복 등록됨
- 04첨부 파일 안에만 있는 요청은 본문만 보면 빠짐
04 · SOLUTION
해결 과정
아래 사례는 실제 참가자의 업무를 적용한 프로젝트 결과를 바탕으로 합니다.
단, 업무 데이터 등의 보안을 위하여 이미지는 AI를 활용하여 제작하였습니다.
메일 한 통은 5분, 스레드 하나는 30분
디지털이노베이션팀의 메일 처리는 새 메일이 올 때마다 시작됩니다. 같은 스레드의 지난 메일을 거슬러 올라가 경위를 확인하고, 요약하고, 할 일을 뽑아 엑셀 목록에 옮깁니다.
사전 설문에 적힌 번거로움은 일곱 가지나 됐습니다. 그중 첫 줄은 이랬습니다.
"메일 1건만 보면 맥락을 알 수 없어 매번 과거 메일을 거슬러 올라가 읽어야 함"
5~30분 | 7가지 | 7칸 |
|---|---|---|
메일 한 건 처리 시간 | 설문에 적힌 | 최종 할 일 목록의 |
저희도 처음엔 "메일을 요약하고 할 일을 뽑아 줘" 한 줄이면 되겠다고 봤습니다.
그런데 결과물로 원하는 할 일 목록의 일곱 칸을 하나씩 채워 보니, 요약보다 칸을 채우는 기준이 먼저였습니다.
'다음 주까지'는 어느 메일 기준인가
설문에는 "다음 주까지" 같은 표현을 수신일 기준 실제 날짜로 바꿔 달라는 바람이 있었습니다. 그런데 스레드에서는 같은 문장이 회신과 전달을 거치며 계속 인용됩니다.
8월 24일 첫 메일의 "다음 주까지"는 9월 4일입니다. 이 문장이 9월 1일 전달 메일에 인용돼 다시 오면, 그 메일의 수신일 기준으로는 9월 11일이 됩니다.
기한이 일주일 밀린 할 일이 조용히 목록에 들어가는 셈입니다.
상대 표현은 그 문장이 처음 쓰인 메일의 날짜로 환산하고, 원문을 옆에 남긴다. 날짜가 없는 요청에는 날짜를 만들지 않는다.
메일 속 표현 | 기한 칸 | 표시 |
|---|---|---|
"9월 4일까지" | 9/4 | 확정 |
"다음 주까지" | 처음 쓰인 메일 기준 다음 주 금요일 | 추정 + 원문 |
"확인 후 회신" | 비움 | 기한 미정 + 원문 |
'다음 주까지'를 금요일로 볼지 월요일로 볼지는 팀이 정할 일입니다. 셋째 날 만드는 용어 사전에 한 줄로 적어 두면 사람마다, 날마다 답이 달라지지 않습니다.
할 일인가, 공유인가
설문에는 "요청 사항이 본문에 서술형으로 섞여 있어 할 일인지 단순 공유인지 매번 판단해야 함"이라고도 적혀 있었습니다. 이 판단도 기준을 글로 꺼내 둡니다.
할 일 — "부탁드립니다", "회신 바랍니다", "검토 후 의견 주세요"처럼 나에게 행동을 요구하는 문장
공유 — "참고 바랍니다", "공유드립니다"처럼 행동 요구가 없는 문장
담당자 — 받는 사람에 내가 있으면 본인, 참조에만 있으면 '참고'로 내려 둠
첨부 안의 요청 — 본문에 없어도 할 일로 뽑고, 근거 칸에 '첨부 파일'이라고 적음
판단이 애매한 문장은 할 일로 넣되 '확인 필요'를 붙입니다. 빠뜨리는 것보다 한 줄 더 보는 쪽이 이 업무에서는 덜 위험합니다.
같은 건이 세 번 등록되지 않게
같은 요청이 원 메일, 회신, 전달로 나뉘어 오면 할 일도 세 번 생깁니다. 설문에 적힌 "같은 건이 여러 메일로 나뉘어 와서 할 일이 중복 등록됨"이 바로 이 장면입니다.
제목만으로는 묶이지 않습니다. 전달하면서 제목을 바꾸는 경우가 흔하기 때문입니다.
그래서 요청 대상(무슨 자료·무슨 건)과 요청한 사람을 함께 키로 씁니다. 같은 키가 다시 오면 새 줄을 만들지 않고 상태와 근거 메일만 갱신합니다.
Claude에게 맡기기 전에 정한 다섯 가지
기한 기준일 — 상대 표현은 처음 쓰인 메일 날짜로, '추정'과 원문을 함께 남깁니다.
할 일 판정 문장 — 행동을 요구하는 표현 목록을 용어 사전에 둡니다.
담당자 규칙 — 받는 사람·참조 구분, 타부서 요청은 담당 부서명까지.
중복 키 — 요청 대상 + 요청자. 제목의 RE:·FW:는 떼고 봅니다.
읽기만 한다 — 회신과 발송은 사람이 합니다.
둘째 날에는 일부러 기한이 없는 메일을 넣어 시험합니다. Claude가 그럴듯한 날짜를 지어내지 않고 '기한 미정'으로 남기는지가 통과 기준입니다.
메일함을 어디까지 열어 줄지는 넷째 날 권한표에서 정합니다.
연결이 없으면 스레드를 파일로 저장해 폴더에 넣는 것도 충분한 방법입니다. 첫날 신호등에서 발송은 '하면 안 됨'입니다.
Claude에게 맡길 일 | 사람이 볼 일 |
|---|---|
스레드 경위 + 이번 메일의 변경점 요약 | 요약이 경위를 맞게 짚었는지 |
할 일 분해, 기한 환산(추정 표시) | '추정'·'기한 미정' 줄 확인 |
기존 목록과 중복 대조, 상태 갱신 | 애매한 할 일·공유 판정 |
기한 임박·미회신 건 상단 정렬 | 회신 작성과 발송 |
메일이 몰리는 날 아침
단계 | 교육 전 | 교육 뒤 |
|---|---|---|
경위 파악 | 지난 메일을 거슬러 읽기 | 경위 + 변경점 요약부터 읽기 |
기한 | 모호한 표현을 그때그때 환산 | 같은 기준으로 환산, 추정은 표시 |
목록 | 같은 건이 여러 줄로 등록 | 한 건 한 줄, 상태만 갱신 |
놓친 건 | 몰리는 날 회신 누락 | 기한 임박·미회신이 맨 위에 |
Outlook도, 할 일 엑셀도 그대로입니다. 메일을 읽는 사람이 머릿속으로 하던 판단을 다섯 줄의 기준으로 꺼내 놓았을 뿐입니다.
가장 바쁜 날 빠지는 일
메일이 몰리는 날일수록 긴 스레드는 뒤로 밀립니다. 그 안에 기한이 적힌 부탁이 있어도요.
메일마다 할 일과 기한을 같은 칸에 뽑아 두면, 바쁜 날에도 무엇부터 할지 한눈에 보입니다.
할 일을 놓치는 건 메일이 분류되지 않아서 입니다. 지난주에 받은 메일 몇 통이면, 할 일 표를 같이 만들어 볼 수 있습니다.
본 프로젝트는 솔트룩스x헬로월드랩스의 공동 개발 및 운영 교육 과정을 통해 진행되었습니다.
05 · RESULTS
성과
핵심 성과 지표
메일 한 건 5~30분 → 할 일 7칸 표로
